Masz dane w PDF? Zamień je w gotową tabelę Excela
PDF świetnie sprawdza się jako format do przechowywania i przesyłania dokumentów. Problem pojawia się wtedy, gdy trzeba wyciągnąć z niego dane i poddać je analizie. Wiele firm każdego miesiąca otrzymuje raporty, wyciągi bankowe, zestawienia sprzedaży czy dokumenty generowane przez różne systemy właśnie w formacie PDF.
Przepisywanie takich danych do Excela jest nie tylko czasochłonne, ale również zwiększa ryzyko błędów. Na szczęście Excel pozwala importować dane bezpośrednio z plików PDF. Warto jednak pamiętać, że sam import to dopiero początek pracy. W większości przypadków dane wymagają dodatkowego uporządkowania, aby można było je wykorzystać w raportach, analizach lub procesach automatyzacji.
Skuteczność takiego rozwiązania zależy przede wszystkim od jakości dokumentu. Im bardziej przejrzysta i powtarzalna struktura PDF, tym łatwiej przygotować proces, który będzie działał szybko i bez ręcznej ingerencji.
Jak przenieść dane z PDF do Excela krok po kroku?
Załóżmy, że co miesiąc otrzymujesz zestawienie operacji zapisane w pliku PDF. Dokument zawiera daty, opisy transakcji, numery dokumentów oraz kwoty. Na pierwszy rzut oka wygląda jak zwykły raport, ale w rzeczywistości kryje w sobie wartościowe dane, które można wykorzystać do dalszej analizy.
- Przejdź do zakładki Dane.
- Wybierz Pobierz dane → Z pliku → Z pliku PDF.
- Wskaż plik PDF zapisany na komputerze.
- Załaduj go do Power Query
- Wybierz tabelę zawierającą dane i kliknij Przekształć dane.
- W Power Query usuń zbędne nagłówki, puste wiersze oraz popraw nazwy kolumn.
- Po zakończeniu wybierz Zamknij i załaduj, aby przenieść dane do Excela.
Tak przygotowana tabela może być wykorzystana do analiz finansowych, raportowania, kontroli kosztów lub zasilania innych systemów.
Korzyści z automatycznego importu danych z PDF
Największą korzyścią nie jest samo odczytanie danych z PDF. Prawdziwa wartość pojawia się wtedy, gdy dane zostaną przygotowane w taki sposób, aby można było na nich pracować tak samo, jak na standardowej tabeli w Excelu.
Dzięki temu możliwe jest:
- wyeliminowanie ręcznego przepisywania danych,
- skrócenie czasu przygotowania raportów,
- ograniczenie liczby błędów wynikających z pracy manualnej,
- ujednolicenie procesu przetwarzania dokumentów,
- wykorzystanie danych w automatyzacjach i dashboardach.
W firmach, które regularnie pracują z dokumentami PDF, nawet kilka minut oszczędności na jednym pliku może w skali miesiąca przełożyć się na wiele godzin zaoszczędzonej pracy.
PDF jako źródło danych do analiz i raportowania
W wielu organizacjach dane już istnieją. Problem polega na tym, że są zamknięte w plikach PDF. Odpowiednio przygotowany proces pozwala zamienić je w źródło informacji gotowe do analizy bez ręcznego przepisywania i zbędnej pracy. PDF nie musi być jedynie dokumentem do odczytu. Jeśli zawiera dane zapisane w czytelnej i powtarzalnej strukturze, może stać się wartościowym źródłem informacji do dalszej analizy.
Chcesz usprawnić pracę z danymi w swojej firmie?
Power Query to tylko jeden ze sposobów na ograniczenie ręcznej pracy i przyspieszenie przygotowania danych do analiz i raportowania. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy pomóc w automatyzacji procesów oraz lepszym wykorzystaniu danych w Twojej firmie.