Analiza wpływu zmian regulacyjnych oraz rozwoju technologii na wyceny usług outsourcingu księgowego w Polsce.
Wielu przedsiębiorców, stając przed wyborem biura rachunkowego, nadal uważa cenę za jedno z najważniejszych kryteriów wyboru. Chociaż aspekty takie jak zakres usług oraz opinie i rekomendacje są ważne, to ostatecznie koszt decyduje o wyborze dostawcy. Takie podejście niesie ze sobą jednak fundamentalne ryzyko w bardzo świadomym otoczeniu prawnym, gdzie błąd może kosztować firmę wielokrotnie więcej niż oszczędność na najtańszej ofercie outsourcingu.
Od zwykłego rozliczania do prawdziwej strategii - obsługa księgowa na najwyższym poziomie, czyli jaki powinien być realny koszt usług księgowych
W profesjonalnych strukturach firm świadczących usługi outsourcingu, rozumienie kosztu usług zaczyna się od podstawowego założenia: rzetelna wycena nie jest gotową formułą w excelu, lecz pochodną dogłębnej analizy unikalnych potrzeb i ryzyk klienta, z podkreśleniem RYZYK. W profesjonalnej firmie, partnerzy stawiają przede wszystkim na badanie potrzeb klienta i dopasowanie rozwiązania do jego potrzeb – co podnosi gwarancję bezpieczeństwa i efektywności. Cena usługi jest zatem adekwatna do wartości dodanej, kompetencji doradczych, a przede wszystkim, do kosztu zarządzania ryzykiem, nie rzadko prawnym i podatkowym, które biuro w pewnych aspektach przejmuje na siebie.
Postęp technologiczny i cyfryzacja firm, w tym wprowadzenie takich rozwiązań jak KSeF, wymuszają na specjalistach z księgowości, płac i kadr nie tylko obsługę operacji, ale przede wszystkim umiejętność wykorzystania technologii do generowania najwyższej możliwej wartości. Oznacza to, że wyższa wycena w renomowanym biurze odzwierciedla inwestycję w kompetencje miękkie, strategiczne doradztwo oraz zaawansowaną, bezpieczną infrastrukturę techniczną, której nie jest w stanie zastąpić automatyzacja. Wycena jest więc opłatą za wartość dodaną i zarządzanie ryzykiem, a nie jedynie za księgowanie dokumentów, jak uważa wielu klientów.
Czynniki kształtujące ceny outsourcingu księgowości w Polsce
Koszt outsourcingu księgowości jest wynikiem łączenia licznych zmiennych, które są zawsze indywidualne dla każdego przedsiębiorstwa. Ignorowanie tych czynników prowadzi do nierealistycznych oczekiwań cenowych i potencjalnie zaniżonej ceny, która w przyszłości musi zostać skorygowana o opłaty dodatkowe lub kosztowne korekty.
Ceny usług księgowych w Polsce są zróżnicowane ze względu na szereg czynników.
Rodzaj prowadzonej księgowości
Kluczowym elementem wpływającym na stawkę jest rodzaj prowadzonej księgowości. Prowadzenie pełnej księgowości (wymagane dla spółek prawa handlowego, takich jak m.in. sp. z o.o.) wiąże się ze znacznym nakładem pracy, skomplikowanym raportowaniem i koniecznością sporządzania sprawozdań finansowych na koniec roku, co czyni tę usługę automatycznie droższą od obsługi JDG działających na KPiR czy ryczałcie. Taka usługa jest z reguły znacznie tańsza, ponieważ obejmuje uproszczone formy rozliczeń.
Liczba dokumentów księgowych
Drugim, najbardziej bezpośrednim i powszechnym czynnikiem kosztowym, jest wolumen dokumentów księgowych. Każda faktura sprzedażowa i kosztowa musi zostać zaksięgowana, a większa ich liczba przekłada się na większy nakład pracy księgowego. W związku z tym, większość biur rachunkowych dopytuje o ilości dokumentów w poszczególnych segmentach działalności.
Miejsce powstawania kosztów (MPK)
Kolejnym elementem wpływającym na cenę jest liczba MPK (miejsc powstawania kosztów). W przypadku spółek posiadających wiele ośrodków generowania kosztów, księgowość wymaga bardziej szczegółowego podejścia – często jedna faktura musi zostać rozdzielona na kilka kont, tak aby zagregowane koszty w poszczególnych MPK jak najdokładniej odzwierciedlały rzeczywistość operacyjną spółki. Dodatkowo w takich organizacjach niejednokrotnie konieczne jest tworzenie kluczy rozliczeniowych dla faktur wspólnych dla kilku MPK, co wymaga zarówno wiedzy o strukturze firmy, jak i dodatkowego nakładu pracy analitycznej.
