Audyt kadrowo-płacowy w PKF obejmuje przede wszystkim audyt akt osobowych oraz analizę prawidłowości naliczeń wynagrodzeń. Zakres usługi obejmuje:
- weryfikację prawidłowości i kompletności akt osobowych pracowników, w tym terminów badań lekarskich i szkoleń BHP w oparciu o polski system kadrowo-płacowy
- weryfikację prawidłowości naliczenia wynagrodzeń i/lub zasiłków
- audyt dokumentów kadrowo-płacowych oraz przegląd prawidłowości rozliczeń z ZUS oraz US
- dodatkowe prace audytowe, w tym weryfikację regulaminów pracy, wynagradzania, pracy zdalnej
- przygotowanie raportu z przeprowadzonego audytu
Wariant współpracy dostosowujemy do potrzeb spółki. Audyt może być dokonywany na ustalonej wspólnie z klientem próbie osób zatrudnionych oraz za okres dostosowany do potrzeb spółki. Może obejmować cały zakres bądź wybrany obszar audytu kadrowo-płacowego.
Czym jest usługa audytu kadrowo-płacowego w PKF?
Audyt kadrowo-płacowy to szczegółowa analiza i ocena systemów, procesów oraz dokumentacji związanej z zarządzaniem zasobami ludzkimi i procesami płacowymi w organizacji. Jego głównym celem jest sprawdzenie, czy praktyki kadrowe i płacowe są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy, przepisami podatkowymi, ubezpieczeniami społecznymi oraz innymi regulacjami lokalnymi i wewnętrznymi.
Główne obszary audytu kadrowo-płacowego
- Zgodność z prawem - audyt kadrowo-płacowy pomaga upewnić się, że firma przestrzega lokalnych przepisów pracy, przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych, podatków i innych obowiązków prawnych. Kontrolowane są na przykład umowy o pracę, dokumentacja kadrowa, polityki płacowe i związane z nimi obliczenia.
- Efektywność procesów - analiza procesów kadrowo-płacowych w celu identyfikacji potencjalnych nieefektywności lub błędów, które mogą prowadzić do strat finansowych lub problemów prawnych. Sprawdza się, jakie są procedury związane z naliczaniem wynagrodzeń, rozliczaniem czasu pracy, zarządzaniem urlopami oraz ewidencją pracowników.
- Ocena ryzyka - identyfikacja obszarów, które mogą stanowić ryzyko dla firmy, takich jak nieprawidłowości w dokumentacji, błędy w naliczaniu składek na ubezpieczenie społeczne, potencjalne ryzyko związane z kontrolą skarbową czy inspekcją pracy.
- Rekomendacje i poprawki - po zidentyfikowaniu problemów przedstawiamy rekomendacje dotyczące tego, jak można poprawić istniejące procesy oraz jakie działania korygujące należy podjąć, aby zminimalizować ryzyko i poprawić efektywność działania firmy.
- Równość i inkluzywność - upewniamy się, że wszystkie procesy kadrowo-płacowe są prowadzone w sposób sprawiedliwy i równy dla wszystkich pracowników, zgodnie z wewnętrznymi zasadami firmy oraz najlepszymi praktykami.
Audyt kadrowo-płacowy jest kluczowym narzędziem zarządzania, które nie tylko pomaga w minimalizacji ryzyka prawnych konsekwencji niezgodności z przepisami, ale także poprawia ogólną efektywność działu HR, przyczyniając się do lepszego zarządzania zasobami ludzkimi.
Kiedy warto przeprowadzić audyt kadrowo-płacowy?
Przeprowadzenie audytu kadrowo-płacowego w zależności od sytuacji zalecane jest w różnych typach firm.
Dynamicznie rozwijające się firmy
Firmy, które szybko się rozwijają i zwiększają zatrudnienie, często napotykają wyzwania związane z zarządzaniem większą liczbą pracowników. Audyt kadrowo-płacowy pomaga upewnić się, że wszystkie procesy są skalowalne i nadążają za wzrostem firmy.
Firmy przechodzące restrukturyzację
W czasie zmian organizacyjnych, takich jak fuzje, przejęcia czy reorganizacje, audyt kadrowo-płacowy pozwala na upewnienie się, że wszystkie procesy kadrowe są zintegrowane, zgodne z prawem i efektywne.
Firmy po kontroli zewnętrznej
Jeśli firma miała wcześniej problemy z przeprowadzanymi kontrolami (np. przez inspekcję pracy lub urząd skarbowy), audyt wewnętrzny może pomóc w identyfikacji słabych punktów i ich eliminacji, co zmniejsza ryzyko przyszłych problemów.
