Prowadzenie firmy wiąże się nie tylko z codziennymi wyzwaniami biznesowymi, lecz również z koniecznością skrupulatnego rozliczania się z fiskusem. Nawet drobne pomyłki w księgowości mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Warto więc wiedzieć, jakie błędy pojawiają się najczęściej i jak można im skutecznie zapobiegać.
O co tyle krzyku?
Nowe wymagania finansowo-księgowe wobec przedsiębiorców
W ostatnich latach znacząco zwiększyły się wymagania wobec przedsiębiorców. Pomimo, że ustawodawca podniósł próg obowiązujący dla prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych (obecnie warunek to przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wynoszące co najmniej 2,5 mln EUR), w związku z czym część przedsiębiorców uniknęła obowiązku otwarcia ksiąg, to jednak dla pozostałej części wprowadzane są nowe obowiązki i zaostrzane sankcje.
Jeżeli na skutek czynu zabronionego dokonanego przez podatnika, wartość uszczuplonej lub narażonej na uszczuplenie należności publicznoprawnej nie przekracza 23 330 złotych, to czyn ten będzie potraktowany jako wykroczenie skarbowe. Obecnie maksymalna kara za wykroczenia skarbowe wynosi aż 93 tysiące złotych. Nie wspominając o ryzyku odpowiedzialności karno-skarbowej.
Wśród nowych obowiązków, które dotyczą na razie największych podatników, a weszły od 2025 r. są nowe struktury JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązkiem tym zostaną objęci też podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe, bez względu na wielkość przedsiębiorstwa. Nowe przepisy wprowadzają również obowiązkowe elektroniczne doręczenia w kontaktach z administracją publiczną. Warto przypomnieć że firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.
Niewątpliwie cyfryzacja instytucji publicznych usprawnia kontakt z organami skarbowymi ale też umożliwia szybkie wdrożenie kontroli skarbowej u przedsiębiorcy. Wymagania przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych dotyczą już nie tylko znajomości przepisów, ale konieczne są odpowiednie wdrożenia procesów i systemów finansowo-księgowych, po to aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. Należy być świadomym, że wszystkie zapisy jakie zostaną wprowadzone do ksiąg rachunkowych, będą przekazywane do organów skarbowych według ściśle określonej struktury logicznej, a to niewątpliwie usprawni organom skarbowym weryfikację wszystkich transakcji przeprowadzanych przez przedsiębiorców.
Gdzie czyhają pułapki?
Pułapka 1: Błędy w ewidencji zdarzeń gospodarczych
Wśród czynników, które przyczyniają się do występowania błędów w księgach rachunkowych można wskazać m.in
- brak odpowiedniej wiedzy księgowej,
- błędy wynikające z niewłaściwego oprogramowania księgowego,
- świadome działania zmierzające do sfałszowania sytuacji majątkowej i finansowej,
- brak właściwej organizacji procesów, skutkujący dezorganizacją w firmie.
Gdy dokumentacja jest przygotowana nieprawidłowo, niepoprawnie datowane są przychody czy koszty, brakuje dowodów księgowych, faktur lub opisów niezbędnych do identyfikacji transakcji, dokument może zostać uznany za nieważny. W praktyce oznacza to możliwość odrzucenia wydatku przez urząd skarbowy, a tym samym utratę prawa do ujęcia kosztu czy odliczenia podatku.
Równie znaczący problem stanowi błędne księgowanie. Zdarza się, że przedsiębiorca omyłkowo przypisze transakcję do niewłaściwego konta, zapomni o jej zaksięgowaniu lub – przeciwnie – dwukrotne zostanie zaksięgowana ta sama faktura. Takie pomyłki zaburzają rzetelność bilansu firmy i prowadzą do nieprawidłowych rozliczeń podatkowych, co może skutkować koniecznością kosztownych korekt, a nawet sankcjami ze strony urzędu. Właśnie dlatego każdy dokument i każda operacja gospodarcza powinny być ewidencjonowane z najwyższą starannością, zgodnie z przepisami prawa.
Również zgubione faktury, słabe zabezpieczenie dokumentów, brak archiwizacji lub niepełne ewidencje przychodów i kosztów, przy ewentualnej kontroli skarbowej mogą postawić firmę w trudnej sytuacji. Przepisy klarownie określają wymogi w zakresie zasad przechowywania i zabezpieczania dokumentacji. Brak ich spełnienia to nie tylko ryzyko finansowe, ale i odpowiedzialność karna.
Pułapka 2: Mieszanie wydatków firmowych i prywatnych
To chyba jeden z najczęstszych błędów, z jakimi spotykają się właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych. Problem ten polega na tym, że nie zawsze rozdzielamy koszty ponoszone w związku z działalnością gospodarczą od tych wynikających z codziennego, osobistego życia. Niestety, może to prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i podatkowych.
