Wiele firm wciąż działa na prostych, mało elastycznych rozwiązaniach, które sprawdzają się tylko do pewnego momentu. Gdy skala rośnie, pojawiają się problemy: brak automatyzacji, trudności z raportowaniem, ręczne błędy, a do tego nowe obowiązki, jak KSeF czy złożone schematy JPK. W takich warunkach dobór odpowiedniego systemu ERP i partnera księgowego przestaje być kwestią wygody a staje się decyzją strategiczną. W tym artykule podpowiemy, jak nie popełnić kosztownego błędu przy wyborze systemu księgowego, jakie korzyści niesie wdrożenie ERP oraz jaką rolę w tym procesie może odegrać partner taki jak PKF BPO.
Jak wybrać system księgowy i nie żałować?
Wielu przedsiębiorców zaczyna od najprostszych narzędzi: arkuszy kalkulacyjnych, podstawowych programów desktopowych czy niedrogich systemów online. To naturalny krok, szczególnie dla początkujących przedsiębiorców którzy koncentrują się na zyskach, a inwestycje odkładają na lepszy moment. Tego typu programy są w pełni wystarczające przy niewielkiej skali działalności i nie ma wtedy potrzeby wdrażania bardziej skomplikowanych rozwiązań – jednak w momencie rozwoju firmy warto rozważyć zmianę systemu na bardziej zaawansowany.
Prosta księgowość:
- daje niskie koszty początkowe,
- jest intuicyjna w obsłudze,
- ale brakuje jej elastyczności, automatyzacji i możliwości integracji.
Z kolei księgowość prowadzona przez wewnętrzny dział księgowości (na początku zazwyczaj jest to jeden pracownik) często wiąże się z dużym ryzykiem zależności od jednej osoby. Szczególnie gdy nie nadąża ona za zmieniającymi się przepisami lub za szybkim rozwojem firmy. Dodatkowym wyzwaniem jest brak zastępowalności w czasie urlopów czy zwolnień lekarskich, co może prowadzić do przestojów i opóźnień w realizacji obowiązków podatkowych.
Czas na coś więcej, czyli ERP i księgowość w outsourcingu
Gdy firma rośnie, naturalnie zwiększa się liczba dokumentów, kontrahentów i procesów. Pojawia się potrzeba lepszej kontroli nad finansami, być może integracji z magazynem, systemami e-commerce (np. Baselinker, Woocomerce, Magento) czy bankowością. Wtedy warto pomyśleć o wdrożeniu systemu klasy ERP, najlepiej w połączeniu z outsourcingiem księgowym, który zapewnia nie tylko technologię, ale też wiedzę i wsparcie eksperckie.
Takie podejście daje szereg korzyści: automatyzację procesów, dostęp do danych w czasie rzeczywistym, większą przejrzystość i zgodność z przepisami. Co ważne, nie trzeba wszystkiego robić samodzielnie. Współpraca z partnerem takim jak PKF BPO oznacza, że ktoś przeprowadzi Cię przez wybór systemu, jego wdrożenie i codzienną obsługę.
Warto również już na etapie wyboru systemu zaprojektować rachunkowość zarządczą, obejmującą m.in. zaawansowany kontroling, metody rozliczania produkcji czy analizę rentowności według grup produktów, kanałów sprzedaży czy wymiarów. Tylko wtedy mamy pewność, że wdrażany system będzie realnie wspierał podejmowanie strategicznych decyzji i będzie kompatybilny z potrzebami raportowymi organizacji.
Za co płacę? O zaletach ERP
Zdajemy sobie sprawę, że przejście na system ERP może być nawet równoznaczne ze zmianą sposobu zarządzania firmą. Na początku może być trudno nauczyć się regularnej pracy z systemem. Ale nowoczesne rozwiązania klasy ERP oferują szereg funkcjonalności, które przekładają się na oszczędność czasu, większą przejrzystość i bezpieczeństwo, które z pewnością pracownicy i szefostwo docenią w krótkim czasie.
Oto najważniejsze zalety wdrożenia ERP w firmie:
- Automatyzacja procesów i ograniczenie ręcznego wprowadzania danych, integracja z bankami, e-sklepami, systemami magazynowymi czy platformami B2B.
- Jedno źródło zawierające wszystkie informacje (finanse, płace, sprzedaż, magazyn, rozrachunki) dostępne są w jednym miejscu, w czasie rzeczywistym.