Raportowanie
Istotnym czynnikiem kosztowym jest również złożoność raportowania. Wiele firm raportuje dane finansowe w trybie ciągłym do spółek matek w ramach grup kapitałowych, zgodnie z wewnętrznie ustalonymi szablonami. Raportowanie może dotyczyć produktów, usług, projektów czy właśnie MPK, a każda z tych perspektyw wymaga odpowiednio szczegółowego prowadzenia ewidencji. W szczególności spółki giełdowe generują bardzo rozbudowane, wielopoziomowe raportowanie, które musi być przygotowane w precyzyjnie określonych terminach. Krótki czas na zamknięcie miesiąca, kwartalne wymogi raportowe oraz sztywne standardy sprawozdawcze (np. MSR) znacząco zwiększają nakład pracy zespołu księgowego. Wysoki poziom szczegółowości danych oznacza konieczność starannego przypisywania kosztów i przychodów, co naturalnie wpływa na nakład pracy zespołu księgowego i końcową cenę obsługi.
Rodzaje zawieranych umów z kontrahentami
Dodatkowym elementem wpływającym na koszt obsługi są skomplikowane lub nietypowe umowy — zwłaszcza kontrakty rozliczane w czasie, umowy długoterminowe, umowy obejmujące wiele etapów realizacji czy umowy powiązane z dotacjami (np. NCBiR). Każda taka umowa wymaga indywidualnej analizy przez biuro rachunkowe, aby właściwie ująć ją w księgach, zapewnić poprawne rozliczenie podatkowe oraz prawidłowo rozliczyć dotacje lub przychody przyszłych okresów. Tego typu dokumenty znacząco zwiększają pracochłonność i wpływają na wycenę usług.
Branża
Ostatnim, ale istotnym czynnikiem, jest specjalizacja w branży. Obsługa firm działających w sektorach wymagających specjalistycznej wiedzy prawno-podatkowej, takich jak IT, nieruchomości, e-commerce lub produkcja, często wiąże się z wyższymi kosztami. Biura muszą posiadać zaawansowaną wiedzę i doświadczenie, aby poprawnie rozliczać specyficzne operacje finansowe tych sektorów.
Modele wyceny podstawowej a faktyczny koszt prowadzenia księgowości
Standardowy cenniki usług księgowych rzadko opiera się na stałej, niezmiennej opłacie. Rynek wykorzystuje model hybrydowy, który chroni biuro przed niekontrolowanym wzrostem pracochłonności przy zachowaniu stałej miesięcznej opłaty.
W praktyce rynkowej, firmy muszą liczyć się z dodatkowymi opłatami za przekroczenie ustalonego limitu dokumentów. Rzetelna wycena musi precyzyjnie oszacować średni wolumen dokumentów i przewidzieć opłaty dodatkowe, co jest niemożliwe bez wstępnej analizy procesów klienta. Przedsiębiorcy, którzy wybierają najtańszą cenę, często są zaskoczeni wysokimi opłatami za przekroczenie limitu, co sprawia, że początkowa wycena jest myląca i w ostatecznym rozrachunku może okazać się droższa od innych ofert.
Co wpływa na cennik usług księgowych?
Na stabilność i wysokość cen usług księgowych w Polsce najsilniej wpływa niestety zmienność legislacyjna. Gwałtowne zmiany w prawie podatkowym i rachunkowym prowadzą do stałej tendencji wzrostowej cen, ponieważ koszt obsługi księgowej jest ściśle związany z kosztem compliance i koniecznością nieustannej aktualizacji wiedzy.
Polski Ład
Wprowadzenie reform podatkowych w ramach Polskiego Ładu (od 2022 roku) było zapalnikiem dla skokowego wzrostu cen na polskim rynku usług księgowych. Zmiany te wymusiły na biurach rachunkowych znaczne podniesienie stawek. Ten wzrost cen stanowił konieczne urealnienie kosztów adekwatne do zakresu nowych obowiązków i znacząco zwiększającej się pracochłonności.
Rewolucja KSeF
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest kolejnym czynnikiem, który ma istotny wpływ na funkcjonowanie i cenniki biur rachunkowych. System ten przynosi zarówno wyzwania na etapie wdrożenia, jak i długoterminowe korzyści w zakresie efektywności.
