Co decyduje o etacie jako formie zatrudnienia?
Zgodnie z ugruntowaną zasadą prymatu faktów nad formą, sama nazwa umowy nie ma rozstrzygającego znaczenia, jeśli sposób jej wykonywania odpowiada cechom stosunku pracy. Potwierdza to Sąd Najwyższy w wyroku z 10 lipca 2019 r. (III PK 87/18), wskazując, że gdy umowa faktycznie jest wykonywana w warunkach wskazujących na stosunek pracy, to takie ustalenie – a nie treść oświadczeń woli złożonych przy jej zawieraniu – decyduje o charakterze łączącego strony stosunku prawnego.
W praktyce, gdy umowa ma cechy zarówno etatu, jak i umowy cywilnoprawnej, trzeba ocenić, które z nich w realnym wykonywaniu przeważają. Innymi słowy: decyduje codzienność, a nie brzmienie dokumentu.
Jeśli w praktyce dominują cechy etatu, taka współpraca powinna zostać zakwalifikowana jako stosunek pracy.
W orzecznictwie Sądu Najwyższego jako typowe cechy stosunku pracy wskazuje się m.in.: wykonywanie pracy przez osobę fizyczną za wynagrodzeniem, osobiste świadczenie pracy, brak ryzyka po stronie pracownika co do rezultatu oraz podporządkowanie pracodawcy w toku wykonywania obowiązków.
Źródło: Prawo pracy w praktyce, Radosław Terlecki, Natalia Szok, e-legalis
Czym jest umowa zlecenia?
Umowa zlecenia została uregulowana w art. 734 i następnych Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 734 § 1 k.c., przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. W praktyce oznacza to, iż kluczowe jest wykonanie określonego działania na rzecz zleceniodawcy, a nie podporządkowanie organizacyjne typowe dla etatu.
Zlecenie ma charakter umowy konsensualnej i co do zasady jest umową dwustronnie zobowiązującą. Może być odpłatne albo nieodpłatne zgodnie z treścią art. 735 k.c., przy czym w obrocie gospodarczym standardem jest wynagrodzenie ustalane stawką godzinową lub ryczałtem za wykonanie zleconych czynności.
Istotne jest też to, że zlecenie nie wymaga zachowania szczególnej formy – może być zawarte w sposób dowolny, również dorozumiany (art. 60 k.c.). W praktyce, z perspektywy kontroli PIP i bezpieczeństwa dowodowego, warto jednak precyzyjnie opisać zakres czynności, sposób rozliczeń oraz zasady współpracy w umowie lub zleceniu pisemnym.
Warto pamiętać, że pojęcie „czynności prawnej” z art. 734 k.c. bywa w doktrynie i orzecznictwie rozumiane szeroko. Dlatego w praktyce pod zleceniem często kryją się różne, powtarzalne działania wykonywane na rzecz zleceniodawcy. To właśnie sposób organizacji współpracy (a nie sama nazwa umowy) będzie kluczowy przy ocenie, czy relacja nie spełnia cech stosunku pracy.
Co zmienia reforma PIP w 2026 roku?
Nowe przepisy to nie tylko korekta procedur – to realne wzmocnienie ochrony pracownika, a jednocześnie wyraźny sygnał dla firm, że sposób organizacji współpracy będzie teraz pod większym nadzorem.
Proces rekwalifikacji jest dwuetapowy. Jeżeli inspektor uzna, że współpraca ma cechy etatu, w pierwszej kolejności wyda polecenie zmiany umowy. Dopiero gdy firma nie zastosuje się do tego polecenia, Okręgowy Inspektor Pracy może wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy.
W tle są również sankcje: za zawieranie umów cywilnoprawnych w warunkach etatu grożą grzywny od 2 000 zł do nawet 60 000 zł.
Ustawodawca przewidział przy tym rozwiązanie przejściowe.
Firmy mają rok od wejścia w życie ustawy na dobrowolne przekształcenie wadliwych umów w etaty, bez ryzyka sankcji karnych. Ten czas warto wykorzystać na spokojny przegląd modeli współpracy, zapisów w umowach i tego, jak te ustalenia działają w praktyce.
Dodatkowo przedsiębiorcy dostali nowe narzędzie. Mogą wystąpić o wydanie interpretacji indywidulanej do Głównego Inspektora Pracy o ocenę, czy dany model współpracy (np. B2B) jest bezpieczny. W mojej ocenie taka ścieżka i tak wymaga ostrożności oraz pogłębionej analizy konkretnego stanu faktycznego.
Wnioski dla biznesu
Reforma PIP kończy erę fikcyjnego samozatrudnienia i nadużywania umów zleceń w sektorach takich jak ochrona, budownictwo czy IT. Firmy powinny przeprowadzić audyt nie tylko treści dokumentów, ale przede wszystkim faktycznego sposobu wykonywania zadań przez swoich kontrahentów.
Jeśli zleceniobiorca podpisuje listę obecności, ma wyznaczonego przełożonego i korzysta wyłącznie z firmowego laptopa, ryzyko uznania tej relacji za etat jest wysokie.
W praktyce warto podejść do tematu zadaniowo i już zaplanować działania na najbliższe tygodnie, a mianowicie rozpocząć od audytu umów cywilnoprawnych oraz modeli B2B pod kątem tego, czy w realnym wykonywaniu współpracy nie ujawniają się cechy stosunku pracy. Następnie wytypować kontrakty o najwyższym ryzyku i porównać zapisy umowy z codzienną praktyką (bo to ona jest kluczowa, a nie nazwa dokumentu). Równolegle dobrą praktyką byłoby przeszkolenie managerów, którzy najczęściej „odtwarzają etat” w ramach umów cywilnych, oraz uporządkować dokumenty i zasady współpracy, tak by w organizacji funkcjonowały jasne reguły i spójne wzory umów.
Na koniec warto pamiętać, iż jeśli przepisy przewidują 12‑miesięczny okres przejściowy, ten czas najlepiej wykorzystać na spokojne, bezpieczne dostosowanie umów i praktyk, zamiast działać pod presją kontroli na ostatnią chwilę.
Masz wątpliwości co do prawidłowości zawartych umów ze zleceniobiorcą?
Przeanalizuj swoje umowy z ekspertami. Skontaktuj się z nami.