Nie tylko pensja, czyli o pracodawcy w labiryncie kadrowo-płacowym

Pierwszy przystanek: obowiązki pracodawcy wobec ZUS

Przy zatrudnieniu pracownika na umowę o pracę lub umowę zlecenie, jesteś zobowiązany do zgłoszenia go co do zasady do wszystkich wymaganych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w ZUS. Od tej zasady w przypadku umowy zlecenia jest kilka wyjątków, które trzeba wnikliwie zbadać w momencie zatrudnienia. 

Pierwszy wyjątek stanowią studenci zatrudnieni na umowy zlecenie, którzy do 26-go roku życie nie podlegają w ogóle zgłoszeniom do ZUS. 

Kolejne wyjątki powodują zgłoszenie zleceniobiorcy tylko do ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS (bez składek społecznych – emerytalnej i rentowej), a wynikają one z tzw. zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych, tj. sytuacji w której zatrudniany przez naszą firmę zleceniobiorca ma równolegle umowę o pracę/zlecenie w innej firmie i z tego tytułu ma już odprowadzane składki społeczne ZUS lub też prowadzi działalność gospodarczą z tytułu której ma opłacane składki ZUS. Sytuacja nie jest jednak zero-jedynkowa – w każdym takim przypadku należy dodatkowo zweryfikować kolejne łączne warunki, m.in. od jakiej kwoty są te składki odprowadzane z innego tytułu, czy osoba ta nie przebywa na urlopie bezpłatnym w tym drugim miejscu pracy, itd. Dodatkowo, jeśli zostanie ustalone, że mamy obowiązek zgłoszenia danego zleceniobiorcy do składek społecznych ZUS, to musimy z nim ustalić, czy wyraża wolę zgłoszenia do składki ZUS chorobowej, ponieważ dla zleceniobiorców nie jest ona obligatoryjna.

Jeśli chodzi o umowę o dzieło, na chwilę obecną nie podlegają one składkom ZUS, jednak zawarcie każdej takiej umowy należy zaraportować do ZUS na odpowiednim formularzu. 

Twoim obowiązkiem jest:

• Zgłoszenie nowego pracownika/zleceniobiorcy  w programie Płatnik lub na platformie eZUS (dawniej PUE ZUS): w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia zatrudnienia na druku ZUS ZUA (dotyczy zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych) lub ZUS ZZA (dotyczy zgłoszenia tylko do ubezpieczeń zdrowotnych);
• Rozliczenie i terminowe opłacenie składek ZUS za pracowników i zleceniobiorców w terminie:
  • w przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG wpłata powinna być zaksięgowana na koncie zakładu do 20-go dnia następnego miesiąca, 
  • w przypadku pozostałych przedsiębiorców - odpowiednio do 15-go lub 20-go dnia następnego miesiąca, w zależności od formy prawnej przedsiębiorcy.
• Złożenie do ZUS miesięcznych deklaracji rozliczeniowych DRA wraz z raportami RCA, RSA w terminie pokrywającym się z terminem płatności składek;
• Informowanie ZUS o każdej przerwie w opłacaniu składek, np. urlopie bezpłatnym, chorobowym czy innych nieobecnościach. Zgłoszenie odbywa się poprzez raport imienny ZUS RSA, w którym wykazuje się odpowiedni kod przerwy w opłacaniu składek;
• Informowanie ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło, z wyjątkiem sytuacji gdy Twoja firma zleca wykonanie dzieła osobom:
  • z którymi pozostaje w stosunku pracy,
  • które prowadzą działalność gospodarczą, w której zakres wchodzi usługa będąca przedmiotem umowy,
  • które, wykonują dzieło na rzecz własnego pracodawcy, a umowę mają zawartą z innym podmiotem. 
    Zgłoszenie umowy o dzieło następuje w terminie do 7 dni od daty zawartej umowy, na formularzu ZUS RUD.

Przystanek drugi: obowiązki wobec Urzędu Skarbowego

Każdy pracodawca jest płatnikiem podatku dochodowego pobieranego od wynagrodzeń wypłacanych swoim pracownikom/zleceniobiorcom. Oznacza to, że powinieneś:

• Prowadzić ewidencję wynagrodzeń,
• Obliczać i potrącać zaliczki na podatek dochodowy,
• Comiesięcznie przekazywać zaliczki na PIT-4, PIT-8A w terminie do 20-go dnia miesiąca za miesiąc poprzedni,
• Przekazywać informację o dochodach pracowników/zleceniobiorców oraz pobranych zaliczkach na podatek lub pobranym podatku do Urzędu Skarbowego w terminie do końca stycznia następnego roku- informacja PIT 11, odpowiednio do końca lutego następnego roku - informacja IFT-1R
• Przekazać zbiorczą informację o pobranych zaliczkach od wszystkich pracowników/zleceniobiorców– PIT 4R w terminie do do końca stycznia danego roku za rok poprzedni,
• Przekazać pracownikom PIT-11 w terminie do końca lutego następnego roku.

