Znajomość tych zmian jest niezbędna nie tylko do uniknięcia wysokich kar grzywny (w przypadku nieprawidłowości w jawności wynagrodzeń mogą sięgać one nawet 60 000 zł, a w handlu nawet 100 000 zł), ale także do budowania wizerunku nowoczesnego i transparentnego pracodawcy.
Poniżej przedstawiamy zestawienie najważniejszych zmian, na które Twoja firma powinna zwrócić uwagę.
Neutralne płciowo nazwy stanowisk od 24 grudnia
W dniu 24 grudnia 2025 r., wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która nakłada na pracodawców obowiązek zapewnienia neutralności płciowej ogłoszeń o naborze na stanowisko pracy oraz nazw stanowisk. Cały proces rekrutacyjny musi przebiegać w sposób niedyskryminujący.
W praktyce oznacza to, że nazwa stanowiska musi wskazywać wprost, że praca może być wykonywana przez osobę dowolnej płci. Pracodawca może osiągnąć to na kilka sposobów, przykładowo poprzez:
- użycie formy męskiej i żeńskiej (np. asystent/asystentka),
- użycie formy męskiej z adnotacją (np. analityk (M/K)),
- użycie formy osobowej (np. osoba na stanowisku kierowniczym),
- lub użycie informacji opisującej rodzaj pracy.
W przypadku gdy nazwa stanowiska nie posiada żeńskiego odpowiednika (feminatywu), należy zastosować inną odpowiednią formę, która zapewni równość płci.
Nasze rekomendacje dla pracodawców:
Przeprowadź audyt wszystkich szablonów ogłoszeń rekrutacyjnych i formalnych nazw stanowisk w organizacji. Upewnij się, że są one zgodne z zasadą neutralności płciowej. Dodatkowo zapewnij, żeby rekruterzy zaprzestali praktyki pytania kandydatów o wysokość wynagrodzenia u poprzednich pracodawców, gdyż nowe przepisy zakazują żądania takich informacji.
Dyrektywa o jawności wynagrodzeń (projekt)
Choć termin wdrożenia unijnej dyrektywy 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń upływa 7 czerwca 2026 r., to rząd opublikował 25 listopada 2025 r. założenia projektu ustawy (UC127), co ma kluczowe znaczenie dla pracodawców.
Celem dyrektywy jest wyeliminowanie dyskryminacji płacowej ze względu na płeć.
Najważniejsze obowiązki przewidziane w projekcie, które będą wdrażane to m.in.:
- Wartościowanie stanowisk
Wszyscy pracodawcy będą zobowiązani do posiadania struktur wynagrodzeń umożliwiających ocenę porównywalnej sytuacji pracowników. Wymogiem minimalnym jest oparcie tej oceny na czterech obligatoryjnych kryteriach: umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności i warunki pracy. Kryteria te muszą być obiektywne i neutralne pod względem płci. - Jawność kryteriów
Pracodawcy muszą zapewnić pracownikom łatwy dostęp do kryteriów ustalania wynagrodzeń, ich poziomów i progresji. - Raportowanie luki płacowej (Gender Pay Gap)
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników będą musieli sporządzać sprawozdania z luki płacowej. Pracodawcy zatrudniający powyżej 250 pracowników będą to robić corocznie, natomiast zatrudniający powyżej 100 pracowników – co trzy lata. - Wspólna ocena wynagrodzeń
Jeśli sprawozdanie wykaże lukę płacową ze względu na płeć wynoszącą co najmniej 5% w danej kategorii, a pracodawca jej nie uzasadni obiektywnymi kryteriami, będzie miał obowiązek przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń w konsultacji ze stroną pracowniczą i zaradzenia tej luce w ciągu 6 miesięcy.
