KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna platforma teleinformatyczna wprowadzona przez Ministerstwo Finansów, której celem jest ustandaryzowanie, usprawnienie i uszczelnienie obiegu faktur w Polsce. System e-faktur stanowi jeden z kluczowych elementów cyfryzacji rozliczeń podatkowych oraz kontroli podatku VAT.
Czym jest KSeF i jak działa Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który pełni rolę administratora danych.
System służy przede wszystkim do wystawiania, otrzymywania, przechowywania oraz przeglądania faktur ustrukturyzowanych, nazywanych e-fakturami. Każdemu dokumentowi przesłanemu do systemu KSeF przydzielany jest automatycznie unikatowy numer identyfikujący, tzw. numer KSeF.
System opiera się na modelu poświadczeń, co oznacza, że dostęp do dokumentów i możliwość ich wystawiania wymagają uprzedniego uwierzytelnienia oraz posiadania odpowiednich uprawnień. KSeF zapewnia bezpieczeństwo i nienaruszalność danych, gwarantując, że treść faktury w nim zawartej nie ulegnie zmianie.
Obowiązkowy KSeF od 1 lutego 2026 – co to oznacza dla przedsiębiorcy i podatnika?
Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF nastąpi etapami, zaczynając od 1 lutego 2026 roku dla największych przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku. Pozostali podatnicy zostaną objęci tym obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 roku.
Należy jednak podkreślić, że obowiązek otrzymywania faktur za pośrednictwem KSeF będzie dotyczył wszystkich podatników już od 1 lutego 2026 roku. Forma prawna prowadzonej działalności nie ma znaczenia – system obejmie zarówno spółki, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze.
Do końca 2026 roku przewidziano pewne ułatwienia dla mniejszych podmiotów, które będą mogły wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne, o ile ich miesięczna sprzedaż nie przekroczy 10 000 zł brutto.
E-faktura w KSeF: jakie są zasady wystawienia faktury i obiegu dokumentów w systemie
Faktura ustrukturyzowana ma formę elektroniczną i jest zapisana w formacie XML zgodnie z określonym wzorem (schemą).
Proces rozpoczyna się w systemie finansowo-księgowym przedsiębiorcy lub w bezpłatnych narzędziach Ministerstwa Finansów, gdzie wystawca wypełnia dane faktury. Po uwierzytelnieniu użytkownika, dokument jest przesyłany do KSeF, gdzie system weryfikuje jego zgodność ze strukturą logiczną oraz uprawnienia wystawcy. Po pozytywnej weryfikacji faktura otrzymuje numer KSeF i jest automatycznie udostępniana nabywcy. Potwierdzeniem wystawienia dokumentu jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które zawiera m.in. datę przyjęcia dokumentu przez system.
KSeF 2.0 – zmiany, wdrożenia i aktualne wytyczne Ministerstwa Finansów
Wersja KSeF 2.0 wprowadza nową strukturę logiczną e-faktury o oznaczeniu FA(3), która od 1 lutego 2026 r. zastąpi dotychczasową FA(2).
Istotną nowością w FA(3) jest element „Zalacznik”, umożliwiający przesyłanie wraz z fakturą dodatkowych danych, co wymaga wcześniejszego zgłoszenia w urzędzie skarbowym. Warto zauważyć, że do systemu nie będą przyjmowane załączniki w formie oddzielnych plików, takich jak PDF czy JPG.
W dniu 28.01.2026 roku Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko produkcyjne API KSeF 2.0. Planowana jest również integracja systemu z węzłem krajowym, co ułatwi logowanie m.in. przez aplikację mObywatel.
Aplikacja Podatnika KSeF – jak korzystać z platformy i do czego służy aplikacja podatnika?
Aplikacja Podatnika KSeF to bezpłatne narzędzie dostępne przez przeglądarkę internetową udostępnione przez Ministerstwo Finansów, przeznaczone głównie dla podmiotów niekorzystających z komercyjnych programów księgowych. Platforma pozwala na wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur ustrukturyzowanych, a także zarządzanie uprawnieniami i generowanie tokenów i certyfikatów KSeF.
Aplikacja nie służy do prowadzenia ewidencji księgowej i nie przechowuje bazy kontrahentów, choć integruje się z API GUS w celu pobierania danych nabywców.
