Wybór biura rachunkowego nie jest prostym zadaniem, a wybór biura, które odpowiada na przeanalizowane potrzeby organizacji, może w istotny sposób wpłynąć na realizację celów i strategii spółki. Wszyscy wiemy, że księgowość jest niezbędna dla funkcjonowania firmy. Prowadzenie księgowości jest obwarowane wieloma przepisami i każda firma musi się wywiązywać z wszelkich formalnych aspektów jej funkcjonowania, od prowadzenia bieżących ksiąg, sporządzania sprawozdań, naliczania płac, prowadzenia wszelkich spraw pracowniczych, po rozliczenia podatkowe. Brak rzetelnego prowadzenia spraw spółki może przysporzyć wiele problemów formalnych i karnych, a także przyczynić się do upadłości firmy.
Kluczowe czynniki przy wyborze biura rachunkowego
Determinantów wpływających na wybór odpowiedniego biura może być bardzo wiele, a te zależą od sytuacji i potrzeb firmy.
W obecnych czasach, konkurowanie samą jakością nie zdaje już egzaminu. Firmy często muszą wyróżniać się szybkością reakcji oraz podejmowanymi działaniami. Dla szybkiej reakcji niezbędne są odpowiednie dane do podejmowania decyzji dostarczone we właściwym czasie. Wówczas ta potrzeba będzie odgrywać kluczową rolę przy wyborze biura rachunkowego. Dla innych firm istotnym aspektem może okazać się obniżenie ryzyka. Szczególnie w branżach ze skomplikowanym systemem prawnym, gdzie potrzebne są częste konsultacje prawne. Wówczas znajomość branży przez biuro rachunkowe będzie ważna dla firmy. Jeszcze innej firmie może zależeć na dostępie online do danych, ponieważ taką potrzebę wskazują ich pracownicy i menadżerowie.
Jedno jest pewne – potrzeby każdej firmy są inne. Mając na uwadze fakt, że współpraca z biurem rachunkowym jest długotrwała, warto poświęcić czas na wybór odpowiedniego partnera. Dlatego zanim podpiszemy umowę z dostawcą usług księgowych, dobrze przyjrzyjmy się swoim potrzebom, odpowiedzmy sobie na pytanie, co jest teraz ważne dla naszej organizacji i strategicznie wybierzmy dostawcę usług, który będzie odpowiadał na te potrzeby.
W tym artykule uporządkujemy temat i wskażemy, na co warto zwrócić uwagę przy wyborze biura.
Wybór biura rachunkowego krok po kroku
Analiza : Pierwszym krokiem jest szczegółowa analiza wewnętrzna. Zastanówmy się nad tym, czego tak naprawdę potrzebuje nasza firma. Czy outsourcing to na pewno dobre rozwiązanie? Nie zawsze jest to dobre wyjście. Czasami wystarczy wdrożyć kilka zmian wewnątrz organizacji, aby usprawnić procesy. Przed rozpoczęciem poszukiwań na zewnątrz warto przeprowadzić szczegółową analizę, porozmawiać z menadżerami, pracownikami, spisać oczekiwania i przygotować brief dla oferentów. Znacząco ułatwi to cały proces ofertowania i późniejszego wyboru.
Badanie rynku : Po przeprowadzeniu analizy warto zrobić research na rynku i wybrać firmy, które wzbudziły nasze zainteresowanie. Rekomendacje od znajomych, opinie oraz weryfikacja referencji mogą być bardzo pomocne. Osoby, które mają już za sobą wybór firmy outsourcingowej, mogą podzielić się cennymi wskazówkami.
Weryfikacja certyfikatów i uprawnień : Upewnijmy się, że biuro rachunkowe posiada wszelkie niezbędne certyfikaty i uprawnienia. Sprawdźmy również biuro w rejestrze dłużników oraz zweryfikujmy jego stabilność finansową. Ważne jest, aby biuro posiadało ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, co daje pewność, że w razie ewentualnych błędów firma pokryje skutki swoich działań.
Rozmowy i spotkania : Spotkajmy się z przedstawicielami wybranych biur, aby omówić nasze potrzeby i zasady współpracy. Ważne jest, abyśmy dobrze rozumieli się z potencjalnym partnerem biznesowym, dzięki czemu unikniemy możliwych niespodzianek. Spisanie zakresu wymaganych działań i oczekiwanych rezultatów pozwoli na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy, gdyż firma outsourcingowa będzie w stanie przygotować ofertę w pełni dopasowaną do naszych potrzeb.
