Prawidłowo prowadzona dokumentacja kadrowo‑płacowa to jeden z fundamentów sprawnie działającej organizacji. To właśnie dzięki niej procesy HR stają się transparentne, uporządkowane i bezpieczne pod względem prawnym. Choć postrzegane są jako formalność, w rzeczywistości stanową bardzo ważne narzędzie wspierające zarządzanie personelem i budowanie zaufania wśród pracowników. Aby spełniały swoją rolę, dokumentacja pracownicza musi być prowadzona zgodnie z przepisami prawa, w sposób kompletny i transparentny.
Najważniejsze zasady przechowywania akt osobowych
Akta osobowe pracowników powinny być prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy (tj. Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U.2024.535 t.j.) oraz zasadami ochrony danych osobowych. Przepisy dotyczące prowadzenia akt osobowych potrafią być złożone i nie zawsze oczywiste w interpretacji. Aby ułatwić poruszanie się w tym obszarze podzieliliśmy je według poniższych kategorii:
- Kompletności informacji
Akta osobowe powinny zawierać pełny zestaw wymaganych dokumentów związanych z zatrudnieniem, przebiegiem zatrudnienia, ustaniem zatrudnienia i po ustaniu zatrudnienia pracownika. - Podziału na części
Każda teczka pracownicza, powinna być uporządkowana zgodnie z obowiązującymi zasadami — dokumenty dotyczące rekrutacji, przebiegu zatrudnienia i zakończenia pracy muszą być wyraźnie rozdzielone. W teczce mogą znajdować się również informacje o karach porządkowych lub kontrolach trzeźwości. Wszystkie dokumenty powinny być ułożone chronologicznie i ponumerowane. - Aktualizacji danych
Dokumentacja musi zawsze odzwierciedlać bieżący stan zatrudnienia i kwalifikacji pracownika. Oznacza to konieczność bieżącego uzupełniania akt o aneksy, potwierdzenia szkoleń, badania okresowe i wszelkie inne zmiany związane z warunkami pracy. - Bezpieczeństwa danych
Należy zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa — zarówno fizyczny (przechowywanie akt w pomieszczeniach zamykanych na klucz), jak i cyfrowy (hasła, szyfrowanie, ograniczony dostęp). Tylko osoby upoważnione powinny mieć wgląd do danych, a pracownicy powinni być szkoleni w zakresie ochrony informacji. - Dostępności
Pracownik ma prawo do wglądu w swoje akta osobowe, ale musi się to odbywać z zachowaniem zasad bezpieczeństwa. Najlepszą praktyką jest umożliwienie przeglądania dokumentów w wyznaczonym miejscu, w obecności osoby z działu kadr i płac. - Przechowywania i archiwizacji: dokumenty należy przechowywać przez czas określony w przepisach.
Jakie są najczęstsze błędy w prowadzeniu i archiwizacji dokumentacji pracowniczej?
Analiza dokumentacji kadrowej przeprowadzona w wielu podmiotach gospodarczych w ramach audytu kadrowo-płacowego umożliwiła nam uzyskanie pełnego obrazu praktyk stosowanych przy prowadzeniu akt osobowych. Różne branże, różne procedury, różne organizacje — a mimo to niektóre problemy powtarzają się bardzo często. Nasze doświadczenia pokazują, że istnieje kilka obszarów, które w dokumentacji kadrowej sprawiają najwięcej trudności. Na tej podstawie zebraliśmy sześć najczęściej spotykanych nieprawidłowości, z którymi pracodawcy mierzą się na co dzień.
Przechowywanie dokumentacji w jednej teczce
Wiemy. Tak jest łatwiej, ale na akta każdego pracownika powinno się przeznaczyć osobne teczki i tego będzie oczekiwała ewentualna inspekcja z ZUS czy PIP.
Akta bez podziału na części i zachowanej chronologii
Akta powinny składać się z 5 części. Osobno przechowuje się dokumenty związane z przyjęciem do pracy (część A), wykonywaniem pracy (część B), zakończeniem stosunku pracy (część C), ewentualnie nałożonymi karami porządkowymi (część D) oraz kontrolą trzeźwości lub kontrolą obecności w organizmie substancji podobnych do alkoholu (część E).
Przechowywanie niepotrzebnej dokumentacji, w tym nawet oryginałów dokumentów.
Przechowywanie w aktach osobowych dokumentów, które nie powinny się tam znaleźć — w tym oryginałów — to kolejny częsty błąd. Obowiązujące rozporządzenie precyzyjnie określa, jakie kategorie i rodzaje dokumentów mogą być gromadzone w poszczególnych częściach akt. Oznacza to, że wszelkie materiały niewymienione w tych kategoriach powinny być przechowywane poza aktami osobowymi, w odrębnych zbiorach dokumentacji.
W samych aktach powinny znajdować się wyłącznie kopie dokumentów lub odpisy sporządzone przez pracodawcę, zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Nieusuwanie kar porządkowych z akt pracownika po uznaniu ich za niebyłe.
Kary porządkowe powinny zostać usunięte z akt osobowych po roku nienagannej pracy, czyli wtedy, gdy pracownik nie otrzymał w tym czasie kolejnych kar. Po uznaniu kary za niebyłą nie może ona widnieć w dokumentacji pracownika ani mieć wpływu na jego ocenę czy dalszy przebieg zatrudnienia.