Z perspektywy cenowej, KSeF generuje początkowe koszty związane z koniecznością kompleksowej rewizji umów z klientami. Umowa o świadczenie usług księgowych musi teraz precyzyjnie definiować warunki biznesowe, klauzule dotyczące procedury i obiegu dokumentów, a przede wszystkim, szczegółowe regulacje dotyczące KSeF i podziału obowiązków stron. Musimy wskazać, kto ponosi odpowiedzialność za terminowe wystawianie, przechowywanie i dostarczanie e-faktur oraz jakie są nowe harmonogramy dostarczania dokumentów, co jest newralgiczne dla terminowości rozliczeń.
Raportowanie JPK-CIT
Dodatkowym, bardzo istotnym czynnikiem podnoszącym koszty obsługi księgowej jest również JPK_CIT. To nowe obowiązki raportowe, które w najbliższych latach mają objąć wszystkie spółki, wymagające prowadzenia pełnej księgowości. JPK_CIT wymusza na księgowych nie tylko większą szczegółowość księgowań, ale również pełną spójność danych prezentowanych w księgach rachunkowych i ewidencjach podatkowych. Format ten obejmuje m.in. ewidencję księgową, środki trwałe, wartości niematerialne, podatkową charakterystykę transakcji oraz uzgadnianie danych z rozliczeniami podatkowymi. Aby przygotować firmę do bezbłędnego raportowania, biura rachunkowe muszą dopracować procesy, ujednolicić politykę rachunkowości, przeprowadzić wewnętrzne audyty kont i przeliczenia historyczne, a często również wdrożyć dodatkowe narzędzia informatyczne. To wszystko generuje dodatkowy nakład pracy, zwiększa ryzyko błędów oraz wymaga szczegółowych konsultacji z klientem, co naturalnie przekłada się na wyższą cenę obsługi.
Compliance
Jednocześnie, koszt obsługi księgowej jest ściśle związany z kosztami zarządzania compliance. Oprócz zmian podatkowych i KSeF, profesjonalne biura rachunkowe muszą włączać w swoją wycenę koszty związane z RODO, AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy) oraz MDR (schematy podatkowe). Biuro, które świadomie i profesjonalnie zarządza tymi ryzykami, musi ponieść koszty szkoleń wszystkich pracowników (nie tylko tych projektowych ale również administracyjnych) i zaawansowanej technologii, które będzie w stanie wspierać te procesy. Ta wartość bezpieczeństwa jest wliczona w wyższą cenę i stanowi różnicę między usługą profesjonalną a tanim rozwiązaniem, które może ignorować złożone wymogi prawne.
Należy podkreślić, iż długoterminowo, KSeF ma potencjał do zwiększenia efektywności biur rachunkowych.
System umożliwia biurom automatyczne pobieranie faktur kosztowych bezpośrednio z systemu, co eliminuje konieczność fizycznego dostarczania dokumentów przez klientów. Ma to zredukować problemy związane z niekompletnym dostarczaniem dokumentów, co w konsekwencji zwiększy spójność i terminowość pracy księgowej. W perspektywie długoterminowej, to usprawnienie może przyczynić się do stabilizacji kosztów operacyjnych per dokument.
Pamiętajmy jednak o tym, iż stabilizacja tego rozwiązania chwilę potrwa. Warto również mieć na uwadze, że samo zaksięgowanie dokumentu nie kończy pracy księgowych.
Badanie potrzeb klienta, czyli oferta szyta na miarę. Model najlepszych praktyk przy wycenie usług księgowych
Standardem profesjonalnych i renomowanych firm outsourcingowych jest odejście od "cennika" na rzecz spersonalizowanej oferty. Indywidualizacja wyceny opiera się na minimalizacji ryzyka zarówno dla biura, jak i dla klienta. Kluczowym elementem tego procesu jest dogłębne zbadanie potrzeb klienta.
Zanim biuro rachunkowe poda cenę usługi księgowości
Zanim profesjonalne biuro rachunkowe, przejmie odpowiedzialność za księgi rachunkowe klienta, konieczne jest przeprowadzenie szczegółowej analizy potrzeb klienta. Analiza ta służy do oceny wszystkich interakcji, procesów oraz stanu dotychczasowej dokumentacji (czasami już na poziomie ofertowania wiadomo, iż poprzednie biuro rachunkowe nie składało SF lub składało niepełne, a co za tym idzie błędne SF, które należy skorygować). Jest to bardzo ważny jeżeli nie najważniejszy etap ofertowania, który pozwala dostawcy usług księgowych poznać ewentualne problemy historyczne i przygotować się do ich rozwiązania, co jest warunkiem płynnego przejęcia księgowości i budowania zaufania.
