Czasami mam wrażenie (bywa, że sama się na tym łapię), że przedsiębiorcy żyją tu i teraz. Ciągle pojawiają się sprawy, które trzeba rozwiązać natychmiast, telefony do wykonania od razu, opłaty, które nie mogą czekać. Tymczasem, jak mawiał amerykański wydawca Henry Luce: „Biznes wymaga ciągłego spojrzenia w przyszłość; to nieustanna gra prognoz i kalkulacji”. Nic dodać, nic ująć. W moich artykułach z serii „Zakochaj się w rachunkowości zarządczej” zajmuję się właśnie tematem prognozowania i kalkulacji przyszłości na podstawie znaków, które daje nam nasza firma i otoczenie. Dzisiaj więcej będzie o BUDŻETOWANIU. Możliwe, że wymaga sporo pracy, ale zwrot z tej inwestycji w aspekcie budowania strategii i planowania rozwoju jest ogromny. W niniejszym artykule przedstawiam sposoby, wyzwania związane z budżetowaniem oraz powody, dla których warto je wdrożyć.
Rola budżetowania w rozwoju firmy
Budżetowanie to jeden z filarów nie tylko skutecznej rachunkowości zarządczej, ale też wspierających planowanie rozwoju firmy i osiąganie określonych w strategii jej celów.. Proces ten obejmuje projektowanie, tworzenie i zatwierdzanie budżetu oraz jego kontrolę na kolejnych etapach - czyli egzekwowanie planu lub jego korygowanie jeśli zachodzi potrzeba. Dobrze zaprojektowany budżet uwzględnia plany rozwoju firmy i wskazuje sposoby działania i wykorzystywania dostępnych zasobów.
Budżet odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu firmą, pełniąc różnorodne funkcje:
Różne strategie budżetowania
Budżetowanie to proces, który nie ma jednego, uniwersalnego rozwiązania. Kiedy otrzymuję pytanie, jaką strategię wybrać, odpowiadam standardowo: „to zależy”. Żeby wybrać, należy najpierw poznać specyfikę, potrzeby a nawet możliwości firmy. Dopiero wtedy można dopasować strategię, która oferuje korzyści i stanowi najmniejsze wyzwanie lub większe, jeśli odpowiednio większe są też korzyści.
Strategie budżetowania podzieliłam poniżej w zależności od trzech kryteriów:
Metody podejścia do budżetowania Realizatora opracowania budżetu Elastyczności budżetu.
Co więc wybrać?
Bez względu na wybrane podejście, kluczowe jest zrozumienie, że budżet to narzędzie, które trzeba jeszcze wdrożyć i wykorzystać w odpowiedni sposób. Z doświadczenia wiem, że połączone budżetowanie partycypacyjne i elastyczne pozwalają uzyskać dwie główne korzyści: zaangażowanie pracowników i adaptację do zmieniających się warunków, co może przynieść lepsze wyniki. Jednak kluczem jest budżetowanie zorientowane na konkretne działania. Pozwala to na dokładne planowanie i monitorowanie celów strategicznych oraz operacyjnych firmy.
Jakie są największe korzyści z przyjęcia strategii budżetowania zadaniowego?
Budżetowanie zadaniowe to zaawansowana forma planowania strategicznego, która opiera się na szczegółowym zaplanowaniu konkretnych zadań. Dzięki temu jest efektywne dla zarządzania, ale również dla dokładniejszego śledzenia efektywności działań organizacyjnych. Daje nam ogólny pogląd tego, jak poszczególne działania wpływają na funkcjonowanie i rozwój całej firmy. Proces ten umożliwia ocenę potrzebnych zasobów, przygotowanie wewnętrznych procesów i systemów, a także identyfikację potencjalnych ryzyk.
Kluczową składową budżetowania zadaniowego jest budżetowanie oddolne, ponieważ łączy cele finansowe z celami zarządczymi. Pracownicy biorący udział w projektowaniu budżetu czują się odpowiedzialni za podjęte przez siebie decyzje i chętniej biorą udział w realizacji zadań.
W tym miejscu, jako wielbicielka procesów, dodam, że cały projekt powinien być odpowiednio zmapowany z systemem kontrolingu, ewidencji księgowej oraz rachunkowości zarządczej. Często wymaga to opracowania lub stworzenia procesów wewnętrznych, polityki rachunkowości, planu kont czy różnych systemów, takich jak systemy finansowo-księgowe, magazynowe, CRM, kadrowo-płacowe i RCP, co jest niezbędne do zapewnienia spójności i efektywności operacyjnej.
Wszędzie te KPI… Czyli o finansowych i niefinansowych wskaźnikach efektywności
Aby proces był skuteczny, powinien być mierzalny. Do tego służą właśnie korporacyjne „kejpiaje”. Czy rzeczywiście korporacyjne? Według mnie tylko z nazwy, bo skuteczne i przydatne są w każdym przedsiębiorstwie, bo bez informacji zwrotnej nie ma poprawy. Dlatego także w procesie budżetowania warto uwzględniać zarówno finansowe, jak i niefinansowe KPI. Niefinansowe wskaźniki, takie jak satysfakcja klienta, jakość produktu, efektywność procesów czy zaangażowanie pracowników, są równie istotne, ponieważ skupiają się na długoterminowej wartości firmy.
Przykład? Najbardziej oczywisty, czyli dział sprzedaży. Odpowiada on za generowanie określonego poziomu przychodów (KPI finansowe), które ostatecznie znajdą odzwierciedlenie w rocznym rachunku zysków. Ale na wynik ten mogą wpływać również inne czynniki (czyli KPI niefinansowe), jak zasoby przeznaczone na opracowanie nowych produktów czy usług, satysfakcja klientów, zaangażowanie pracowników i wiele innych.
Przygotowanie do procesu budżetowania
Odpowiednie przygotowanie do budżetowania jest kluczowe. Prace nad budżetem powinny rozpocząć się z wyprzedzeniem, aby unikać pośpiechu i pominięcia kluczowych etapów. Optymalnym momentem na rozpoczęcie prac nad budżetem jest okres przed wakacjami, co pozwala na zgromadzenie wstępnych danych z organizacji i jej otoczenia.
Chcesz sukcesu? … To go zaplanuj
Budżetowanie to więcej niż narzędzie kontrolne; umożliwia efektywne zarządzanie zasobami i osiąganie długoterminowych celów. Włączenie KPI finansowych i niefinansowych dostarcza kompleksowy obraz efektywności organizacji, pozwalając na lepsze dostosowanie strategii do zmieniających się realiów rynkowych. Umiejętne budżetowanie staje się koniecznością, pozwalającą organizacjom nie tylko przetrwać, ale i rozwijać się, wyprzedzając konkurencję.
W kolejnym artykule z cyklu "Zakochaj się w rachunkowości zarządczej" przedstawię etapy budżetowania oraz kluczowe elementy przy przygotowywaniu systemu kontrolingowego powiązanego z budżetem.
Potrzebujesz eksperckiego wsparcia w procesie budżetowania? Skontaktuj się z nami!
