Legalnej definicji „utraty zaufania do pracownika” nie ma w Kodeksie pracy. Jednak z praktyki wiadomo, że często bywa to częsta przyczyna wypowiedzenia.
Czy faktycznie na tej podstawie pracodawca może zwolnić zatrudnioną osobę?
Czym jest zaufanie do pracownika?
W przepisach prawa pracy nie ma ścisłej legalnej definicji utraty zaufania do pracownika. Można traktować to pojęcie tak, jak rozumie się je w języku potocznym: pracodawca ufa, że zatrudniona osoba będzie wykonywała pracę zgodnie z zapisami umowy o pracę i zakresem obowiązków, zgodnie z oczekiwaniami, z należytą starannością i sumiennością. Zaufanie powinno pojawiać się po obu stronach i polegać na przekonaniu, że można na sobie wzajemnie polegać.
W potocznym rozumieniu, a także w słownikach języka polskiego, zaufanie określa się także jako założenie, że podawane przez kogoś informacje są prawdziwe, że ktoś posiada deklarowane umiejętności i potrafi je wykorzystać. To ważne w kontekście relacji pracodawca–pracownik. Zatrudniając nową osobę na stanowisku, przyjmuje się, że posiada ona wskazywane w CV czy podczas rozmowy rekrutacyjnej kompetencje.
W stosunkach pracowniczych budowanie zaufania jest dynamicznym procesem.
Na etapie, gdy nowy pracownik dopiero przeszedł rekrutację i zaczyna pracę, zaufanie może być ograniczone. Z czasem się to zmienia, w wyniku współpracy, wspólnych doświadczeń, pogłębiających się relacji. Taki proces nie jest czymś oczywistym. Aby współpracownicy i przełożeni zaczęli ufać pracownikowi, musi on swoją sumienną pracą potwierdzać, że ma odpowiednie kwalifikacje i wywiązuje się z obowiązków.
Czy można wypowiedzieć umowę o pracę z powodu utraty zaufania do pracownika?
Tak. Utrata zaufania do pracownika może być przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę. Są konkretne okoliczności, w których nie można wymagać od pracodawcy, by ufał pracownikowi. Mówi o tym m.in. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 stycznia 2023 roku, sygnatura akt III PSKP 83/21, według którego „utrata zaufania może wynikać z zawinionego, jak i niezawinionego naruszenia obowiązków istotnych z punktu widzenia stanowiska pracy, na którym zatrudniony jest pracownik.
Może także wynikać z każdego zachowania obiektywnie nieprawidłowego, budzącego wątpliwości co do jego rzetelności.”
Jednocześnie w tym samym wyroku pojawia się stwierdzenie, że nie każdy przypadek utraty zaufania może być uzasadnieniem dla wypowiedzenia umowy o pracę.
Według Sądu Najwyższego pracodawca może stracić zaufanie do pracownika nie tylko wtedy, kiedy nie wypełnia on swoich obowiązków ze swojej winy, ale także wtedy, gdy jego zachowanie jest obiektywnie nierzetelne, nawet gdy nie dochodzi do naruszenia obowiązków pracowniczych. Utrata zaufania może też nie wynikać z pojedynczego zdarzenia, wskazanego w wypowiedzeniu umowy o pracę, ale z ogółu okoliczności.
Każdą decyzję o wypowiedzeniu umowy o pracę z powodu utraty zaufania do pracownika należy dokładnie przemyśleć. Przesłanki powinny być obiektywne i racjonalne. Nie mogą wynikać z subiektywnych uprzedzeń pracodawcy.
Każde nadużycie zaufania musi wiązać się z takim zachowaniem, które można obiektywnie ocenić jako naganne. Nie oznacza to jednak, że konieczne jest przypisanie pracownikowi winy za konkretne zdarzenie. Wystarczy obiektywne stwierdzenie, że jego działania można określić jako naruszenie obowiązków pracowniczych.
Przy podejmowaniu decyzji o rozwiązaniu umowy trzeba też wziąć pod uwagę charakter pracy. Wobec osób na stanowiskach kierowniczych można stosować nieco ostrzejsze kryteria, z uwagi na większy zakres odpowiedzialności.