- Zgodność z przepisami – systemy są na bieżąco aktualizowane o zmiany w prawie (np. JPK, KSeF), co redukuje ryzyko błędów i kar.
- Pełna kontrola i raportowanie – możliwość tworzenia zestawień, analiz i prognoz, także z poziomu zarządu lub działu controllingu.
- Rozbudowana archiwizacja i obieg dokumentów – elektroniczne archiwum faktur, umów i deklaracji, dostępne bezpiecznie z poziomu systemu.
- Lepsze planowanie i budżetowanie, które wspiera strategiczne podejmowanie decyzji, kontrolę kosztów i planowanie inwestycji.
Dzięki tym funkcjom ERP staje się nie tylko narzędziem do prowadzenia rozliczeń podatkowych i księgowych, ale też praktycznym wsparciem w codziennym zarządzaniu firmą i podejmowaniu trafnych decyzji.
Jak uniknąć błędu przy wyborze systemu?
Wdrożenie systemu ERP to decyzja, która może zaważyć na funkcjonowaniu firmy przez lata. Niestety, wiele przedsiębiorstw popełnia kosztowny błąd, wybierając system pudełkowy, tani i niedopasowany do branży. Albo wręcz przeciwnie: zbyt skomplikowany lub wdrożony bez odpowiedniego wsparcia. Konsekwencje? Frustracja zespołu, brak wykorzystania potencjału narzędzia, wydłużone wprowadzanie danych, które nie są później wykorzystywane przez firmę, a nawet konieczność ponownej inwestycji po krótkim czasie.
Aby tego uniknąć, warto pamiętać o kilku kluczowych zasadach:
- Zacznij od mapowania procesów w firmie. Zastanów się, co działa dobrze, co wymaga usprawnienia i gdzie przyda się automatyzacja.
- Zaplanuj potrzeby raportowe z wyprzedzeniem. Jeśli dotychczas nie korzystałeś z rachunkowości zarządczej, a planujesz wdrożenie nowych raportów, analiz rentowności czy rozliczeń wewnętrznych, warto określić te potrzeby jeszcze przed wyborem systemu. Pozwoli to dopasować narzędzie, które ułatwi gromadzenie i przetwarzanie danych zgodnie z przyszłymi wymaganiami analitycznymi.
- Nie kupuj „na zapas”. Zdajemy sobie sprawę, że każdy handlowiec zachwala swój produkt, ale zaawansowany system ERP z rozbudowanymi modułami nie zawsze jest najlepszy. Nadmiar funkcjonalności może przytłoczyć zespół, jeśli nie są one realnie wykorzystywane.
- Postaw na skalowalność i wybierz rozwiązanie, które można rozbudować w miarę rozwoju firmy, zamiast wymieniać system po 2–3 latach. Elastyczność systemu w dodawaniu indywidualnych rozwiązań to bardzo ważna cecha, którą należy wziąć pod uwagę.
- Zadbaj o szkolenia i wsparcie. Nawet najlepszy system nie zadziała, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak z niego korzystać. Sprawdź, czy dostawca ERP oferuje onboarding, helpdesk i możliwość dostosowania funkcji do indywidualnych potrzeb.
- Wybierz partnera, który zna Twoją branżę. System ERP wdrażany w hurtowni, firmie produkcyjnej i agencji marketingowej musi odpowiadać na zupełnie inne wyzwania. Doświadczenie wdrożeniowe i znajomość specyfiki danej branży ma ogromne znaczenie.
W tym wszystkim warto mieć przy sobie doradcę – nie tylko dostawcę systemu, ale partnera biznesowego, który pomoże przeanalizować potrzeby, porównać opcje i zadba o to, by wdrożenie przyniosło realne korzyści. Taką rolę może pełnić np. zespół PKF BPO, który nie tylko zna rynek ERP, ale też rozumie procesy księgowe, podatkowe i biznesowe w różnych sektorach.
Nie musisz robić wszystkiego sam
Wybór systemu to dopiero początek. Aby przyniósł on realne efekty, potrzebny jest partner, który rozumie biznes, zna przepisy i potrafi doradzić. W PKF BPO pomagamy klientom nie tylko prowadzić księgowość, ale też ją optymalizować – od doboru systemu ERP, przez jego wdrożenie, po bieżące wsparcie i doradztwo kontrolingowe. Dzięki temu nasi klienci mogą skupić się na rozwoju, mając pewność, że ich finanse są w dobrych rękach. Skontaktuj się z nami!