Brak zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Pracodawca potrzebuje danych osobowych pracownika do podpisania umowy, naliczenia należnych świadczeń, wypłaty wynagrodzenia na rachunek. Nie mówiąc już o tak częstym w dzisiejszych czasach wykorzystywaniu wizerunku do social mediów. W każdym z tych przypadków musi mieć jego zgodę na przetwarzanie. Od pracownika można pozyskiwać wyłącznie dane uwzględnione w Kodeksie pracy.
Brak archiwizacji dokumentów zwolnionych pracowników lub przechowywanie ich przez niewłaściwy czas.
Archiwizacja obejmuje okres 10 lat w przypadku pracowników zatrudnionych po 2019 r. i okres 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1999 r.
10-letni okres przechowywania dotyczy również osób zatrudnionych w latach 1999-2018 – pod warunkiem, że do ZUS zostanie złożone oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).
W wielu firmach dokumentacja kadrowa wciąż daleka jest od wzorcowej: w jednej teczce znajdują się zarówno aktualne, jak i zbędne dokumenty, a całość bywa przechowywana znacznie dłużej, niż pozwalają na to przepisy. Nietrudno zauważyć, że taki sposób prowadzenia akt nie spełnia żadnych standardów — nawet bez specjalistycznej wiedzy widać chaos i brak uporządkowania. To pokazuje, jak często dokumentacja kadrowo‑płacowa wymaga przeglądu, ustrukturyzowania i dostosowania do obowiązujących zasad.
Tego rodzaju nieprawidłowości mogą mieć różne źródła. Jednym z nich jest zwykły brak czasu — dokument odkładany „na chwilę”, aby zająć się nim później, bardzo szybko staje się początkiem nieporządku w teczkach. Innym czynnikiem bywa niewłaściwa organizacja pracy lub niejasny podział obowiązków, który powoduje, że w zespole pojawiają się pytania o to, kto i kiedy miał wykonać konkretne zadanie. Na błędy wpływają również okoliczności niezależne od pracodawcy, takie jak rotacja pracowników działu, dłuższe absencje czy praca zdalna, która utrudnia bieżące porządkowanie dokumentacji. Wszystkie te elementy razem mogą prowadzić do narastających problemów w prowadzeniu akt osobowych.
Audyt kadrowo-płacowy punktem wyjścia do prawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Warto regularnie analizować, skąd biorą się błędy w dokumentacji kadrowo‑płacowej. Sama diagnoza często jednak nie wystarczy — potrzebne są konkretne działania operacyjne. Jednym z najskuteczniejszych narzędzi porządkujących ten obszar jest audyt kadrowo‑płacowy.
Podczas audytu szczegółowo sprawdza się, czy akta osobowe pracowników są kompletne, prawidłowo uporządkowane i zgodne z obowiązującymi przepisami. Weryfikacji podlegają również procesy naliczania wynagrodzeń i świadczeń, tak aby upewnić się, że są prowadzone zgodnie z Kodeksem pracy, przepisami o ochronie danych osobowych oraz regulacjami dotyczącymi ubezpieczeń społecznych, podatków i innych obowiązków pracodawcy.
Efektem prac audytorów jest raport zawierający listę zidentyfikowanych nieprawidłowości oraz rekomendacje wdrożenia niezbędnych zmian. Audyt kadrowo‑płacowy ma także charakter prewencyjny — pozwala wskazać obszary potencjalnego ryzyka i miejsca, w których w przyszłości mogą pojawić się błędy.
Komu i kiedy może pomóc audyt kadrowo-płacowy?
Decyzja o przeprowadzeniu audytu kadrowo‑płacowego często wynika z dostrzeżenia błędów w dokumentacji — i już samo to stanowi wystarczający powód, by zweryfikować poprawność prowadzenia akt osobowych. W praktyce jednak motywacji do zlecenia audytu może być znacznie więcej.
Jedną z nich może być dynamiczny rozwój firmy. Okres intensywnej ekspansji, wdrażania nowego systemu IT czy planowanych zmian organizacyjnych to idealny moment, by sprawdzić, czy dokumentacja pracownicza jest prowadzona prawidłowo. Wczesne uporządkowanie procesów pozwala odpowiednio wcześnie wypracować dobre praktyki i dobrze radzić sobie z zarządzaniem aktami osobowymi w większej, bardziej złożonej strukturze.
Audyt jest również cennym narzędziem w sytuacji, gdy firma już wie o nieprawidłowościach — na przykład po kontroli zewnętrznej zakończonej niekorzystnym wynikiem. W takim przypadku audyt pomaga określić priorytety działań i wskazuje, jak najszybciej doprowadzić dokumentację do zgodności z przepisami.
Warto także wspomnieć o organizacjach borykających się z dużą rotacją pracowników. Choć związek między rotacją a dokumentacją kadrową nie zawsze jest oczywisty, szczegółowa analiza akt może ujawnić procesy, które pośrednio wpływają na poziom odejść — na przykład błędy w komunikacji, w umowach czy w naliczaniu świadczeń.
Jeśli chcesz upewnić się, że każda teczka pracownicza w Twojej firmie zawiera dokładnie to, co powinna — we właściwej formie i właściwym miejscu — zapraszamy do kontaktu. Nasi eksperci pomogą CI uporządkować dokumentację i przygotować firmę na kolejne etapy rozwoju.