Nie tylko pensja, czyli o pracodawcy w labiryncie kadrowo-płacowym

Pierwszy przystanek: obowiązki pracodawcy wobec ZUS

Przy zatrudnieniu pracownika na umowę o pracę lub umowę zlecenie, jesteś zobowiązany do zgłoszenia go do wszystkich wymaganych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w ZUS. Wyjątek stanowią studenci zatrudnieni na umowy zlecenie, którzy nie przekroczyli 26-go roku życia.

Twoim obowiązkiem jest:

• Zgłoszenie nowo zatrudnionego pracownika w systemie ZUS Płatnik lub ZUS PUE (portal Usług Elektronicznych): w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia zatrudnienia na druku ZUS ZUA (dotyczy zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych) lub ZUS ZZA (dotyczy zgłoszenia tylko do ubezpieczeń zdrowotnych);
• Rozliczenie i terminowe opłacenie składek ZUS za pracowników i zleceniobiorców w terminie:
  • w przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG wpłata powinna być zaksięgowana na koncie zakładu do 20. dnia następnego miesiąca, lub 15-go lub 20-go w zależności od formy prawnej pracodawcy,
  • złożenie do ZUS miesięcznych deklaracji rozliczeniowych DRA wraz z raportami RCA, RSA pokrywa się z terminem płatności składek;
• Informowanie ZUS o każdej przerwie w opłacaniu składek, np. urlopie bezpłatnym, chorobowym czy innych nieobecnościach. Zgłoszenie odbywa się poprzez raport imienny ZUS RSA, w którym wykazuje się odpowiedni kod przerwy w opłacaniu składek;
• Informowanie ZUS o zawarciu umowy o dzieło w terminie do 7 dni od daty zawartej umowy, na formularzu ZUS RUD. Dotyczy sytuacji gdy płatnik składek zleca wykonanie dzieła osobom:
  • z którymi nie pozostaje w stosunku pracy,
  • które nie prowadzą działalności gospodarczej, w której zakres wchodzi usługa będąca przedmiotem umowy,
  • które, mimo że wykonują dzieło na rzecz płatnika składek, to umowę mają zawartą z innym podmiotem.

Przystanek drugi: obowiązki wobec Urzędu Skarbowego

Każdy pracodawca jest płatnikiem podatku dochodowego swoich pracowników. Oznacza to, że powinieneś:

• Prowadzić ewidencję wynagrodzeń,
• Obliczać i potrącać zaliczki na podatek dochodowy,
• Comiesięcznie przekazywać zaliczki na PIT-4 w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni,
• Przekazywać informację o dochodach pracowników oraz pobranych zaliczkach na podatek do Urzędu Skarbowego w terminie do końca stycznia następnego roku (deklaracja PIT 11),
• Przekazać zbiorczą informację o pobranych zaliczkach od wszystkich pracowników – PIT 4R w terminie do do końca stycznia danego roku za rok poprzedni,
• Przekazać pracownikom PIT-11 w terminie do końca lutego następnego roku.

Jeśli tego nie zrobisz w terminie, grożą Ci surowe kary skarbowe. 

Przystanek trzeci: obowiązki wobec pracowników

Katalog obowiązków pracodawcy wobec pracowników poszerzył się o kolejne wymogi, które mają gwarantować zatrudnionym przejrzystość warunków pracy, pewność co do wypłat i bezpieczeństwo zatrudnienia. Nie możesz tych kwestii lekceważyć. Rzetelne realizowanie obowiązków wobec zespołu to nie tylko wymóg prawny, ale także filar employer brandingu i zaufania w firmie.

 Do najważniejszych obowiązków wobec pracowników należą:

• Prowadzenie i archiwizacja akt osobowych, w tym przechowywanie dokumentów związanych z zatrudnieniem, przebiegiem pracy i rozwiązaniem stosunku pracy przez obowiązkowy czas.
• Pełna informacja o warunkach zatrudnienia – jeszcze przed podjęciem pracy oraz przy każdej zmianie warunków zatrudnienia należy przekazać pracownikowi na piśmie informacje o: rodzaju umowy, wymiarze czasu pracy, wysokości wynagrodzenia i wszystkich składnikach płacowych, możliwych świadczeniach oraz okresie wypowiedzenia.
• Zapewnienie przejrzystej polityki wynagrodzeniowej – informowanie o regułach naliczania premii, dodatków (na przykład za pracę nocną), zasad podnoszenia pensji i wypłaty świadczeń.
• Terminowa wypłata wynagrodzeń – do ustalonego dnia każdego miesiąca, z przekazaniem rozliczenia wynagrodzenia oraz zestawienia potrąceń, składek i podatku.
• Przestrzeganie wymogów dotyczących minimalnego wynagrodzenia – od 2025 roku musisz dbać, by żadna wypłata za pełny etat nie była niższa niż 4 666 zł brutto, podobnie odpowiednio rozliczać stawki godzinowe.
• Zgłaszanie i odprowadzanie składek ZUS oraz podatku za każdego pracownika, a także przekazywanie im informacji o opłaconych składkach.
• Zapewnienie prawa do urlopu i pozostałych świadczeń – umożliwienie wykorzystania pełnego zakresu należnych urlopów, świadczeń opiekuńczych i socjalnych oraz bieżąca ewidencja ich wykorzystania.
• Przekazanie informacji o uprawnieniach i możliwościach zgłaszania skarg – w tym wyjaśnienie zasad składania wniosków urlopowych, odwołań, procedur BHP oraz kanałów kontaktu z działem kadr.

