OCR - digitalizacja dokumentów
Digitalizacja dokumentów OCR, czyli rozpoznawanie optyczne znaków, jest to technologia, która umożliwia konwersję różnych typów dokumentów, takich jak skany papierowych dokumentów, pliki PDF czy zdjęcia, na edytowalne.
Korzyści
- Szybka i dokładna konwersja dokumentów - dzięki zdalnym dostępom do ksiąg możliwe jest błyskawiczne przekształcanie dokumentów między różnymi formatami. Pracownicy mogą łatwo konwertować pliki PDF na edytowalne dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne lub inne formaty, co przyspiesza pracę i minimalizuje ryzyko błędów.
- Oszczędność miejsca - tradycyjne księgi i dokumenty papierowe zajmują dużo przestrzeni w biurze. Zdalny dostęp pozwala na przechowywanie wszystkich danych w formie elektronicznej, co oszczędza miejsce i ułatwia organizację.
- Łatwe wyszukiwanie i odzyskiwanie danych - elektroniczne księgi można indeksować, tagować i wyszukiwać w sposób znacznie bardziej efektywny niż tradycyjne dokumenty. Pracownicy mogą szybko odnaleźć potrzebne informacje, bez przeszukiwania papierowych stosów.
- Poprawa efektywności zarządzania dokumentami - zdalne dostępy do ksiąg ułatwiają kontrolę nad dokumentacją. Zarządcy mogą monitorować, kto ma dostęp do jakich danych, śledzić historię zmian i zapewnić zgodność z przepisami.
- Zmniejszenie ryzyka utraty dokumentów - elektroniczne księgi są bezpiecznie przechowywane w chmurze lub na serwerach firmy. To minimalizuje ryzyko związane z utratą dokumentów w wyniku awarii sprzętu, pożaru lub innych nieprzewidzianych zdarzeń.
Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów to określenie używane w kontekście systemu informatycznego do zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów. Taki system działa w oparciu o mechanizmy typu workflow. W praktyce jest to narzędzie, które znajduje zastosowanie w firmach dążących do optymalizacji procesów. Dzięki niemu możliwe jest efektywniejsze zarządzanie dokumentacją, co przekłada się na obniżenie kosztów operacyjnych i zwiększenie produktywności pracowników.
Kluczowym elementem elektronicznego obiegu dokumentów jest nowoczesne oprogramowanie, które ułatwia zarządzanie dokumentami. Systemy informatyczne wykorzystują różnorodne usprawnienia, takie jak systemy OCR, które automatycznie rozpoznają tekst na dokumentach i umożliwiają automatyzację przepływu dokumentów.
W kontekście wejścia w życie Krajowego Systemu Elektronicznych Formularzy (KSeF), elektroniczny obieg dokumentów staje się jeszcze bardziej istotny. Dzięki niemu można efektywnie zarządzać formularzami, przepływem informacji i dokumentów, a także zminimalizować ryzyko błędów. To narzędzie, które wspiera nowoczesne rozwiązania i usprawnia funkcjonowanie organizacji.
Korzyści
- Zautomatyzowanie procesów zarządzania kosztami - dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów kosztowych wiele procesów może być zautomatyzowanych. System może automatycznie przypisywać koszty do odpowiednich kategorii, generować raporty i przesyłać powiadomienia.
- Poprawa efektywności zarządzania - elektroniczny obieg dokumentów pozwala na bieżąco monitorować koszty i podejmować szybkie decyzje. Zarządcy mają pełny wgląd w wydatki, co przekłada się na lepsze zarządzanie finansami firmy.
- Oszczędność czasu - procesy papierowej dokumentacji są czasochłonne. Elektroniczny obieg pozwala na szybkie przetwarzanie dokumentów, eliminując konieczność ręcznego przepisywania danych czy przekazywania ich fizycznie.
- Zmniejszenie błędów - automatyzacja procesów minimalizuje ryzyko ludzkich błędów. Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje pomyłki związane z przepisywaniem, przekładaniem czy zgubieniem dokumentów.
- Poprawa dokładności danych i bezpieczeństwo - elektroniczny obieg pozwala na precyzyjne śledzenie kosztów. Dane są zapisywane w jednym miejscu, co minimalizuje ryzyko duplikacji lub nieścisłości.