Nasze rekomendacje dla pracodawców:
Nie czekaj na ostateczną ustawę. Rozpocznij znacznie wcześniej wartościowanie stanowisk pracy i formalny przegląd struktur płacowych. Uporządkowanie opisów stanowisk i zbudowanie realnych siatek płac jest fundamentalne, aby system wynagradzania bronił się przed zarzutami o dyskryminację. Ponadto, zweryfikuj wszystkie umowy i regulaminy wewnętrzne pod kątem zakazu ujawniania przez pracowników wysokości wynagrodzenia, gdyż projektowana ustawa przewiduje za to kary grzywny.
Wolna Wigilia
Na mocy ustawy z dnia 6 grudnia 2024 r. Wigilia Bożego Narodzenia (24 grudnia) została ustanowiona dniem wolnym od pracy.
Zasady pracy 24 grudnia:
- Praca w Wigilię jest niedozwolona, z wyjątkiem przypadków prawnie dozwolonych (np. akcje ratownicze, transport, gastronomia, pilnowanie mienia, praca zmianowa, prace konieczne ze względu na użyteczność społeczną i codzienne potrzeby ludności).
- Jeśli pracownik wykonuje pracę w dozwolonym przypadku 24 grudnia, pracodawca musi udzielić mu innego dnia wolnego w tym samym okresie rozliczeniowym. Jeżeli nie jest to możliwe (np. z powodu nieobecności), pracownikowi przysługuje dodatek 100% wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w tym dniu.
- W placówkach handlowych praca 24 grudnia jest zakazana (z licznymi wyjątkami), a za nielegalne powierzenie pracy w Wigilię, Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) przestrzega, że grozi grzywna do 100 000 zł.
Nasze rekomendacje dla pracodawców:
Przeanalizuj, czy Twoja działalność w Wigilię jest objęta dozwolonymi wyjątkami.
W przypadku konieczności pracy 24 grudnia, bezzwłocznie zaplanuj i uzgodnij z pracownikami odbiór dnia wolnego jeszcze w grudniu 2025 r..
W przypadku handlu, zaplanuj grafik pracy tak, żeby nie powierzyć pracy w niedzielę poprzedzającą Wigilię pracownikowi, który pracował już dwie poprzednie niedziele handlowe.
Świąteczne upominki i pułapka podatkowa
Zbliżający się okres świąteczny to tradycyjnie czas, gdy pracodawcy planują dodatkowe świadczenia dla pracowników.
Pamiętaj: sposób rozliczenia świadczeń świątecznych zależy głównie od źródła ich finansowania.
Świadczenia finansowane z ZFŚS
Świadczenia finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) cieszą się uprzywilejowaną pozycją, gdyż co do zasady są zwolnione z PIT do wysokości 1000 zł rocznie. Świadczenia takie są także zwolnione ze składek ZUS, pod warunkiem, że zostały przyznane zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS, czyli z zastosowaniem kryterium socjalnego (sytuacja życiowa, materialna, rodzinna).
Świadczenia finansowane ze środków obrotowych
Przez lata świadczenia sfinansowane ze środków obrotowych firmy (np. paczki, upominki świąteczne, premie) były w pełni opodatkowane jako przychód pracownika i stanowiły koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy. Jednak w 2025 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) zmienił stanowisko.
Obecnie, zgodnie z nową interpretacją Dyrektora KIS organy podatkowe uzależniają rozliczenie podatkowe od tego, czy świadczenie:
- Stanowi element wynagrodzenia (uregulowany w regulaminie wynagradzania) - wówczas jest traktowane jako przychód ze stosunku pracy, który jest opodatkowany PIT i oskładkowany ZUS oraz stanowi koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy.
- Stanowi darowiznę/upominek, tj. jest świadczeniem, którego pracownik nie może się domagać, a jego przyznanie nie wynika z wewnętrznych regulacji (np. regulaminu wynagradzania) - w konsekwencji:
- wartość świadczenia jest wyłączona z opodatkowania PIT dla pracownika, ponieważ podlega przepisom o podatku od spadków i darowizn.
- wydatki te NIE stanowią kosztu uzyskania przychodu dla pracodawcy.