Wersja produkcyjna aplikacji dostosowana do KSeF 2.0 zostanie udostępniona 1 lutego 2026 roku.
Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF vs faktury poza KSeF – różnice i obowiązki
Główną różnicą jest format – faktury w KSeF są ustrukturyzowanymi plikami XML, podczas gdy faktury poza systemem mogą być papierowe lub elektroniczne, np. w formacie PDF.
Faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C) pozostają dobrowolne w KSeF. Jeśli sprzedawca je tam prześle, musi zapewnić nabywcy dostęp np. poprzez wizualizację z kodem QR.
Z obowiązku wystawiania w systemie wyłączone są również faktury w ramach procedur szczególnych (np. OSS, IOSS) oraz bilety pełniące rolę faktur.
W przypadku faktur od dostawców zagranicznych, nie podlegają one raportowaniu w KSeF.
Warto pamiętać, że e-faktury są archiwizowane w systemie przez 10 lat, co zdejmuje z podatnika obowiązek ich samodzielnego przechowywania.
Samofakturowanie w KSeF – na czym polega i kogo dotyczy?
Samofakturowanie w KSeF polega na wystawieniu faktury przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy.
W takim przypadku, w unikatowym numerze KSeF zamiast NIP sprzedawcy znajdzie się NIP nabywcy. Procedura ta może dotyczyć transakcji krajowych oraz wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (WDT). Nabywcy z Unii Europejskiej, identyfikowani numerem VAT UE, mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane w ramach samofakturowania, nawet jeśli nie posiadają polskiego NIP. Aby podmiot zewnętrzny mógł wystawiać faktury w tym trybie, musi otrzymać od podatnika stosowne uprawnienia w systemie.
KSeF a finanse firmy: czy system wpływa na rozliczenia, obrót i procesy księgowe przedsiębiorców?
Wdrożenie KSeF przynosi wymierne korzyści finansowe, takie jak skrócenie terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni. System pozwala na automatyzację procesów księgowych poprzez bezpośredni import danych zakupowych, co eliminuje błędy ręcznego przepisywania.
Przedsiębiorcy powinni jednak przeprowadzić audyt wewnętrzny procesów fakturowych, aby określić nową ścieżkę obiegu dokumentów i zakres odpowiedzialności pracowników oraz biur rachunkowych. Konieczna może być również weryfikacja i dostosowanie zapisów w umowach handlowych i regulaminach do realiów e-fakturowania.
Od 1 lutego 2026 do 1 stycznia 2027 - harmonogram wdrożenia KSeF w praktyce
Harmonogram wdrażania zmian jest ściśle określony:
- 1 lutego 2026 roku
Start obowiązkowego wystawiania faktur dla dużych firm (>200 mln zł sprzedaży w roku 2024) oraz obowiązek otrzymywania e-faktur dla wszystkich. - 1 kwietnia 2026 roku
KSeF staje się obowiązkowy dla pozostałych podatników w zakresie wystawiania faktur. - do końca 2026 roku
Obowiązują okresy przejściowe dla małych faktur (do 10 tys. zł miesięcznie) oraz paragonów z NIP do 450 zł. - 1 stycznia 2027 roku
Koniec zwolnień dla małych paragonów z NIP, wprowadzenie kar za brak stosowania KSeF oraz obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach B2B i MPP.
Jakie procesy zastąpi KSeF i jak zmieni się zakres obowiązków podatnika?
KSeF eliminuje konieczność wystawiania not korygujących oraz duplikatów faktur, ponieważ oryginały są zawsze dostępne w systemie.
Znika również pojęcie potocznego „anulowania faktury” – każda wysłana e-faktura trafia do obiegu prawnego i wymaga wystawienia faktury korygującej w celu poprawy błędów.
Podatnicy zyskują nowy obowiązek podawania numeru KSeF w ewidencjach JPK_VAT oraz w tytułach przelewów.
W sytuacjach awaryjnych przewidziano specjalne tryby (offline24, awaryjny), które pozwalają na zachowanie ciągłości sprzedaży, pod warunkiem późniejszego przesłania dokumentów do systemu. Dostęp do faktur można nadać biurom rachunkowym bez konieczności przekazywania im uprawnień do wystawiania dokumentów.
Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF? Skontaktuj się z nami!