Przykład:
Prowadzisz małą firmę i korzystasz z prywatnego samochodu zarówno do dojazdów do klienta, jak i na rodzinne wakacje. Aby móc rozliczyć wydatki na paliwo jako koszt firmowy, powinieneś prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, określając, jaka część użytkowania auta przypada na biznes, a jaka na sprawy osobiste. Jeśli zaksięgujesz w kosztach wszystkie rachunki za paliwo (w tym te z prywatnych wyjazdów na Mazury, czy do rodziny) urząd może je zakwestionować. W praktyce oznacza to, że fiskus nie uzna ich za koszt uzyskania przychodu, a Ty będziesz musiał odprowadzić dodatkowy podatek.
Warto też pamiętać, że nie każdy wydatek automatycznie staje się kosztem uzyskania przychodu, nawet jeśli wydaje Ci się “firmowy”.
Przykład:
Kupujesz ekspres do kawy, żeby ustawić go w domowym biurze. Czy wydatki na kawę zawsze będą kosztem? Tylko wtedy, gdy potrafisz uzasadnić, że są one bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością. Na przykład, goszcząc w biurze klientów czy kontrahentów. Jeśli urząd uzna, że to raczej wydatek osobisty, pozbawi Cię prawa do zaliczenia go do kosztów. Wydatki o charakterze osobistym nie stanowią kosztu podatkowego i nie mogą być ujmowane w kosztach firmowych bez względu na to, czy faktura dokumentująca ich zakup została wystawiona na firmę.
Bardzo istotne jest zatem prawidłowe dokumentowanie i odpowiednie rozliczanie wszystkich wydatków “na pograniczu” życia prywatnego i biznesowego. Mieszanie wydatków prywatnych i firmowych może skutkować bałaganem w dokumentacji i błędami w księgach Jeśli nie możesz jednoznacznie wykazać związku wydatku z działalnością lub nie rozdzielisz kosztów prywatnych od firmowych, urząd skarbowy może nie tylko odrzucić taki wydatek jako koszt, ale także domagać się zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.
Warto dodać, że w przypadku spółek zasady rozliczania wydatków są jeszcze bardziej restrykcyjne niż w jednoosobowej działalności gospodarczej, co może być zaskoczeniem dla przedsiębiorców zmieniających formę prowadzenia biznesu.
W spółkach nie istnieje możliwość pokrywania wydatków osobistych z firmowego rachunku bankowego. Każda transakcja musi być jednoznacznie związana z działalnością firmy i odpowiednio udokumentowana. Każdy zapis w księgach musi być udokumentowany dowodem księgowym. Wszelkie prywatne płatności realizowane z konta spółki są niezgodne z przepisami, mogą zostać zakwestionowane podczas kontroli i potraktowane np. jako pożyczka dla członka zarządu lub jako część jego wynagrodzenia, a tym samym należałoby je opodatkować oraz oskładkować. Właśnie dlatego podstawową zasadą prowadzenia księgowości jest staranne wyodrębnianie i dokumentowanie każdego kosztu.
Pułapka 3: Nieterminowe rozliczenia i płatności
Spóźnienie się z deklaracją podatkową, opóźnienie w płatności VAT czy ZUS albo przesłanie dokumentów do księgowej po terminie — to grzechy powszechne wśród przedsiębiorców. Złożenie deklaracji podatkowej po terminie jest wykroczeniem skarbowym. Grozi za nie grzywna w wysokości do 180 stawek dziennych. To sąd decyduje przy wymierzeniu kary, ile wyniesie wysokość jednej stawki dziennej oraz ile stawek dziennych obciąży płatnika.
Z kolei każde opóźnienie w płatności zobowiązania budżetowego może skutkować odsetkami za zwłokę. Odsetki za zwłokę naliczane są od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności podatku Aktualnie podstawowe odsetki od zaległości podatkowych wynoszą 13%.
Konsultacje księgowe - dlaczego warto?
Często słyszymy, zwłaszcza od początkujących przedsiębiorców, że na tym etapie sami sobie poradzą z księgowością i podatkami. Tymczasem nadchodzi biznesowa rzeczywistość, brak czasu, mnóstwo dodatkowych obowiązków. A przepisy? Nie czekają.
Prawo podatkowe i ustawa o rachunkowości to obszary ciągłych zmian. Brak aktualizowania wiedzy kończy się błędną interpretacją przepisów, pomyłkami w stosowaniu ulg podatkowych czy błędami w rozliczeniach transakcji międzynarodowych. Zamieszanie może pogłębić nieaktualne oprogramowanie księgowe czy niewłaściwe ustawienia systemu tylko zwiększają skalę ryzyka. Przedsiębiorca nie musi być specjalistą w tym obszarze i to całkiem normalne! Ryzyka które przedsiębiorca ponosi przy prowadzeniu działalności jest cały szereg, nawet dla biznesu o niewielkiej skali.