Podsumowując, przy wypowiedzeniu umowy o pracę ważna jest nie tyle sama utrata zaufania do pracownika, co jej przyczyny. Muszą być one prawdziwe, obiektywne i racjonalne. Tylko wtedy mogą być uzasadnieniem dla wypowiedzenia.
Co zrobić, gdy pracodawca straci zaufanie do pracownika?
Prawo chroni pracowników przed zwolnieniem z przyczyn subiektywnych, zależnych wyłącznie od woli pracodawcy. Jednocześnie utrata zaufania jest przyczyną, którą bardzo trudno ocenić obiektywnie. Towarzyszą jej silne emocje, często urazy i złe doświadczenia związane ze współpracą ze zwalnianą osobą. Trudno je oddzielić, zapomnieć o nich i skupić się wyłącznie na racjonalnych przesłankach.
Z tego powodu często zdarza się, że wypowiedzenie umowy o pracę z powodu utraty zaufania nie jest uzasadnione obiektywnymi okolicznościami. To może rodzić problemy, gdy pracownik zwróci się do Sądu Pracy. W toku postępowania sądowego konieczne będzie wykazanie, że okoliczności wskazane przez pracodawcę jako przyczyna utraty zaufania faktycznie wystąpiły.
Jak tego uniknąć?
Jeśli pracodawca rozstaje się z pracownikiem, a powodem jest utrata zaufania, warto w wypowiedzeniu podać także inną, obiektywną i trudną do podważenia przyczynę. W uzasadnieniu powinno się także dokładnie opisać zastrzeżenia wobec pracownika, jego zachowania, wywiązywania się z obowiązków, które spowodowały podjęcie decyzji o zwolnieniu. Z punktu widzenia ewentualnego procesu sądowego ważne jest, by okoliczności wskazywane przez pracodawcę były poparte konkretnymi zdarzeniami i faktami.
Czy pracodawca powinien informować pracownika o utracie zaufania?
Przyczyna utraty zaufania wskazana w wypowiedzeniu powinna być jasna dla pracownika – dlatego warto ją komunikować na bieżąco. Jeśli w aktach osobowych pracownika nie ma informacji o wcześniejszych zastrzeżeniach pracodawcy, a współpracownicy oceniają pracę danej osoby pozytywnie, trudno jest uzasadnić brak zaufania. Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z dnia 24 kwietnia 2019 roku, sygnatura akt II PK 346/17 wskazuje, że w takiej sytuacji powody utraty zaufania nie mogły być w oczywisty sposób znane pracownikowi.
Jak przygotować wypowiedzenie umowy o pracę z powodu utraty zaufania?
Jeśli pracodawca chce zwolnić pracownika z powodu utraty zaufania, powinien starannie się do tego przygotować. Ważne jest, by w piśmie dokładnie opisać przyczyny – to, z czego wynika brak zaufania i co leży u jego podstaw. Decyzja nigdy nie powinna być zaskoczeniem dla pracownika. Powinien on zawsze zdawać sobie sprawę z zastrzeżeń pracodawcy, a dowody na te zastrzeżenia muszą znajdować się w dokumentacji, np. w formie notatek służbowych.
Dzięki temu można uniknąć podważenia decyzji o zwolnieniu przez Sąd Pracy.
Rekomendacje dla zarządu
Z perspektywy zarządczej utraty zaufania nie powinno się traktować jako jednorazowy argument uzasadniający rozstanie, lecz jako rezultat procesu, który można wykazać i racjonalnie wyjaśnić. Przed podjęciem decyzji warto uporządkować chronologię zdarzeń, zweryfikować, czy oczekiwania i zastrzeżenia były wcześniej jasno komunikowane, a także ocenić wpływ zachowania pracownika na zespół, klientów, bezpieczeństwo informacji i ciągłość procesów. Menedżer powinien zadbać o to, by oceny, dokumentacja i komunikacja były spójne. Decyzję o zwolnieniu pracownika należy skonsultować z działem HR lub prawnikiem. Dzięki temu można zadbać o transparentność procesu i wykazać, że wypowiedzenie było przemyślaną decyzją biznesową, a nie reakcją podjętą pod wpływem emocji. To wszystko ogranicza ryzyko sporu ze zwalnianym pracownikiem.
Potrzebujesz wsparcia w uporządkowaniu procesów kadrowych w swojej firmie? Skontaktuj się z nami i zadbaj o bezpieczeństwo swoich decyzji kadrowych.