Gdy pracodawca rozstaje się z pracownikiem, a przyczyny zakończenia pracy nie leżą po stronie pracownika to na pracodawcy ciąży obowiązek rozpoznania czy wraz z ostatnim wynagrodzeniem nie należy się również odprawa.
Celem odprawy jest zaspokojenie bieżących potrzeb w okresie pozostawania bez pracy i ułatwienia życia w czasie poszukiwania nowego źródła utrzymania lub oczekiwania na emeryturę lub rentę. Odprawa ma pomóc w adaptacji do nowej sytuacji życiowej.
Najważniejsze przepisy, które regulują wypłacanie odpraw to Kodeks Pracy Art.92 indx 1, Art. 93, Art. 75 oraz Ustawa z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników Dz. U. z 2025 r., poz. 570 (tzw. Ustawa o zwolnieniach grupowych).
Odprawa emerytalna i rentowa - kiedy należy je wypłacić?
Zgodnie z art. 92 indx 1 kodeksu pracy, odprawa przysługuje gdy umowa kończy się w związku z przejściem pracownika na emeryturę lub rentę.
Muszą być spełnione dwa warunki:
- uzyskane uprawnienia emerytalne
- zakończenie umowy o pracę.
Jeśli pracownik osiąga już wiek emerytalny ale nadal pracuje odprawa jeszcze nie przysługuje.
Wartość takiej odprawy to jednomiesięczne wynagrodzenie brutto.
Pracownik może otrzymać tę odprawę tylko raz w życiu. Ponowne zatrudnienie i ponowne przejście na emeryturę nie rodzi już takiego obowiązku.
Odprawa emerytalna lub rentowa przysługuje pracownikowi niezależnie od wielkości firmy, w której jest zatrudniony. Nie ma znaczenia czy pracodawca jest dużą Spółką, małą firmą rodzinną czy jednoosobowym przedsiębiorstwem.
Odprawa pośmiertna - komu przysługuje i ile wynosi?
Odprawa pośmiertna przysługuje w razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy. Jej wysokość zależy od stażu pracy. Dla pracownika ze stażem pracy poniżej 10 lat jest to 1-miesięczne wynagrodzenie, ze stażem pracy od 10 do 15 lat jest to 3-miesięczne wynagrodzenie, a dla pracownika ze stażem co najmniej 15 lat jest to 6-miesięczne wynagrodzenie– zgodnie z art. 93 kodeksu pracy.
W pierwszej kolejności odprawa pośmiertna przysługuje małżonkowi osoby zmarłej. Jednak jeżeli małżonkowie byli w separacji, wówczas nie otrzymuje on tego świadczenia.
Do otrzymania odprawy pośmiertnej uprawnieni są także inni członkowie rodziny, którzy spełniają warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Jedną z takich grup są dzieci zmarłej osoby, a także dzieci adoptowane oraz przyjęte na utrzymanie i wychowanie, do 16. roku życia lub jeśli się uczą to do 25. roku życia. Jednak gdy dzieci zmarłego pracownika są całkowicie niezdolne do pracy, wówczas ich wiek nie jest istotny. Kolejną grupę, której przysługuje odprawa pośmiertna, stanowią rodzice zmarłego, ale jedynie w sytuacji gdy są oni niezdolni do pracy lub ukończyli 50 lat.
Odprawa pośmiertna nie przysługuje członkom rodziny, w sytuacji gdy pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest wyższe niż kwota odprawy. Jednak gdy odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca powinien wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami - Wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 20 grudnia 2017 r. III PK 10/17.
Odprawę pośmiertną oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
Odprawa dla pracownika zatrudnionego na podstawie wyboru
Kiedy odprawa przysługuje po zakończeniu kadencji?
Odprawa dotyczy stanowisk objętych z wyboru (np. w spółdzielniach lub samorządach) – art. 75 Kodeksu pracy.