Aby upewnić się czy księgi prowadzone są poprawnie, warto temat skonsultować ze specjalistami którzy przepisami zajmują się na co dzień.
Konsekwencje błędów - nie tylko finansowe
Błędy w księgowości to realne straty. W pierwszej kolejności — finansowe. Grzywny, odsetki, konieczność dopłaty zaległych podatków czy korekty złożonych deklaracji mogą mocno uderzyć w płynność przedsiębiorstwa. Zwłaszcza jeśli finanse są już rozdysponowane, a okazuje się, że konieczne jest natychmiastowe uregulowanie zobowiązań. Przykładowo, za prowadzenie ksiąg niezgodnie z przepisami grozi kara sięgająca nawet 240 stawek dziennych.
Nie można zapominać o konsekwencjach prawnych i biznesowych: ryzyko kontroli skarbowych, audytów, obowiązek udostępnienia dokumentów w krótkim terminie, utrata wiarygodności w oczach banku i kontrahentów czy trudności w pozyskaniu finansowania. Nierzadko dodatkowym skutkiem są poważne przesunięcia w decyzjach strategicznych firmy, które bazują na błędnych danych finansowych.
Sprawdzone sposoby na unikanie błędów księgowych
Przezorny zawsze ubezpieczony
Podstawą bezpiecznego prowadzenia księgowości jest systematyczność i dobra organizacja – wszystkie dokumenty należy na bieżąco wprowadzać do ewidencji, ponieważ zwlekanie prowadzi do bałaganu i łatwych do przeoczenia pomyłek. Ważne jest nie tylko regularne księgowanie, ale również umiejętne segregowanie, archiwizowanie i cykliczne sprawdzanie kompletności dokumentacji. Warto też inwestować w szkolenia, korzystać z branżowych portali czy konsultować skomplikowane sprawy z doradcą podatkowym.
Coraz większe znaczenie mają też nowoczesne narzędzia informatyczne – aktualne programy księgowe i automatyzacja procesów nie tylko zmniejszają ryzyko ludzkiej pomyłki, lecz także pozwalają optymalizować czas pracy nie tylko księgowych. Nowoczesna księgowość to konieczność wdrażania odpowiednich narzędzi technologicznych, indywidualne dostosowywanie do potrzeb biznesu, po to aby automatyzować procesy, minimalizować ryzyka błędów i lepiej zarządzać zespołem. Nie należy zapominać, że ważnym elementem są procedury kontroli wewnętrznej, np. podwójna weryfikacja danych, regularne uzgadnianie sald oraz prowadzenie wewnętrznych audytów, co umożliwia szybkie wychwycenie błędów.
Najpewniejszy środek przeciw kłopotom księgowym
Najpewniejszy środek przeciw kłopotom to współpraca z ekspertami księgowości i podatków. Outsourcing księgowości. pozwala na znaczącą oszczędność czasu i pieniędzy. Zamiast zatrudniać i utrzymywać własny dział księgowy, co wiąże się z kosztami wynagrodzeń, składek ZUS, szkoleń, zakupu i ciągłej aktualizacji oprogramowania, utrzymaniem infrastruktury biurowej, przedsiębiorca płaci jedynie za rzeczywiście wykonane usługi. To redukuje wydatki i eliminuje dodatkowe koszty ukryte, takie jak zastępstwa za nieobecnych pracowników czy rotację personelu.
Outsourcing finansowo-księgowy gwarantuje też dostęp do wykwalifikowanych ekspertów, którzy na bieżąco śledzą zmiany w przepisach podatkowych i rachunkowych. Dzięki temu firma korzysta z aktualnej wiedzy, co minimalizuje ryzyko popełniania błędów księgowych i związanych z tym sankcji finansowych lub prawnych. Co ważne, profesjonalne biura rachunkowe często posiadają polisy ubezpieczeniowe od odpowiedzialności zawodowej (OC), co dodatkowo chroni przedsiębiorcę przed konsekwencjami ewentualnych pomyłek w rozliczeniach.
Elastyczność jest kolejnym atutem outsourcingu – zakres usług można dostosować do bieżących potrzeb firmy, co daje możliwość skalowania obsługi księgowej w zależności od fazy rozwoju i specyfiki działalności. Przedsiębiorcy zyskują też profesjonalne wsparcie w analizie finansowej, optymalizacji podatkowej i przygotowaniu do kontroli urzędowych, co bywa kluczowe dla bezpieczeństwa i płynności biznesu.
A wszystko to przekłada się na większy spokój i stabilność prowadzonej działalności gospodarczej.