W PKF BPO porządkujemy system wynagradzania od diagnozy do wdrożenia, wszystko zgodnie z dyrektywą o jawności wynagrodzeń. Audytujemy regulaminy, stanowiska, kryteria płacowe i dane, wartościujemy pracę, projektujemy siatki wynagrodzeń oraz przygotowujemy procedury i menedżerów do stosowania nowych zasad.
Łączymy wiedzę ekspertów z zakresu prawa pracy, prawników, HR i systemów wynagradzania, kadr i płac, compliance oraz analizy danych płacowych. Dzięki temu nie patrzymy wyłącznie na dokumenty albo liczby. Sprawdzamy, jak system działa w codziennej praktyce i czy organizacja potrafi uzasadnić swoje decyzje płacowe.
Nie kończymy na raporcie. Pomagamy wdrożyć rozwiązania, które mają działać w firmie.
Dyrektywa o jawności wynagrodzeń i jej konsekwencje dla pracodawców
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 ma na celu wzmocnienie zasady równego wynagradzania kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o jednakowej wartości poprzez zwiększenie przejrzystości wynagrodzeń i stworzenie skuteczniejszych mechanizmów egzekwowania prawa.
Kluczową zmianą jest przejście z deklaratywnej zasady równej płacy do obowiązku wykazania przez pracodawcę, że struktura wynagrodzeń opiera się na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriach.
Podstawą porównywania stanowisk mają być cztery kryteria:
- umiejętności,
- wysiłek,
- odpowiedzialność,
- warunki pracy.
Dyrektywa UE 2023/970 została przyjęta 10 maja 2023 roku, nakładając na państwa członkowskie obowiązek jej wdrożenia do prawa krajowego do 7 czerwca 2026 roku.
Przepisy dyrektywy nie zostały jeszcze w pełni wdrożone do polskiego porządku prawnego. Oznacza to, że pracodawcy w Polsce nadal funkcjonują przede wszystkim na podstawie obowiązujących przepisów Kodeksu pracy dotyczących równego traktowania i zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu. Jednocześnie kierunek przyszłych zmian jest już dobrze znany, a prace nad ustawą wdrażającą dyrektywę nadal trwają i projekt pozostaje w toku procesu legislacyjnego.
Z tego względu organizacje, które chcą ograniczyć przyszłe ryzyka prawne i organizacyjne, nie powinny odkładać przygotowań do nowych wymagań do momentu ostatecznego uchwalenia przepisów, lecz już teraz rozpocząć analizę stanowisk pracy, struktur wynagrodzeń oraz procesów związanych z transparentnością płac.
Nie wiesz od czego zacząć? Skontaktuj się z nami!
Przejrzystość wynagrodzeń - od czego zacząć?
Warto podkreślić, iż przejrzystość wynagrodzeń nie zaczyna się od ogłoszenia o pracę, ani od raportu dotyczącego luki płacowej, a zaczyna się od odpowiedzi na pytania:
- Za co rzeczywiście płacimy pracownikom?
- Czy taka sama praca lub praca o jednakowej wartości jest wynagradzana według spójnych zasad?
- Czy kryteria podwyżek, premii i awansów są jasne?
- Czy potrafimy uzasadnić istotne różnice w wynagrodzeniach?
- Czy nasze dokumenty odpowiadają temu, jak organizacja działa w praktyce?
Argumenty takie jak: „Tak było od lat.” lub „Pracownik wynegocjował wyższe wynagrodzenie.”, albo „Menedżer zdecydował o podwyżce.” mogą nie wystarczyć, jeżeli firma nie potrafi wskazać obiektywnych, spójnych i udokumentowanych podstaw takiej decyzji.
Jawność wynagrodzeń odpowiada nie tylko na pytanie ile płacisz, ale uzasadnia, dlaczego płacisz właśnie tyle.
Najczęstsze problemy firm przygotowujących się do jawności wynagrodzeń
System wynagrodzeń często powstaje przez lata wraz z kolejnymi rekrutacjami, podwyżkami, kontrofertami, premiami i wyjątkami. W efekcie organizacja może mieć nie jeden system, lecz zbiór różnych praktyk.
Najczęstsze czerwone flagi przy przejrzystości stanowisk to:
- nieaktualne opisy stanowisk,
- brak siatki wynagrodzeń, czyli różne wynagrodzenia bez udokumentowanego uzasadnienia oraz intuicyjnie ustalane widełki wynagrodzeń,
- brak wartościowania pracy, a w konsekwencji uznaniowe podwyżki i premie oraz trudności z uzasadnieniem podwyżek,
- niespójność regulaminów z praktyką,
- nierówności płacowe,
- rozproszone dane kadrowo-płacowe.