Świadczenie przysługuje tylko wtedy, gdy pracownik nie brał urlopu bezpłatnego u macierzystego pracodawcy na czas pełnienia funkcji, czyli nie ma możliwości powrotu do poprzedniej pracy. W tym przypadku należy się odprawa w wysokości 1-miesięcznego wynagrodzenia (liczona jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy).
W przypadku takich osób jak wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, czy członkowie zarządu, powiatu, województwa, pierwszeństwo ma ustawa z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych Dz. U. 2024 poz. 1135 ze zm. (Art. 40). Jeśli z upływem kadencji przysługuje im wyższa odprawa (3-miesięczna) to przepis art. 75 Kodeksu pracy nie ma zastosowania.
Odprawa nie przysługuje, jeżeli po zakończeniu kadencji osoba zostanie ponownie zatrudniona na podstawie wyboru w tym samym urzędzie w kolejnej kadencji (art. 40 ust 2 wyżej przywołanej ustawy).
Odprawa przy zwolnieniu z przyczyn niezależnych od pracownika
Ta odprawa dotyczy firm zatrudniających minimum 20 osób, gdy zwolnienie związane jest z likwidacją firmy lub stanowiska pracy.
Prawo do odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę z przyczyn nieleżących po stronie pracownika może być przyznane pracownikom zwalnianym w ramach procedury zwolnień grupowych (art. 8 ustawy), jak i osobom, z którymi rozwiązano umowę indywidualnie, jeśli wyłączną przyczyną rozwiązania stosunku pracy są okoliczności niedotyczące pracownika (art. 10 ust. 1 ustawy).
Wysokość zależy od stażu pracy u danego pracodawcy. Dla pracownika ze stażem pracy poniżej 2 lat jest to 1-miesięczna pensja, ze stażem pracy od 2 do 8 lat jest to 2-miesięczna pensja a dla pracownika ze stażem ponad 8 lat jest to 3-miesięczna pensja.
Odprawę pieniężną ustala się według zasad obowiązujących przy naliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Kwota odprawy nie może być wyższa niż 15-krotność minimalnego wynagrodzenia.
Od 1 stycznia 2026 roku do stażu pracy wlicza się m.in. okresy pracy na umowach zlecenia czy działalności gospodarczej. Niezależnie od regulacji zawartych w ustawie o zwolnieniach grupowych lub w Kodeksie Pracy pracodawcy mogą na podstawie wewnętrznych przepisów prawa pracy ustalać dla pracowników korzystniejsze warunki wypłaty odprawy. Pracodawcy małych firm zatrudniających mniej niż 20 osób również mogą ustalić zasady w wewnętrznych przepisach, zgodnie z którymi pracownicy będą uprawnieni do odpraw.
Regulacje dotyczące wyższych odpraw dla specyficznych grup zawodowych, takich jak nauczyciele, pracownicy samorządowi, żołnierze zawodowi lub górnicy są zawarte w odrębnych ustawach szczególnych (np. Karta Nauczyciela, Ustawa o pracownikach samorządowych, Ustawa górnicza czy Ustawa o obronie ojczyzny).
Co do zasady odprawy wypłacane pracownikom nie podlegają oskładkowaniu (nie pobiera się składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy ani Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) ale podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Co grozi pracodawcy za niewypłacenie odprawy?
Jeżeli pracodawca nie wypłaci odprawy pracownik może:
- wystąpić z roszczeniem do pracodawcy o wypłatę należnej kwoty,
- wnieść sprawę do Sądu Pracy (który może nakazać wypłatę odprawy wraz z odsetkami)
- zgłosić naruszenie prawa pracy do Państwowej Inspekcji Pracy (która może przeprowadzić kontrolę na podstawie skargi pracownika lub z własnej inicjatywy i nakazać wypłatę świadczenia).
Pracodawcy, którzy opóźniają wypłatę, narażają się na grzywnę. Jej wysokość wynosi od 2 000 zł do 60 000 zł. Podstawą prawną jest Art. 282 §1 Kodeksu Pracy.
Kiedy odprawa pracownicza nie przysługuje?