Firmy wdrażające nowe systemy IT
Przy wdrażaniu nowych systemów informatycznych do zarządzania kadrami i płacami, audyt umożliwia weryfikację, czy wszystkie procesy zostały prawidłowo zaimplementowane i czy system działa zgodnie z oczekiwaniami.
Firmy międzynarodowe
Firmy działające w różnych jurysdykcjach mogą napotkać trudności wynikające z różnic w prawie pracy. Audyt pomoże upewnić się, że operacje w Polsce są prowadzone zgodnie z lokalnymi przepisami.
Firmy z dużą rotacją pracowników
W firmach z wysokim wskaźnikiem rotacji pracowników audyt kadrowo-płacowy może pomóc zidentyfikować przyczyny fluktuacji i zaproponować strategie jej zmniejszenia.
Przed wprowadzeniem zmian w prawie pracy
Kiedy nadchodzą istotne zmiany w przepisach dotyczących zatrudnienia, audyt może pomóc w ocenie gotowości firmy do ich implementacji i w odpowiednim przygotowaniu się do zmian.
Przy przygotowaniu do certyfikacji lub audytów zewnętrznych
Audyt wewnętrzny może być przeprowadzony w celu przygotowania firmy do audytów zewnętrznych lub certyfikacji, np. ISO, co może być wymagane przez niektórych klientów lub w ramach standardów branżowych.
Przeprowadzenie audytu kadrowo-płacowego w tych i wielu innych sytuacjach nie tylko zwiększa pewność, że firma działa zgodnie z obowiązującym prawem, ale również wpływa na jej wizerunek jako odpowiedzialnego pracodawcy i solidnego partnera biznesowego.
Główne korzyści z przeprowadzenia audytu kadrowo-płacowego
Zgodność z przepisami prawnymi
Audyt kadrowo-płacowy pozwala upewnić się, że firma stosuje się do obowiązujących przepisów prawa pracy, podatkowego, ubezpieczeniowego i innych lokalnych regulacji. Tym samym zmniejsza ryzyko kar finansowych, postępowań prawnych oraz negatywnego wpływu na reputację firmy.
Identyfikacja i redukcja ryzyka
Audyt kadrowo-płacowy pomaga w wykryciu potencjalnych problemów i nieprawidłowości w procesach kadrowo-płacowych, co pozwala na ich wczesne rozwiązanie, zanim przerodzą się one w poważniejsze problemy.
Optymalizacja procesów
Przeanalizowanie i ewentualne usprawnienie procesów kadrowo-płacowych może prowadzić do zwiększenia ich efektywności i redukcji kosztów operacyjnych. Automatyzacja procesów i eliminacja zbędnych kroków to przykłady działań, które mogą zostać wdrożone po audycie.
Poprawa dokładności danych
Audyt kadrowo-płacowy zapewnia, że wszystkie dane kadrowe i płacowe są dokładne i aktualne, co jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania zasobami ludzkimi i uniknięcia błędów w wypłatach czy rozliczeniach z urzędami.
Lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi
Poprzez identyfikację słabych stron w polityce i regulaminach kadrowych i płacowych, audyt kadrowo-płacowy umożliwia ich poprawę, co przyczynia się do większej satysfakcji i motywacji pracowników, a także lepszego zarządzania talentami.
Przygotowanie na przyszłe zmiany w prawie
Audyt kadrowo-płacowy może pomóc firmie przygotować się na nadchodzące zmiany w prawodawstwie, zapewniając odpowiedni czas na adaptację i implementację nowych wymogów bez pośpiechu i chaosu.
Wzmocnienie zaufania i wiarygodności
Przejrzystość i zgodność z przepisami poprawiają obraz firmy w oczach pracowników, partnerów biznesowych i regulatorów. Firmy, które regularnie przeprowadzają audyty, są postrzegane jako bardziej stabilne i godne zaufania.
Wsparcie w podejmowaniu decyzji
Dokładne i sprawdzone informacje o kosztach pracy i innych aspektach kadrowo-płacowych mogą być kluczowe dla strategii biznesowej firmy, umożliwiając lepsze planowanie i zarządzanie budżetem.
Korzyści te wskazują, że audyt kadrowo-płacowy jest ważnym narzędziem dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży, które dąży do optymalizacji swoich operacji, poprawy zarządzania zasobami ludzkimi i minimalizacji ryzyka prawno-finansowego.
Potrzebujesz dowiedzieć się więcej o możliwości współpracy z nami w tym zakresie? Skontaktuj się z nami!
