Czym jest faktura ustrukturyzowana w KSeF? Czym wyróżnia się e-faktura i jak przebiega jej wystawienie w Krajowym Systemie e-Faktur 2.0 oraz obieg dokumentu VAT między wystawcą a nabywcą?

Czym jest i jak działa w praktyce Krajowy System e-Faktur i dlaczego e-faktura stanie się standardem?

KSeF to ogólnopolska platforma teleinformatyczna, która wprowadza jednolity standard dokumentowania transakcji. E-faktura stanie się standardem ze względu na ustawowy obowiązek jej stosowania, który wchodzi w życie:

• 1 lutego 2026 roku – dla dużych przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych podatników (z pewnymi wyjątkami, dla których obowiązek wejdzie 1 stycznia 2027 roku).

Warto podkreślić, że obowiązek odbierania faktur przez KSeF dotyczy wszystkich podatników już od 1 lutego 2026 r., niezależnie od tego, kiedy sami zaczną wystawiać faktury sprzedaży w systemie KSeF.

Co zawiera faktura ustrukturyzowana i czym różni się od tradycyjnej faktury w PDF?

W przeciwieństwie do faktury w formacie PDF, która jest jedynie elektronicznym obrazem dokumentu, faktura ustrukturyzowana to zestaw surowych danych w pliku XML. Jej „szkielet” składa się z kilku sekcji. Należą do nich m.in.:

• Nagłówek: 
  metryczka techniczna pliku.
• Podmiot1 i Podmiot2: 
  dane sprzedawcy i nabywcy.
• Fa: 
  tzw. serce faktury, zawierające szczegóły transakcji, kwoty i stawki podatku.
• Zalacznik: 
  nowa, fakultatywna sekcja w schemie FA(3), umożliwiająca przesyłanie złożonych danych (np. taryf mediów), dostępna po zgłoszeniu do organu podatkowego przez platformę e-Urząd Skarbowy.

System KSeF nie przyjmuje załączników w formie oddzielnych plików PDF czy JPG; wszystkie dane muszą być zawarte wewnątrz struktury XML.

Wystawienie faktury w KSeF – jak podatnik i przedsiębiorca mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane?

Faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane manualnie w narzędziach takich jak Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja mobilna KSeF lub e-mikrofirma lub w sposób bardziej zautomatyzowany w systemie sprzedaży zintegrowanym z KSeF poprzez API KSeF 2.0.

Proces wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest wieloetapowy i niezależny od rodzaju używanego oprogramowania:

1. Weryfikacja uprawnień
   Sprzedawca musi posiadać prawo do wystawiania faktur w imieniu podatnika (właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej posiada takie uprawnienia automatycznie, w przypadku spółek uprawnienia te muszą zostać odpowiednio nadane).
2. Uwierzytelnienie
   Logowanie do KSeF za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego, pieczęci elektronicznej lub logowanie z poziomu systemu sprzedaży za pomocą certyfikatu KSeF lub tokena.
3. Wypełnienie danych
   Wprowadzenie danych zgodnie ze schemą (np. pole P_1 to data wystawienia, P_2 to numer faktury).
4. Wysyłka (Sesja)
   Można korzystać z sesji interaktywnej (pojedyncze faktury) lub wsadowej (paczki faktur w pliku ZIP).
5. Walidacja
   System sprawdza zgodność pliku ze wzorem i uprawnienia wystawcy. Jeśli plik jest błędny semantycznie, zostanie odrzucony (status inny niż 200).
6. Nadanie numeru KSeF
   Pozytywna weryfikacja kończy się nadaniem unikalnego numeru i możliwością pobrania UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru).

Otrzymanie faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur - jak działa proces?

W momencie nadania numeru KSeF, wystawiona w systemie KSeF faktura ustrukturyzowana zostaje uznana za doręczoną nabywcy, o ile wskazano jego NIP. W systemie obligatoryjnym nie jest już wymagana akceptacja odbiorcy na otrzymanie e-faktury. 

Jeśli nabywca jest podmiotem zagranicznym lub konsumentem (B2C) niemającym dostępu do systemu KSeF, sprzedawca, pomimo wystawienia faktury w KSeF (w przypadku B2C jest to opcjonalne), musi przekazać ją nabywcy w inny sposób - uzgodniony z kontrahentem (np. PDF z kodem QR).

Data wystawienia a data otrzymania faktury w KSeF – na co musi uważać podatnik i nabywca?

To jeden z najbardziej krytycznych aspektów systemu, dzielący się na dwa „światy”:

• Tryb ONLINE (Standard): 
  Datą wystawienia faktury jest data jej przesłania do KSeF, pod warunkiem, że data wpisana przez podatnika w polu P_1 jest z nią tożsama.
• Tryb OFFLINE (np. offline24, awaria): 
  Datą wystawienia jest data wskazana przez podatnika w polu P_1, nawet jeśli techniczne przesłanie pliku nastąpi później (np. następnego dnia roboczego).