Odprawa nie przysługuje jeżeli:
- pracownik został zwolniony dyscyplinarnie,
- pracownik nie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę tylko np. na podstawie umowy zlecenie, umowy o dzieło bądź samozatrudnienia,
- pracownik przechodzi na rentę rodzinną.
Odprawa jest bardzo istotnym elementem ochrony pracownika przed skutkami utraty pracy stanowiąc rekompensatę za pozbawienie źródła utrzymania z przyczyn niezależnych od pracownika.
Kiedy pracodawca musi wypłacić odprawę? Najważniejsze obowiązki, koszty i ryzyka
| Rodzaj odprawy: | Kiedy powstaje obowiązek pracodawcy? | Potencjalny koszt | Ryzyko błędów |
|---|---|---|---|
| emerytalna/rentowa | Rozwiązanie umowy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę | co najmniej 1 wynagrodzenie miesięczne | Błędne ustalenie momentu przejścia na świadczenie |
| pośmiertna | Śmierć pracownika w trakcie zatrudnienia | od 1 do 6 wynagrodzeń miesięcznych | Nieprawidłowe ustalenie osób uprawnionych |
| przy zatrudnieniu na podstawie wyboru | Utrata funkcji lub upływ kadencji | 1 wynagrodzenie miesięczne | Błędne zastosowanie przepisów szczególnych |
| z przyczyn niedotyczących pracownika | Restrukturyzacja, likwidacja stanowiska, redukcja zatrudnienia | od 1 do 3 wynagrodzeń miesięcznych | Nieuznanie obowiązku przy zwolnieniu indywidualnym |
Checklista - pytania, na które powinien odpowiedzieć sobie pracodawca przed zakończeniem zatrudnienia pracownika
- Czy przyczyna rozwiązania umowy może rodzić obowiązek wypłaty odprawy?
- Czy pracownik spełnia ustawowe warunki uzyskania świadczenia?
- Jaką wysokość odprawy należy zastosować?
- Czy firma prawidłowo uwzględniła koszt w budżecie i rozliczeniach?
- Czy brak wypłaty lub błędne naliczenie może skutkować roszczeniami lub kontrolą?
Odprawy pracownicze a budżet firmy - jak przygotować się na koszty?
Odprawy pracownicze mogą stanowić istotny koszt dla pracodawcy, szczególnie podczas restrukturyzacji, redukcji zatrudnienia lub innych zmian organizacyjnych. Dlatego warto uwzględniać je w budżecie wynagrodzeń oraz analizować ich wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa.
Z perspektywy działów kadrowych i płacowych, księgowości i finansów kluczowe jest monitorowanie stażu pracy pracowników oraz planowanych zmian kadrowych, które mogą skutkować obowiązkiem wypłaty świadczeń. Pozwala to nie tylko prawidłowo rozliczyć koszty, ale również ograniczyć ryzyko sporów z pracownikami i naruszenia przepisów prawa pracy.
W przypadku odpraw emerytalnych i rentowych może również powstać obowiązek utworzenia rezerw bilansowych. Dzięki temu pracodawca może rzetelnie oszacować przyszłe zobowiązania i lepiej przygotować organizację na wydatki związane z zakończeniem zatrudnienia pracowników.
Jeżeli chcesz zweryfikować procesy kadrowo-płacowe lub ocenić wpływ świadczeń pracowniczych na koszty działalności, umów konsultację z naszymi ekspertami w zakresie kadr, płac i rachunkowości zarządczej. Skontaktuj się z nami.
Źródła:
- Zakończenie współpracy nie pozbawia odprawy - Państwowa Inspekcja Pracy
- Jakie obowiązki ma pracodawca w związku ze śmiercią pracownika? - Państwowa Inspekcja Pracy
- Wypłata odprawy emerytalnej. PIP wyjaśnia, co z zaświadczeniem z ZUS | Serwis Samorządowy PAP
- Wynagrodzenie za pracę i inne świadczenia związane z pracą - Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej - Portal Gov.pl