Klienci często nie są świadomi wcześniejszych błędów (w co wlicza się również zmiany wcześniejszych interpretacji) i konieczności ich korekt, które niestety mogą generować niebagatelne koszty. Zdarzają się sytuacje w których biuro rachunkowe musi księgować od nowa kilka lat wstecz by wyprowadzić księgi rachunkowe na prostą. W efekcie klient ponosił „ponownie” koszt prowadzenia ksiąg rachunkowych za dany okres. Dlatego tak ważna jest wzajemna szczerość podczas procesu ofertowania, chodzi o to by dostawca był w posiadaniu potrzebnych faktów do stworzenia rzetelnej i realnej wyceny, tak by ani klient ani biuro nie byli zszokowani późniejszymi kosztami lub ilością pracy przy przejęciu.
Cena przedstawiona po dogłębnym zbadaniu potrzeb klienta jest szczegółowo kalkulowana, ponieważ biuro z góry wie, jaki jest rzeczywisty zakres pracy i jakie ryzyka historyczne przejmuje. Jeśli badanie potrzeb i sytuacji faktycznej klienta wykaże konieczność korekt historycznych lub skomplikowanego uporządkowania danych, biuro może doliczyć dodatkową opłatę za prace wstępne, będzie to jednak koszt jednorazowy. Oznacza to, że niska jakość prowadzenia ksiąg w przeszłości ma bezpośrednie przełożenie na wyższą cenę przejęcia usług.
Wartość dodana do ceny, czyli outsourcing na poziomie doradczym
Najwyższe stawki na rynku księgowym odzwierciedlają usługi, które znacząco wykraczają poza obowiązki czysto ewidencyjne. Jest to tzw. outsourcing strategiczny lub multidyscyplinarny (zintegrowany).
Duże firmy outsourcingowe, takie jak PKF Polska, oferują klientom kompleksowe wsparcie, w którym prowadzenie ksiąg rachunkowych stanowi jedynie punkt wyjścia dla szerszego pakietu usług. W skład rozszerzonego pakietu usług wchodzą często obsługa kadrowo-płacowa, doradztwo podatkowe, doradztwo prawne, usługi konsultingowe, czy też cybersecurity.
Kompleksowe wsparcie dla bezpieczeństwa biznesu
Wycena takiej usługi nie jest już kalkulowana wyłącznie na podstawie liczby faktur, ale na podstawie godzin pracy wysokiej klasy, multidyscyplinarnego zespołu specjalistów, kontrolerów, audytorów i doradców. Biura na tym poziomie przechodzą od rejestracji zdarzeń gospodarczych do wsparcia w zarządzaniu finansami przedsiębiorstwa, pomagając w optymalizacji procesów i minimalizacji ryzyk.
Wysoka cena jest także wskaźnikiem posiadanych kwalifikacji. Księgowanie wymaga specjalistycznej wiedzy prawniczej z różnych obszarów prawa (w tym kodeks spółek handlowych, ustawa o rachunkowości, ustawy podatkowe). Chociaż same biura rachunkowe standardowo nie mają uprawnień do udzielania doradztwa podatkowego, posiadanie w strukturze Grupy doradców podatkowych (lub ścisła z nimi współpraca) jest kluczowym atutem, który wraz ze wzrostem ceny podnosi bezpieczeństwo klienta. Klienci płacą za dostęp do połączonego, strategicznego wsparcia, w tym obsługę kontroli podatkowych, finansowych, sporządzanie raportów zarządczych czy też raportów na potrzeby centrali w językach obcych, możemy tutaj jeszcze dodać monitoring należności.
Wycena odzwierciedla również poziom bezpieczeństwa i odpowiedzialności, jaką biuro przejmuje na siebie. Renomowane biura z wykwalifikowanymi specjalistami, których doświadczenie jest kluczowe dla dokładności i skuteczności, nigdy nie będą najtańsze.
Polisa Odpowiedzialności Cywilnej (OC) jest obligatoryjnym wymogiem do prowadzenia biura rachunkowego i stanowi niezwykle ważny element bezpieczeństwa. W przypadku popełnienia błędu lub zmian w interpretacjach wydawanych przez organ skarbowy, wszelkie określone następstwa tych błędów tj. kary i odsetki, są pokrywane z polisy. Wycena profesjonalnego biura uwzględnia koszt tej odpowiedzialności i minimalizację ryzyka, gwarantując klientowi, że jego bezpieczeństwo finansowe jest priorytetem. Cena jest zatem bezpośrednim wskaźnikiem poziomu bezpieczeństwa prawnego i podatkowego.