Jeśli tego nie zrobisz w terminie, grożą Ci surowe kary z kodeksu karno-skarbowego. 

Przystanek trzeci: obowiązki wobec pracowników

Katalog obowiązków pracodawcy wobec pracowników poszerzył się o kolejne wymogi, które mają gwarantować zatrudnionym przejrzystość warunków pracy, pewność co do wypłat i bezpieczeństwo zatrudnienia. Nie możesz tych kwestii lekceważyć. Rzetelne realizowanie obowiązków wobec zespołu to nie tylko wymóg prawny, ale także filar employer brandingu i zaufania w firmie.

 Do najważniejszych obowiązków wobec pracowników należą:

• Prowadzenie i archiwizacja akt osobowych, w tym przechowywanie dokumentów związanych z zatrudnieniem, przebiegiem pracy i rozwiązaniem stosunku pracy przez obowiązkowy czas.
• Pełna informacja o warunkach zatrudnienia – jeszcze przed podjęciem pracy oraz przy każdej zmianie warunków zatrudnienia należy przekazać pracownikowi na piśmie informacje o: rodzaju umowy, wymiarze czasu pracy, wysokości wynagrodzenia i wszystkich składnikach płacowych, możliwych świadczeniach oraz okresie wypowiedzenia.
• Zapewnienie przejrzystej polityki wynagrodzeniowej – informowanie o regułach naliczania premii, dodatków (na przykład za pracę nocną), zasad podnoszenia pensji i wypłaty świadczeń.
• Terminowa wypłata wynagrodzeń – do ustalonego dnia każdego miesiąca, z przekazaniem rozliczenia wynagrodzenia oraz zestawienia potrąceń, składek i podatku.
• Przestrzeganie wymogów dotyczących minimalnego wynagrodzenia – od 2025 roku musisz dbać, by żadna wypłata za pełny etat nie była niższa niż 4 666 zł brutto, podobnie odpowiednio rozliczać stawki godzinowe.
• Zgłaszanie i odprowadzanie składek ZUS oraz podatku za każdego pracownika, a także przekazywanie im informacji o opłaconych składkach/podatku.
• Zapewnienie prawa do urlopu i pozostałych świadczeń – umożliwienie wykorzystania pełnego zakresu należnych urlopów, świadczeń opiekuńczych i socjalnych oraz bieżąca ewidencja ich wykorzystania.
• Przekazanie informacji o uprawnieniach i możliwościach zgłaszania skarg – w tym wyjaśnienie zasad składania wniosków urlopowych, odwołań, procedur BHP oraz kanałów kontaktu z działem kadr.

Praktykowanie tych standardów oznacza nie tylko zgodność z przepisami, ale też zmniejsza ryzyko konfliktów oraz wpływa pozytywnie na motywację pracowników. Wypełnianie tych obowiązków jest systematycznie kontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP). W przypadku kontroli braki w dokumentach, nieterminowe wypłaty czy nieprawidłowe informowanie pracownika mogą skutkować karami sięgającymi od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Regularne szkolenia, inwestycja w elektroniczne systemy kadrowe i bliska współpraca z doradcami HR pomagają uniknąć tych ryzyk oraz budować stabilny, zadowolony zespół.

Prowadzenie listy płac i rozliczeń - jak uniknąć błędów?

Lista płac to podstawowy dokument, potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników na podstawie umowy o pracę. 

W praktyce lista płac sporządzana jest w każdym miesiącu na podstawie ewidencji czasu pracy, wysokości pensji oraz dodatkowych składników wynagrodzenia (premii, dodatków nocnych, nadgodzin). Powinna zawierać m.in.:

• Nazwę pracodawcy, okres rozliczeniowy i datę wypłaty,
• Numer lub nazwę listy płac
• Imiona i nazwiska pracowników,
• Wszystkie składniki wynagrodzeń brutto,
• Podstawę wymiaru składek ZUS oraz kwoty składek społecznych, zdrowotnych, Funduszu Pracy i FGŚP,
• Podstawę wyliczania podatku PIT, wysokość zaliczki i potrąceń,
• Kwotę wynagrodzenia netto,
• Podpisy osób sporządzających oraz – w przypadku gotówkowych wypłat – podpisy pracowników.

