Jak wystartować z firmą i nie zgubić się w gąszczu przepisów

Wybór formy prawnej - decyzja, która procentuje

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest wybór formy prawnej.

JDG to prostota, niskie koszty startu i szybka rejestracja – idealna dla osób zaczynających na mniejszą skalę. Jednak warto pamiętać, że właściciel odpowiada za zobowiązania całym swoim majątkiem, a firma nie jest odrębnym bytem prawnym.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jak sama nazwa sugeruje daje ograniczenie odpowiedzialności do wysokości wniesionego kapitału i jest odrębną osobą prawną. Oczywiście jest to uproszczenie, ponieważ w przypadku niedotrzymania pewnych zobowiązań ciążących na członkach zarządu spółki, mogą oni zostać pociągnięci do majątkowej odpowiedzialności. Jest to jednak temat na kolejny artykuł. Niemniej spółka to rozwiązanie dla tych, którzy planują rozwój, szukają inwestorów lub chcą dzielić odpowiedzialność z innymi wspólnikami. Wymaga ona jednak prowadzenia pełnej księgowości i nieco wyższych kosztów początkowych.

Rejestracja firmy - krok po kroku

Proces rejestracji firmy jest dziś znacznie prostszy niż jeszcze kilka lat temu. JDG można założyć online przez CEIDG – wystarczy wypełnić formularz CEIDG-1 na stronie biznes.gov.pl, podpisać go profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysłać. Spółki rejestruje się przez system S24 lub tradycyjnie w KRS.

Po rejestracji automatycznie zostaną nadane numery NIP i REGON – nie trzeba składać dodatkowych wniosków. Kolejnym krokiem jest zgłoszenie do ZUS (można to zrobić już podczas rejestracji JDG lub w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności). Jeśli planujesz być płatnikiem VAT, zgłoś się do urzędu skarbowego, składając formularz VAT-R – obowiązkowe, gdy przewidujesz przekroczenie 200 tys. zł obrotu rocznie, a także dla działalności, dla których ustawodawca przewiduje ten obowiązek od pierwszej złotówki. Są to przykładowo branże takie jak: świadczenie usług prawniczych, doradczych (z wyjątkiem doradztwa rolniczego), handel online w zakresie sprzedaży komputerów, wyrobów elektronicznych, urządzeń elektrycznych, preparatów kosmetycznych i toaletowych itd.

Nie zapomnij o wyborze rachunku bankowego. Dla JDG nie zawsze jest to obowiązkowe, ale zdecydowanie rekomendowane. W praktyce oddzielne konto firmowe to wygoda, bezpieczeństwo i przejrzystość rozliczeń. Działalności odprowadzające VAT, ale posiadające rachunek ROR nie są uwzględniane na białej liście podatników VAT, co generuje problemy z kontrahentami mającymi obowiązek weryfikowania podatników. Dla spółek rachunek firmowy jest niezbędny, a jego numer należy zgłosić do urzędu skarbowego, by znalazł się na tzw. białej liście podatników VAT. 

Konsekwencje podatkowe i księgowe - co musisz wiedzieć

Wybór formy prawnej i opodatkowania ma kluczowe znaczenie dla Twoich przyszłych rozliczeń i obowiązków księgowych. 

JDG daje możliwość wyboru spośród trzech form opodatkowania: skala podatkowa (12% i 32% z kwotą wolną 30 000 zł), podatek liniowy (19%) oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (stawki od 2% do 17% w zależności od rodzaju działalności). Każda z tych form różni się zasadami rozliczania kosztów, ulgami i sposobem wyliczania składki zdrowotnej.

Spółka z o.o. opodatkowana jest podatkiem CIT – dla małych spółek (przychody do 2 mln euro) stawka wynosi 9%, dla pozostałych 19%. Warto pamiętać, że wypłata zysku w formie dywidendy podlega dodatkowo 19% PIT, co oznacza tzw. podwójne opodatkowanie. Spółka musi prowadzić pełną księgowość, co wiąże się z wyższymi kosztami obsługi, ale daje większą przejrzystość finansową i ułatwia rozwój.

Najczęstsze błędy początkujących przedsiębiorców

Wielu nowych przedsiębiorców wpada w te same pułapki – a ich skutki bywają kosztowne i długotrwałe. 

Do najczęstszych błędów należą:

• nieprzemyślany wybór formy prawnej i opodatkowania – decyzje podejmowane bez analizy mogą prowadzić do niepotrzebnych kosztów i ograniczeń;
• niedokładne wypełnienie formularzy rejestracyjnych – błędy w danych, kodach PKD czy adresach mogą opóźnić start działalności;
• brak zgłoszenia do ZUS lub VAT w odpowiednim terminie – grozi to karami i utratą prawa do ulg;
• rozpoczęcie działalności w nieoptymalnym dniu miesiąca – np. 1. dnia miesiąca, co może oznaczać konieczność zapłaty pełnych składek ZUS za cały miesiąc, nawet jeśli firma działała tylko kilka dni;
• wybór nieodpowiedniej nazwy firmy – zbyt długa, trudna do wymówienia lub podobna do już istniejącej może sprawiać problemy marketingowe i prawne;
• zaniedbanie kwestii rachunku bankowego – korzystanie z prywatnego konta do rozliczeń firmowych może prowadzić do niejasności podatkowych i problemów z kontrahentami;
• brak planu finansowego i kontroli nad płynnością – nowi przedsiębiorcy często działają na fali entuzjazmu, licząc, że “wszystko się ułoży”, ale nieumiejętne zarządzanie finansami jest jedną z głównych przyczyn upadku nowych firm;
• nieświadomość nowych obowiązków sprawozdawczych – od 2025 roku wprowadzono m.in. obowiązek comiesięcznego raportowania JPK_CIT dla spółek, co wymaga dostosowania systemów księgowych.

PKF BPO - Twój partner w biznesowym starcie

W PKF BPO pomagamy przedsiębiorcom nie tylko przejść przez formalności, ale przede wszystkim zrozumieć, jak decyzje podjęte na starcie wpływają na przyszłość firmy. Outsourcing księgowości, doradztwo podatkowe i wsparcie w zakresie kadr i płac to nie tylko wygoda, ale i bezpieczeństwo – zwłaszcza w gąszczu zmieniających się przepisów.

Dlatego właśnie powstał nasz cykl Kompas Przedsiębiorcy – praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców na każdym etapie rozwoju firmy. W kolejnych odsłonach przybliżymy m.in. budowanie budżetu, optymalizację podatkową, controlling czy cyfrową transformację w małej firmie.

Pamiętaj: dobrze zaplanowany start to nie tylko formalność, lecz inwestycja w przyszłość Twojego biznesu.