Wsparcie we wdrożeniu KSeF

Oferujemy kompleksową usługę wsparcia we wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zgodnie ze specyficznymi potrzebami Twojej firmy. Pomożemy Ci:

• przeprowadzić audyt istniejących procesów, w tym obiegu dokumentów sprzedażowych i zakupowych,
• zrozumieć aktualne i przyszłe wymagania prawno-podatkowe,
• zweryfikować Twoją gotowość technologiczną do wejścia w system KSeF,
• wybrać dostawcę oprogramowania idealnie dopasowanego do Twojej organizacji i zintegrowanego z KSeF,
• a także zapewnimy wsparcie w procesie wdrożenia KSeF od strony organizacyjnej, formalno-proceduralnej, szkoleniowej.

Kluczowe terminy wdrożenia KSeF

1 lutego 2026
obowiązek korzystania z KSeF dla dużych przedsiębiorców (duży przedsiębiorca - wartość sprzedaży za rok 2024 jest wyższa od 200 mln zł brutto)

1 kwietnia 2026 
obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców

1 stycznia 2027
obowiązek dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo” (sprzedaż do 10 tys. zł brutto miesięcznie).

Okres przejściowy dla wdrożenia KSeF - dodatkowe ułatwienia

Aby ułatwić przedsiębiorcom wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, Ministerstwo Finansów zapowiedziało wprowadzenie okresu przejściowego, który potrwa do końca 2026 roku. 

W okresie przejściowym:

• nadal będzie możliwe wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących,
• nadal będzie możliwe wystawianie paragonów „z NIP” do 450 zł (100 EUR) uznawanych za faktury
• nie będą nakładane na podmiot kary administracyjne za błędy popełnione przy wystawianiu faktur w KSeF
• nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF podczas płatności – również w przypadku transakcji objętych mechanizmem podzielonej płatności (MPP).

Korzyści z wdrożenia KSeF

• Szybszy zwrot VAT – możliwość uzyskania zwrotu w terminie 40 dni zamiast standardowych 60 dni.
• Brak konieczności przechowywania faktur – faktury są archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat (dotyczy faktur krajowych objętych obowiązkiem KSeF).
• Faktury korekty in minus w postaci ustrukturyzowanej będą rozliczane na bieżąco, bez dodatkowej dokumentacji. Podobnie u nabywcy.
• Eliminacja duplikatów – nie ma potrzeby wystawiania duplikatów, faktury będą dostępne na każde żądanie – bez potrzeby ich ponownego wystawiania.
• Eliminacja zaginięcia dokumentów – faktury zakupu będą dostępne w jednym miejscu, już nie zaginą w szufladzie pracownika. Natomiast odbiorca nie będzie mógł twierdzić, że nie otrzymał wystawionej przez nas faktury — po przesłaniu do KSeF będzie ona automatycznie dostępna dla kontrahenta w systemie.
• Automatyzacja procesów – możliwość przyśpieszenia i ułatwienia obiegów dokumentów poprzez jednolite formaty faktur.

Nowe funkcjonalności KSeF

W związku z przesunięciem terminu obowiązkowego wdrożenia KSeF, Ministerstwo Finansów wprowadziło szereg nowych funkcjonalności, które mają na celu ułatwienie pracy z systemem oraz lepsze przygotowanie przedsiębiorców do nadchodzących obowiązków. 

Nowe rozwiązania, które zwiększają elastyczność i komfort korzystania z KSeF w zakresie wystawiania faktur:

• Tryb „offline24” – możliwość wystawiania faktur w trybie offline z obowiązkiem przesłania do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po ich wystawieniu.
• Aplikacja mobilna KSeF – dostępna w sklepach Google Play i App Store, umożliwia wystawianie i przeglądanie faktur na urządzeniach mobilnych.
• Ułatwienia przy pobieraniu faktur – możliwość masowego pobierania faktur w postaci XML.
• Możliwość wystawiania faktur dla konsumentów w KSeF (dobrowolnie).