Lista płac jest podstawą do wygenerowania deklaracji ZUS oraz rocznych i miesięcznych rozliczeń podatkowych. Większość firm korzysta z elektronicznych systemów kadrowo-płacowych, które umożliwiają automatyczne naliczanie płac oraz generowanie wymaganych raportów. 

Pamiętaj, że lista płac dotyczy tylko osób zatrudnionych na umowę o pracę. W przypadku umów zlecenia lub o dzieło – wypłaty rozliczane są na podstawie rachunków.

Płacowe świadczenia pracownicze w 2025 roku

Świadczenia pracownicze obejmują nie tylko podstawowe wynagrodzenie, ale również szereg dodatków, rekompensat oraz świadczeń socjalnych i urlopowych, które wspierają pracownika w różnych aspektach życia zawodowego i prywatnego.

Elementy świadczeń płacowych:

• Płaca zasadnicza – podstawowe wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę
• Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych – zgodnie z przepisami Kodeksu pracy
• Dodatki za pracę w porze nocnej, w niedziele i święta – naliczane według obowiązujących stawek
• Ekwiwalenty i odprawy – m.in. za niewykorzystany urlop, rozwiązanie stosunku pracy (obowiązkowe w niektórych przypadkach)
• Świadczenia urlopowe – wypłacane w związku z korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (obowiązkowe w niektórych przypadkach)
• Świadczenia pozapłacowe – np. pakiety medyczne, karty sportowe, dofinansowanie do posiłków (fakultatywne)
• Wsparcie socjalne – m.in. świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) (obligatoryjne w niektórych przypadkach).

Od 1 stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4 666 zł brutto. Wzrost tej kwoty wpływa bezpośrednio na wysokość wielu innych świadczeń, takich jak:

• odprawy emerytalne i rentowe,
• dodatki za pracę w szczególnych warunkach,
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop,
• świadczenia chorobowe i rehabilitacyjne.

Kadrowe świadczenia pracownicze w 2025 roku

Pracownikom przysługuje szereg świadczeń kadrowych, które wspierają ich w godzeniu życia zawodowego z prywatnym. Obejmują one zarówno klasyczne formy urlopów, jak i nowe rozwiązania wynikające ze zmian w Kodeksie pracy.

Pracownikowi przysługuje:

• Urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 lub 26  dni w zależności od stażu pracy
• Urlop na żądanie – 4 dni
• Okazjonalna praca zdalna – do 24 dni w roku kalendarzowym (jeśli pracodawca zaakceptuje wniosek pracownika)
• Zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem z zachowaniem prawa do wynagrodzenia - 2 dni lub 16 godzin rocznie dla rodziców dzieci do 14 roku życia
• Zwolnienie z tytułu siły wyższej – w wymiarze 2 dni lub 16 godzin rocznie, płatność 50%

Pamiętaj, że pracodawca musi regularnie przekazywać pracownikom jasne informacje o wszystkich przysługujących im świadczeniach oraz prowadzić ich ewidencję.

Zalety outsourcingu kadr i płac - decyzja, która się opłaca?

Coraz więcej firm – od start-upów po średnie przedsiębiorstwa – decyduje się na outsourcing obsługi kadrowo-płacowej, widząc w nim szansę na znaczne obniżenie kosztów (nawet o 30% taniej niż utrzymanie wewnętrznego działu), dostęp do ekspertów na bieżąco śledzących zmiany przepisów i biorących odpowiedzialność za poprawność rozliczeń, a także oszczędność czasu, który można przeznaczyć na rozwój biznesu zamiast na administrację. 

Stała dostępność specjalistów i nowoczesnych narzędzi HR, zmniejszenie ryzyka kar oraz pełne zabezpieczenie danych i ciągłość obsługi to kolejne argumenty, które przekonują przedsiębiorców. Dodatkowo outsourcing umożliwia szybkie dostosowanie polityki personalnej do nowych przepisów bez konieczności inwestowania w szkolenia i aktualizacje zespołu wewnętrznego. Oczywiście, wymaga to świadomego wyboru partnera i dbałości o bezpieczeństwo danych, ale w obliczu obecnych regulacji i wysokich kar za uchybienia, dla wielu małych i średnich firm to rozwiązanie nie tylko wygodne, ale wręcz strategiczne.