Ryzyko decyzji opartej wyłącznie na cenie, czyli pułapki rynku
Chociaż przedsiębiorcy często kierują się najniższą ceną, jest to jedna z największych pułapek w wyborze usług, ponieważ wybór najtańszego rozwiązania może oznaczać akceptację wysokiego ryzyka.
Przede wszystkim, polskie prawo wymaga od osób prowadzących biuro rachunkowe jedynie spełnienia prostych warunków formalnych, takich jak rejestracja działalności i wykupienie polisy OC. Nie wymaga się od nich posiadania certyfikowanych kwalifikacji czy tytułu księgowego. Są to niskie formalne bariery wejścia na rynek, które stwarzają ryzyko trafienia na biura z niskimi kompetencjami i bez koniecznych kwalifikacji.
Najniższa cena często wiąże się z ograniczonym zakresem usług. Może to oznaczać brak doświadczenia personelu, rzadszą komunikację, brak usług dodatkowych, takich jak reprezentacja przed urzędami, czy też korzystanie z nieprofesjonalnego lub nieaktualnego oprogramowania. Biura, które minimalizują koszty, mogą nie być w stanie sprostać nowym wymogom obiegu dokumentów, takim jak KSeF, co wkrótce stanie się problemem klienta.
Najważniejszym ryzykiem jest ryzyko błędu. W erze, w której regulacje są niestabilne, a przepisy podatkowe skomplikowane, ryzyko popełnienia błędu jest ogromne. Konsekwencje błędów księgowych (kary, odsetki, konieczność korekt) mogą wielokrotnie przewyższyć oszczędności zgromadzone na najtańszej usłudze.
Przedsiębiorcy, którzy decydują się traktować księgowość jako koszt do zminimalizowania, a nie inwestycję w bezpieczeństwo, narażają się po prostu na poważne problemy prawne i finansowe.
Księgowość w outsourcingu - rekomendacje
Outsourcing księgowości w Polsce to koszt zmienny, zależny od wielu czynników: skali działalności, stopnia skomplikowania procesów prawno-podatkowych, specyfiki branży, poziomu szczegółowości raportowania oraz ciągłych zmian legislacyjnych. W praktyce oznacza to, że cennik usług księgowych nie jest zbiorem sztywnych stawek — powstaje dopiero po indywidualnej analizie sytuacji, potrzeb i ryzyk konkretnego przedsiębiorstwa.
Analiza rynku wskazuje, że firmy świadomie wybierające partnera księgowego traktują cenę nie jako koszt, lecz jako wskaźnik poziomu bezpieczeństwa i jakości usługi. Dlatego kluczowe nie jest pytanie: „Ile to kosztuje?", lecz „Jaki byłby koszt potencjalnego błędu wynikającego z niewłaściwej obsługi?".
Jakie rekomendacje z tego płyną
1. Skupienie na analizie, a nie na cenniku.
Przedsiębiorca powinien odejść od szukania standardowego „cennika” i zamiast tego dokładnie zdefiniować własne potrzeby (zakres operacji, branża, wymogi kadrowo-płacowe), tylko wtedy może liczyć na adekwatną wycenę usług.
2. Pełna transparentność wobec dostawcy.
Szczerość już na etapie ofertowania pozwala księgowym rzetelnie ocenić ryzyka, zidentyfikować obszary wymagające uwagi oraz przygotować harmonogram przejęcia księgowości - zgodny z rzeczywistością. Dzięki temu wycena jest dokładniejsza, a klient zyskuje ochronę przed błędami i odpowiedzialnością podatkowo-prawną.
3. Ocena doświadczenia i kompetencji zespołu księgowego.
Biuro rachunkowe trzeba oceniać na podstawie jego doświadczenia, kwalifikacji personelu oraz zakresu usług komplementarnych (takich jak: doradztwo podatkowe, doradztwo prawne czy też dostępność do działu kontrolingu). W erze partnerstwa technologicznego, cena obejmuje nie tylko księgowanie, ale także technologie, zarządzanie compliance oraz dostęp do wiedzy eksperckiej. Jest to inwestycja w stabilność i bezpieczny rozwój biznesu w dynamicznym polskim otoczeniu regulacyjnym.
Rozważasz outsourcing księgowości i zależy Ci na transparentnym modelu rozliczeń?
Zapraszamy do kontaktu, Nasi specjaliści odpowiedzą na pytania i przedstawią warianty współpracy dopasowane do specyfiki Twojego biznesu.