Planowanie grafiku pracy w handlu zgodnie z Kodeksem pracy

Planowanie czasu pracy w placówkach handlowych – jakie błędy w grafiku narażają pracodawcę?

Biorąc pod uwagę długie godziny otwarcia placówek handlowych i ograniczone możliwości kadrowe, nietrudno o błędy w planowaniu grafików pracowników, które mogą skutkować zarówno roszczeniami pracowników jak i karami w razie kontroli. 

Planowanie grafiku zgodnie z Kodeksem pracy – najważniejsze zasady

Ustalając grafik pracy, pracodawcy muszą przestrzegać zasad dotyczących czasu pracy, a przede wszystkim mieć na uwadze te, dotyczące:

• maksymalnego dobowego i tygodniowego wymiaru czasu pracy;
• zapewnienia co najmniej 11-godzinnego odpoczynku dobowego oraz 35- godzinnego odpoczynku tygodniowego;
• prawa pracowników do ustawowych przerw w pracy;
• limitów pracy w godzinach nadliczbowych;
• ryzyka naruszenia doby pracowniczej.

Równoważny system czasu pracy w handlu – jak planować dłuższe zmiany zgodnie z prawem

Zgodnie z §1 Art. 129 Kodeksu pracy, „Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem art. 135-138, 143 i 144.”    

Jednym z podstawowych rozwiązań umożliwiających większą elastyczność organizacyjną jest system równoważnego czasu pracy, o którym mowa w art. 135 k.p. W systemie tym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy – co do zasady do 12 godzin – przy jednoczesnym obowiązku zrównoważenia tego wydłużenia krótszym wymiarem czasu pracy w innych dniach albo dniami wolnymi od pracy, w obrębie okresu rozliczeniowego.         

Z uwagi na możliwość wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin (przy niezmienionym wymiarze czasu pracy w okresie rozliczeniowym trwającym 1 do 3 miesięcy), system równoważnego czasu pracy stał się użytecznym narzędziem do planowania rozkładu czasu pracy pracowników w handlu. Narzędzie to pozwala pracodawcom nie tylko efektywnie i zgodnie z prawem zarządzać czasem pracy, ale niesie za sobą szereg korzyści.

Korzyści równoważonego czasu pracy dla pracownika:

• Przewidywalny, zrównoważony grafik.
• Więcej dni wolnych w okresie rozliczeniowym przy niezmienionej liczbie godzin do przepracowania - wydłużony czas pracy jednego dnia jest równoważony czasem wolnym w innym dniu.
• Możliwości organizowania życia prywatnego i zadbania o work-life balance dzięki zaplanowanemu wcześniej grafikowi czasu pracy.
• Brak konieczności pracy w godzinach nadliczbowych.
• Jasne reguły dotyczące  godzin pracy i odpoczynku.

Korzyści równoważonego czasu pracy dla pracodawcy:

• Możliwość dopasowania grafików do godzin otwarcia sklepów oraz elastyczność w okresach wzmożonego ruchu.
• Redukcja nadgodzin i kosztów związanych z ich wypłatą, ponieważ wyższy wymiar dobowy równoważony jest czasem wolnym w innym dniu.
• Planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, a co za tym idzie ograniczenie ryzyka sankcji związanych z ich nieprzestrzeganiem.
• Możliwość efektywnego wykorzystania zasobów kadrowych.
• Mniejsza rotacja na stanowiskach pracy.

Równoważny czas pracy a ryzyko naruszeń – o czym musi pamiętać pracodawca?

Pracodawcy, którzy decydują się na wprowadzenie systemu równoważnego czasu pracy wciąż zobowiązani są do przestrzegania pozostałych zasad dotyczących czasu pracy wynikających z Kodeksu.  

Niezależnie od systemu czasu pracy, pracodawca bezwzględnie ma obowiązek zapewnić pracownikowi prawo do odpoczynku dobowego i tygodniowego jak i przerw w pracy. 

Należy również zwrócić uwagę na obowiązujące w Kodeksie pracy pojęcie doby pracowniczej. Zgodnie z Art. 128 § 3 pkt 1 przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. 

Naruszenie doby pracowniczej – przykład błędu w planowaniu grafiku

Zaplanowanie pracy od godz. 10:00 w pierwszej dobie i od godz. 9:00 w kolejnej dobie prowadzi do naruszenia tejże doby. Doba rozpoczęta o godz. 10:00 pierwszego dnia trwa do godz. 10:00 następnego dnia. W związku z tym rozpoczęcie pracy o godz. 9:00 drugiego dnia pracy spowoduje rozpoczęcie pracy drugi raz w tej samej dobie.

Co więcej, takie postępowanie może także skutkować przekroczeniem 12 godzin pracy w dobie pracowniczej czy też powstaniem prawa do nadgodzin pracownika.

Ruchomy czas pracy – czy można rozpocząć pracę dwa razy w tej samej dobie?

Co zrobić, gdy w związku z potrzebą efektywnego zarządzania organizacją pracy, na przykład ze względu na sztywne godziny otwarcia sklepów konieczne jest rozpoczęcie pracy ponownie w tej samej dobie?

Rozwiązaniem dopuszczalnym przez Kodeks pracy (Art. 1401 KP) jest wprowadzenie ruchomego czasu pracy w zakładzie. Pozwala on na przewidywanie różnych godzin rozpoczęcia pracy, a ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie będzie stanowiło pracy w godzinach nadliczbowych (o ile wynika to z obowiązującego rozkładu czasu pracy). 

Zastosowanie ruchomego czas pracy pozawala pracodawcom efektywniej zarządzać czasem pracy pracowników, w zgodnie z przepisami prawa. Należy jednak pamiętać, że  wykonywanie pracy zgodnie z rozkładem pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku.

Kary za naruszenie przepisów o czasie pracy – co grozi pracodawcy

Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 5 k.p., naruszenie przez pracodawcę lub osobę działającą w jego imieniu regulacji dotyczących czasu pracy zagrożone jest karą grzywny w wysokości od 1000 do 30.000 zł!