Praktykowanie tych standardów oznacza nie tylko zgodność z przepisami, ale też zmniejsza ryzyko konfliktów oraz wpływa pozytywnie na motywację pracowników. Wypełnianie tych obowiązków jest systematycznie kontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP). W przypadku kontroli braki w dokumentach, nieterminowe wypłaty czy nieprawidłowe informowanie pracownika mogą skutkować karami sięgającymi od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Regularne szkolenia, inwestycja w elektroniczne systemy kadrowe i bliska współpraca z doradcami HR pomagają uniknąć tych ryzyk oraz budować stabilny, zadowolony zespół.

Prowadzenie listy płac i rozliczeń - jak uniknąć błędów?

Lista płac to podstawowy dokument, potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników na podstawie umowy o pracę. 

W praktyce lista płac sporządzana jest w każdym miesiącu na podstawie ewidencji czasu pracy, wysokości pensji oraz dodatkowych składników wynagrodzenia (premii, dodatków nocnych, nadgodzin). Powinna zawierać m.in.:

• Nazwę pracodawcy, okres rozliczeniowy i datę wypłaty,
• Numer lub nazwę listy płac
• Imiona i nazwiska pracowników,
• Wszystkie składniki wynagrodzeń brutto,
• Podstawę wymiaru składek ZUS oraz kwoty składek społecznych, zdrowotnych, Funduszu Pracy i FGŚP,
• Podstawę wyliczania podatku PIT, wysokość zaliczki i potrąceń,
• Kwotę wynagrodzenia netto,
• Podpisy osób sporządzających oraz – w przypadku gotówkowych wypłat – podpisy pracowników.

Lista płac jest podstawą do wygenerowania deklaracji ZUS oraz rocznych i miesięcznych rozliczeń podatkowych. Większość firm korzysta z elektronicznych systemów kadrowo-płacowych, które umożliwiają automatyczne naliczanie płac oraz generowanie wymaganych raportów. 

Pamiętaj, że lista płac dotyczy tylko osób zatrudnionych na umowę o pracę. W przypadku umów zlecenia lub o dzieło – wypłaty rozliczane są na podstawie rachunków.

Płacowe świadczenia pracownicze w 2025 roku

Świadczenia pracownicze obejmują nie tylko podstawowe wynagrodzenie, ale również szereg dodatków, rekompensat oraz świadczeń socjalnych i urlopowych, które wspierają pracownika w różnych aspektach życia zawodowego i prywatnego.

Elementy świadczeń płacowych:

• Płaca zasadnicza – podstawowe wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę
• Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych – zgodnie z przepisami Kodeksu pracy
• Dodatki za pracę w porze nocnej, w niedziele i święta – naliczane według obowiązujących stawek
• Ekwiwalenty i odprawy – m.in. za niewykorzystany urlop, rozwiązanie stosunku pracy
• Świadczenia urlopowe – wypłacane w związku z korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
• Świadczenia pozapłacowe – np. pakiety medyczne, karty sportowe, dofinansowanie do posiłków
• Wsparcie socjalne – m.in. świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

Od 1 stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4 666 zł brutto. Wzrost tej kwoty wpływa bezpośrednio na wysokość wielu innych świadczeń, takich jak:

• odprawy emerytalne i rentowe,
• dodatki za pracę w szczególnych warunkach,
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop,
• świadczenia chorobowe i rehabilitacyjne.

Kadrowe świadczenia pracownicze w 2025 roku

Pracownikom przysługuje szereg świadczeń kadrowych, które wspierają ich w godzeniu życia zawodowego z prywatnym. Obejmują one zarówno klasyczne formy urlopów, jak i nowe rozwiązania wynikające ze zmian w Kodeksie pracy.

Pracownikowi przysługuje:

• Urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 lub 26  dni w zależności od stażu pracy
• Urlop na żądanie – 4 dni
• Okazjonalna praca zdalna – do 24 dni w roku kalendarzowym
• Zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem z zachowaniem prawa do wynagrodzenia - 2 dni lub 16 godzin rocznie dla rodziców dzieci do 14 roku życia
• Zwolnienie z tytułu siły wyższej – w wymiarze 2 dni lub 16 godzin rocznie, płatność 50%

Pamiętaj, że pracodawca musi regularnie przekazywać pracownikom jasne informacje o wszystkich przysługujących im świadczeniach oraz prowadzić ich ewidencję.

Zalety outsourcingu kadr i płac - decyzja, która się opłaca?

Coraz więcej firm – od start-upów po średnie przedsiębiorstwa – decyduje się na outsourcing obsługi kadrowo-płacowej, widząc w nim szansę na znaczne obniżenie kosztów (nawet o 30% taniej niż utrzymanie wewnętrznego działu), dostęp do ekspertów na bieżąco śledzących zmiany przepisów i biorących odpowiedzialność za poprawność rozliczeń, a także oszczędność czasu, który można przeznaczyć na rozwój biznesu zamiast na administrację. 

Stała dostępność specjalistów i nowoczesnych narzędzi HR, zmniejszenie ryzyka kar oraz pełne zabezpieczenie danych i ciągłość obsługi to kolejne argumenty, które przekonują przedsiębiorców. Dodatkowo outsourcing umożliwia szybkie dostosowanie polityki personalnej do nowych przepisów bez konieczności inwestowania w szkolenia i aktualizacje zespołu wewnętrznego. Oczywiście, wymaga to świadomego wyboru partnera i dbałości o bezpieczeństwo danych, ale w obliczu obecnych regulacji i wysokich kar za uchybienia, dla wielu małych i średnich firm to rozwiązanie nie tylko wygodne, ale wręcz strategiczne.