Dodatkowo, bony, talony, karty podarunkowe przekazane ze środków obrotowych podlegają opodatkowaniu w pełnej wysokości (nie korzystają ze zwolnienia z PIT).
Nasze rekomendacje dla pracodawców:
W celu zachowania prawa do zaliczenia wydatku świątecznego do kosztów podatkowych, należy uregulować świadczenia świąteczne w wewnętrznych przepisach firmy (np. regulaminie wynagradzania), traktując je jako element wynagrodzenia. W przeciwnym razie, uznanie świadczenia za darowiznę wykluczy wydatek z kosztów uzyskania przychodu.
Warto również poważnie rozważyć wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową pamiętając, że taka interpretacja chroni przed organami skarbowymi, ale nie chroni przed ZUS, który może niezależnie uznać taką "darowiznę" za przychód pracownika podlegający oskładkowaniu.
Zasiłek opiekuńczy - rewizja przepisów
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) dostrzega konieczność rewizji przepisów dotyczących zasiłku opiekuńczego.
Obecnie obowiązujące limity czasowe (np. 60 dni na chore dziecko do 14 lat) są uznawane za zbyt krótkie dla rodzin, w których dzieci chorują przewlekle, w tym onkologicznie. Resort analizuje obecne przepisy pod kątem możliwych zmian, które miałyby lepiej odpowiadać realnym potrzebom rodzin długotrwale opiekujących się chorymi bliskimi. W tym celu MRPiPS zapowiada konsultacje z Ministerstwem Zdrowia.
Nasze rekomendacje dla pracodawców:
Działy HR powinny na bieżąco analizować interpelacje i stanowiska resortu, aby móc proaktywnie reagować na wprowadzanie potencjalnie szerszych uprawnień dla pracowników-opiekunów.
Reforma (PIP) - wątpliwości
Planowana reforma Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) budzi poważne kontrowersje wśród pracodawców i ekspertów. Zmiany zakładają rozszerzenie uprawnień kontrolnych PIP, tak aby inspektorzy zyskali możliwość oceny, czy współpraca na podstawie umowy zlecenia lub kontraktu B2B nie wykazuje cech stosunku pracy, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości – przekształcenia jej w etat.
Eksperci ostrzegają, że reforma może wywołać efekt mrożący i doprowadzić do stopniowego wycofywania umów cywilnoprawnych z rynku, podobnie jak wcześniej stało się z umowami o dzieło. Brak jasnych kryteriów odróżniających B2B od stosunku pracy w nowoczesnych relacjach zatrudnienia dodatkowo komplikuje sytuację i może prowadzić do sporów sądowych. Istnieje obawa, że rozszerzenie uprawnień będzie służyło przede wszystkim zwiększeniu wpływów składkowych i podatkowych.
Nasze rekomendacje dla pracodawców:
Pilnie zweryfikuj wszystkie umowy cywilnoprawne (zlecenia i B2B) pod kątem występowania elementów charakterystycznych dla stosunku pracy, takich jak podporządkowanie, określone miejsce i czas pracy. Upewnij się, że umowy B2B i zlecenia zachowują elastyczność i swobodę wykonawców, a wszelkie zasady współpracy są jasno udokumentowane, minimalizując ryzyko przekwalifikowania na umowę o pracę przez PIP.
Nadchodzące zmiany, zwłaszcza te związane z obszarem jawności wynagrodzeń i kontroli form zatrudnienia, wymagają strategicznego, a nie tylko reaktywnego podejścia.
Zamiast postrzegać transparentność jako kosztowny obowiązek, należy ją traktować jako szansę na budowanie lojalności i zaufania w zespole.
Wprowadzenie tych zmian wymaga precyzyjnego planowania i harmonogramowania prac, w czym może pomóc śledzenie zmian w systemach teleinformatycznych, takich jak nowy eZUS, który ma zastąpić PUE ZUS pod koniec 2025 roku, usprawniając obsługę spraw płatników składek.
Potrzebujesz wsparcia w obsłudze kadr i płac? Skontaktuj się z nami!