Kompleksowość usług : Zwróćmy uwagę na zakres oferty biura. Warto wybrać takie, które oferuje nie tylko księgowość, ale również kadry i płace, rachunkowość zarządczą, doradztwo podatkowe i prawne oraz wsparcie w zakresie pozyskiwania źródeł finansowania. Szeroka gama kompetencji u jednego partnera powoduje, że wsparcie przychodzi szybciej, skraca zaangażowanie naszego czasu i zwiększa szanse na wyłapanie zarówno zagrożeń, jak i szans w naszej działalności.
Nowoczesne systemy i technologie
Świat idzie naprzód, a cyfryzacja i automatyzacja znacznie przyspieszyły. Nowoczesne biuro rachunkowe powinno oferować rozwiązania umożliwiające elektroniczny obieg dokumentów, mieć odpowiednie zasoby, aby być przygotowanym na ciągle zmiany w prawie oraz na dostosowywanie swoich narzędzi i systemów do tych zmian. Warto zapytać o to potencjalnego dostawcę, ponieważ jego rolą będzie przejęcie tych zmartwień od Klienta . Warto dopytać oferenta jakimi systemami do raportowania zarządczego dysponuje. Platformy online dla pracowników, gdzie można pozyskać informacje związane ze swoim zatrudnieniem, czy dla menedżerów, które dają dostępy online do kluczowych danych finansowych, zaczynają być już standardem. Nie można tutaj nie wspomnieć o możliwościach, jakie daje robotyzacja i AI. Rozwój tych narzędzi pozwala na szybsze księgowania i wykonywanie pewnych czynności automatycznie, co znacznie wpływa na konkurencyjność przyszłych kontrahentów poprzez przyśpieszanie czasu dostarczania im danych finansowych i zarządczych.
Bezpieczeństwo danych
Współczesne biuro rachunkowe musi zapewniać odpowiednie zabezpieczenia danych. Polityki bezpieczeństwa danych, ochrona przed cyberatakami oraz szybkie odzyskiwanie danych to aspekty, na które warto zwrócić uwagę. Sprawdźmy, czy biuro posiada ubezpieczenie OC i czy suma ubezpieczeniowa jest wystarczająca. Zabezpieczenie się na wypadek cyberataków jest niezbędne w dzisiejszych czasach, kiedy dane firmowe są narażone na różne zagrożenia.
Znaczenie doradztwa i wsparcia strategicznego
Coraz częściej rola księgowego nie ogranicza się już tylko do zaksięgowania danych, wprowadzenia przelewu i przygotowania sprawozdania. Księgowy jest również doradcą zarządu, wspiera w kontrolingu, budowaniu strategii i realizacji celów firmy. Dobrze wybrane biuro rachunkowe może stać się „aniołem biznesu”, wspierającym menedżerów w podejmowaniu kluczowych decyzji. Jeśli takie oczekiwania ma organizacja, tym bardziej warto dobrze odrobić pracę domową i strategicznie zaplanować proces prowadzenia ksiąg, kadr i płac oraz kontrolingu.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniego biura rachunkowego może wydawać się skomplikowany, jednak jest to gra warta świeczki. Prawidłowy wybór może w znacznym stopniu wpłynąć na realizację strategii i celów firmy, minimalizując ryzyka i oszczędzając czas. Warto poświęcić czas na wybór dostawcy usług księgowych, który będzie odpowiadał na potrzeby naszej organizacji i wspierał ją w jej rozwoju.
Poniżej kroki milowe przy wyborze biura rachunkowego
Wewnętrzna analiza: Określ potrzeby firmy.
Badanie rynku: Zrób research i zbierz rekomendacje.
Weryfikacja certyfikatów: Sprawdź uprawnienia biura.
Rozmowy: Spotkaj się z przedstawicielami biura.
Kompleksowość usług: Wybierz biuro oferujące szeroki wachlarz usług.
Nowoczesne technologie: Upewnij się, że biuro korzysta z nowoczesnych systemów.
Bezpieczeństwo danych: Zweryfikuj polityki bezpieczeństwa i ubezpieczenie OC.
Wybór biura rachunkowego to decyzja, która może przynieść firmie wiele korzyści, jeśli zostanie podjęta świadomie i starannie.
Zapraszamy też do pobrania przewodnika (PDF)