Ważne dla nabywcy: Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej w trybie online jest zawsze dzień przydzielenia jej numeru KSeF. W trybie awaryjnym datą otrzymania może być data faktycznego dostarczenia dokumentu, o ile jest wcześniejsza niż nadanie numeru KSeF.

Uwaga! System odrzuci plik XML, jeśli data w polu P_1 będzie datą z przyszłości względem momentu wysyłki.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna a e-faktura – różnice istotne dla finansów firmy

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna i e-faktura nie są synonimami. 

E-faktura, czyli tradycyjna faktura elektroniczna (np. PDF) nie ma nadawanego numeru KSeF i nie musi posiadać sztywnej struktury. 

Faktura ustrukturyzowana w KSeF zapewnia firmie zgodność z przepisami i automatyczną archiwizację przez 10 lat. 

Korzystanie z systemu KSeF do wystawiania faktur oznacza również koniec z duplikatami faktur, ponieważ wystawione przez system faktury są cały czas dostępne dla nabywcy w oryginale.

Jak korzystać z KSeF? Aplikacja Podatnika KSeF, integracja systemów i elektroniczny obieg dokumentów

Podatnicy mogą korzystać z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF, dostępnej również w wersji mobilnej na telefon. Pozwala ona na zarządzanie uprawnieniami, generowanie tokenów i certyfikatów KSeF, jak również wystawianie, odbiór i podgląd faktur. 

Większe podmioty powinny zintegrować swoje systemy ERP z API KSeF 2.0, co umożliwi płynną automatyzację wysyłki i odbioru faktur z systemu. System KSeF warto zintegrować ze stosowanym w firmie elektronicznym systemem obiegu dokumentów, co usprawni procesy wewnętrzne w firmie związane z gromadzeniem, akceptacją, przesyłaniem dokumentów sprzedaży i zakupów.

Wystawić fakturę ustrukturyzowaną czy tradycyjną? VAT, wymogi formalne i obowiązek korzystania z KSeF

Od momentu wejścia obowiązku dla wszystkich podatników (1 stycznia 2027 roku), e-faktura będzie jedyną dopuszczalną formą w relacjach B2B. 

Od tej pory tradycyjne dokumenty pozostaną jedynie dla:

• Faktur dla konsumentów (B2C) – tu KSeF jest dobrowolny
• Procedur szczególnych (np. OSS, IOSS),
• Biletów pełniących rolę faktury.

Dokumenty takie jak faktury pro-forma, noty obciążeniowe czy dowody wewnętrzne nie są obsługiwane przez KSeF i nadal krążą poza systemem.

Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF i jak wygląda jej obieg w systemie?

W KSeF przestają istnieć noty korygujące oraz możliwość anulowania faktury. Każdy błąd (nawet błędny NIP nabywcy) wymaga wystawienia faktury korygującej. 

Zasady wystawiania faktur korygujących w KSeF:

• W korekcie obowiązkowo podaje się numer KSeF faktury korygowanej (jeśli faktura pierwotna została wystawiona w KSeF).
• Wartości netto, VAT i brutto w podsumowaniu korekty wypełnia się jako różnicę względem faktury pierwotnej.
• Faktura korygująca przechodzi identyczną drogę walidacji jak pierwotna i jest udostępniana nabywcy w czasie rzeczywistym po nadaniu jej numeru KSeF.

Faktura wystawiona w KSeF – co musi wiedzieć każdy podmiot przed pełnym wdrożeniem KSeF 2.0?

Przedsiębiorcy powinni przeprowadzić audyt procesów wewnętrznych i wybrać odpowiednie narzędzia. 

Dla skutecznego wdrożenia ważne jest zrozumienie, że KSeF weryfikuje tylko strukturę pliku, a nie poprawność merytoryczną czy rachunkową. Błędnie wyliczona kwota na fakturze, która przejdzie walidację XML, wejdzie do obiegu prawnego i będzie wymagała formalnej korekty. Należy również pamiętać o przepisach przejściowych: jeśli czynność miała miejsce w styczniu 2026 r., ale faktura zostanie wystawiona 1 lutego lub później, musi trafić do KSeF. 

Przedsiębiorcy odbierający faktury zakupu z systemu KSeF muszą sobie zdawać sprawę z tego, że w systemie mogą się znaleźć faktury wystawione na ich firmę przez pomyłkę lub w wyniku oszustwa. Należy więc przewidzieć procedurę weryfikacji merytorycznej i akceptacji faktur zakupu tak, aby nie paść łupem oszustów.

Warto również wprowadzić procedury postępowania na wypadek awarii i niedostępności systemu KSeF, ponieważ jak każdy inny system informatyczny, system KSeF będzie czasowo niedostępny i będzie ulegał awariom, co ze względu na jego obligatoryjny charakter może oznaczać paraliż kluczowych procesów u sprzedawcy w przypadku braku przygotowania się na takie sytuacje.