Im później organizacja zidentyfikuje te problemy, tym trudniej będzie je naprawić bez napięć, kosztownych korekt i ryzyka sporów.
Jawność wynagrodzeń - jak wdrożyć w firmie?
Audyt gotowości organizacji to konkretny pierwszy krok. W ramach audytu weryfikujemy dokumenty, stanowiska, zasady wynagradzania pracowników, dane kadrowo-płacowe i praktykę podejmowania decyzji. Otrzymujesz mapę ryzyk, ocenę gotowości oraz konkretny plan dalszych działań wraz z podstawą do określenia zakresu, harmonogramu i budżetu projektu.
Wdrożenie jawności wynagrodzeń obejmuje 5 obszarów.
1. Przegląd regulaminów i opisów stanowisk
Sprawdzamy, czy formalne zasady odpowiadają obowiązującym wymaganiom oraz rzeczywistemu sposobowi działania firmy.
Porządkujemy regulaminy wynagradzania i premiowania, zasady wynagradzania pracowników (podwyżki oraz awanse), polityki płacowe, procedury informacyjne, dokumentację rekrutacji i opisy stanowisk.
Opisy stanowisk przygotowujemy tak, aby odzwierciedlały one rzeczywistą pracę czyli zakres zadań, samodzielność, odpowiedzialność, wymagane kompetencje, wysiłek oraz warunki wykonywania pracy.
Nie oceniamy pracownika. Oceniamy pracę wykonywaną na stanowisku i wymagania związane z jej wykonywaniem.
System wynagrodzeń budujemy na podstawie wartości pracy, a nie cech konkretnych osób, które aktualnie zajmują dane stanowiska.
2. Wartościowanie stanowisk i budowa siatki wynagrodzeń
Wartościowanie pozwala odpowiedzieć na kluczowe pytanie: Co sprawia, że praca wykonywana na jednym stanowisku ma większą wartość niż praca wykonywana na innym?
Wartościowanie stanowisk opieramy co do zasady na metodzie analityczno-punktowej. Pozwala ona ocenić pracę według mierzalnych kryteriów, przypisać im odpowiednie wagi i punkty, a następnie porównać stanowiska na podstawie jednolitych zasad. Przed rozpoczęciem projektu analizujemy specyfikę, strukturę i dojrzałość organizacji, aby potwierdzić adekwatność tej metody.
Kryteria, skale i wagi zawsze dostosowujemy do realiów firmy, uwzględniając:
- wymagane umiejętności i kwalifikacje;
- odpowiedzialność za ludzi, finanse, procesy i wyniki;
- wysiłek intelektualny, fizyczny i emocjonalny;
- warunki wykonywania pracy;
- wpływ stanowiska na organizację.
Projektujemy kryteria, podkryteria i skale oceny, wspieramy zespół wartościujący, prowadzimy warsztaty z menedżerami, kalibrujemy wyniki oraz budujemy rodziny, poziomy i kategorie stanowisk. Wyniki przekładamy na siatki i przedziały wynagrodzeń, poziomy płac, zasady progresji, podwyżek, awansów i premiowania oraz plan korygowania nieuzasadnionych różnic.
Nie chodzi o to, aby wszyscy zarabiali tyle samo. Chodzi o to, aby różnice miały jasne i możliwe do wykazania uzasadnienie.
3. Analiza wynagrodzeń i luki płacowej
Badamy rzeczywiste wynagrodzenia i sprawdzamy, gdzie mogą występować ryzyka.
Analizujemy lukę płacową i inne różnice w wynagrodzeniach, między kobietami i mężczyznami, osobami wykonującymi taką samą pracę lub pracę o jednakowej wartości, a także między działami, lokalizacjami i poziomami stanowisk. Uwzględniamy płacę zasadniczą, składniki zmienne, sposób przyznawania podwyżek oraz jakość danych kadrowo-płacowych.
4. Test uzasadnienia decyzji płacowych
Sprawdzamy nie tylko, jak firma płaci, ale również czy potrafi odtworzyć i uzasadnić konkretne decyzje.
Na wybranych przypadkach sprawdzamy, dlaczego osoby wykonujące taką samą pracę lub pracę o jednakowej wartości zarabiają inaczej, na jakiej podstawie przyznano podwyżkę, premię lub awans oraz jakie dokumenty potwierdzają przesłanki decyzji.
Nie obiecujemy, że każdą historyczną decyzję da się obronić.