Jak się przygotować do KSeF - zalecenia ekspertów PKF

Wdrożenie KSeF to proces, który warto dobrze zaplanować – zwłaszcza, że dotyczy on nie tylko systemów księgowych, ale również codziennej, operacyjnej pracy w firmie. 

Na czym przede wszystkim należy się skupić  planując wdrożenie KSeF w Twojej firmie:

• Weryfikacja systemów do wystawiania faktur sprzedaży – upewnij się, że Twój program do fakturowania lub sposób wystawiania faktur sprzedaży będzie kompatybilny z KSeF.
• Szkolenie pracowników – zapewnij odpowiednie przeszkolenie zespołu w zakresie obsługi KSeF. Szkolenia z KSeF są istotne nie tylko dla osób wystawiających faktury, ale również dla pracowników odpowiedzialnych za ich odbiór i dalsze przetwarzanie, ponieważ prawidłowe funkcjonowanie w nowym systemie wymaga zrozumienia całego obiegu dokumentów i współpracy między działami.
• Uzyskanie certyfikatów – od 1 listopada 2025 r. można występować o certyfikaty wystawcy faktury, niezbędne do uwierzytelnienia w systemie.
• Planowanie integracji – jeśli wystawiasz faktury sprzedaży w swoim systemie sprzedażowym, bądź korzystasz z zagranicznego systemu, to już teraz należy zaplanować proces integracji z KSeF, aby uniknąć problemów w momencie wejścia w życie obowiązku.
• Obieg dokumentów kosztowych – warto pamiętać, że KSeF nie zastępuje wewnętrznego obiegu dokumentów w firmie. System przekazuje ustrukturyzowane dane, ale nie zarządza ich dalszym procesowaniem. Dlatego istotne jest, aby przeanalizować dotychczasowe zasady obiegu faktur kosztowych i – w razie potrzeby – je zaktualizować, tak aby współgrały z nowym modelem pracy.

Przygotowanie do wdrożenia KSeF z ekspertami PKF

Oferujemy wsparcie w przygotowaniu do wdrożenia KSeF, w tym:

• Analizę gotowości systemów sprzedażowych i księgowych do integracji z KSeF. 
  Nie wszystkie programy sprzedażowe używane obecnie przez przedsiębiorców będą zintegrowane z systemem KSeF, W ramach naszej usługi, weryfikujemy indywidualnie, czy i kiedy używany przez Twoją firmę program będzie zgodny z wymogami technicznymi KSeF. Zarekomendujemy również inne dostępne rozwiązania techniczne, jeśli będą one efektywniejsze dla Twojej firmy.
• Wsparcie w uzyskaniu certyfikatów KSeF, elektronicznych pieczęci kwalifikowanych. Nasze biuro pomoże Twojej firmie przejść przez etap pierwszego uwierzytelnienia w KSeF, nadania odpowiednich uprawnień, wyboru odpowiedniego modelu pracy z KSeF.
• Doradztwo w zakresie dostosowania procesów biznesowych do nowych wymogów, W ramach naszej usługi możemy wspomóc Twoją firmę w przeprowadzeniu audytu aktualnych procesów sprzedażowych, zakupowych, obiegu dokumentów i pomóc Twojej firmie ułożyć te procesy na nowo, uwzględniając wymogi KSeF.
• Wsparcie w zakresie formalno-proceduralnym. W zakresie naszej usługi oferujemy pomoc w przygotowaniu lub aktualizacji odpowiednich procedur wewnętrznych dla Twojej firmy, w tym procedur dotyczących obiegu dokumentów, jak również w zakresie aktualizacji umów z Twoimi kontrahentami w zakresie zapisów dotyczących wystawiania/odbioru faktur.
• Aktualizację polityki rachunkowości w zakresie zmian w obiegu dokumentów. Zmiany w procesach firmowych mogą wymagać naniesienia odpowiednich zmian również w polityce rachunkowości. W ramach naszej usługi możemy przygotować dla Twojej firmy odpowiednią aktualizację uwzględniającą zmiany związane z wejściem KSeF.