Pokazujemy, które decyzje mają udokumentowane i spójne podstawy, a które wymagają uzupełnienia dokumentacji, weryfikacji albo zmiany.
5. Wdrożenie procedur i przygotowanie menedżerów
Wdrażamy, a nie tylko rekomendujemy.
Wyniki audytu przekładamy na regulacje, procedury informacyjne, zasady obsługi wniosków pracowników, raportowanie różnic, podział odpowiedzialności, jakość danych oraz przygotowanie menedżerów do stosowania nowych zasad.
Menedżer powinien umieć odpowiedzieć pracownikowi nie tylko na pytanie: „Ile wynosi Twoje wynagrodzenie?”, ale przede wszystkim: „Dlaczego znajduje się ono na tym poziomie i co musi się wydarzyć, aby mogło wzrosnąć?”
Co otrzymuje firma w ramach współpracy z PKF BPO?
W zależności od zakresu zlecenia otrzymujesz spójny pakiet wdrożeniowy czyli:
- raport z audytu i mapę ryzyk,
- uporządkowaną architekturę stanowisk,
- metodologię oraz wyniki wartościowania,
- siatkę wynagrodzeń,
- analizę luki płacowej i innych różnic w wynagrodzeniach,
- zaktualizowane regulacje i procedury,
- plan działań naprawczych,
- model danych i raportowania oraz
- materiały dla osób stosujących nowe zasady.
Na zakończenie współpracy wiesz, gdzie znajdują się największe ryzyka, co należy zmienić, kto powinien za to odpowiadać i jak wdrożyć nowe rozwiązania w kontrolowany i spójny sposób.
Nie musisz zaczynać od pełnego wdrożenia
Możemy rozpocząć od audytu gotowości albo pojedynczego modułu: przeglądu regulaminów lub opisów stanowisk, wartościowania pracy, budowy siatki wynagrodzeń, analizy luki płacowej, oceny danych kadrowo-płacowych albo szkolenia menedżerów.
Masz już opisy stanowisk, metodę wartościowania albo siatkę płac?
Sprawdzimy ich aktualność, spójność i przydatność.
Nie projektujemy od nowa rozwiązań, które po weryfikacji nadal spełniają wymagania organizacji i mogą zostać wykorzystane w dalszym projekcie.
Potrzebujesz konsultacji? Skontaktuj się z nami!
Dlaczego warto wdrożyć jawność wynagrodzeń z PKF BPO?
Jeden projekt. Wiele specjalizacji.
Rynek często rozdziela doradztwo HR, obsługę prawną, technologię i analizę danych pomiędzy różnych wykonawców. PKF BPO łączy te kompetencje w jednym projekcie i prowadzi organizację od rekomendacji do dokumentów, procesów kadrowo-płacowych oraz praktyki menedżerskiej.
W zależności od zakresu wsparcia, w projekt angażujemy ekspertów prawa pracy, HR i systemów wynagradzania, kadr i płac, compliance, analizy danych oraz procesów biznesowych. Dzięki temu projektujemy rozwiązania, które można przełożyć na regulaminy, dokumentację, system kadrowo-płacowy, rekrutację, decyzje menedżerskie i rozmowy z pracownikami.
Znamy wynagrodzenia nie tylko z raportów.
Wiemy, jak decyzje płacowe przekładają się na dokumentację, naliczenia, dane, budżety, controlling personalny, pytania pracowników i ryzyko sporu.
Czy Twoja firma jest gotowa na jawność wynagrodzeń?
Sprawdź, czy macie aktualne opisy stanowisk, wiecie, które prace mają jednakową wartość, stosujecie obiektywne kryteria wynagradzania, potraficie uzasadnić różnice płacowe, dysponujecie spójnymi danymi i siatką wynagrodzeń oraz możecie odtworzyć podstawy wcześniejszych decyzji.
Jeżeli odpowiedź brzmi: „nie”, „nie wiemy”, „zależy od działu” albo „dawno tego nie aktualizowaliśmy” - zacznij od diagnozy.
Zacznij od diagnozy, nie od rewolucji
Podczas rozmowy diagnostycznej określimy, co już działa, gdzie znajdują się największe ryzyka i jaki zakres wsparcia będzie proporcjonalny do potrzeb organizacji.
Otrzymasz jasny kierunek dalszych działań bez rozpoczynania projektu od pełnej reorganizacji systemu wynagrodzeń. Sprawdzimy, czy Twoja organizacja wie, za co płaci i czy potrafi to wykazać. Umów rozmowę diagnostyczną i sprawdź gotowość swojej organizacji.
