Dużym obciążeniem organizacyjnym jest samo przechowywanie dokumentów i zapewnienie ich bezpieczeństwa. Ułatwieniem może być digitalizacja akt pracowniczych, która jest ważnym krokiem do nowoczesnego zarządzania dokumentacją pracowniczą.
Postać i forma dokumentacji w procesie digitalizacji
Nowelizacja kodeksu pracy, która weszła w życie 1 stycznia 2019 r. umożliwiła przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Od tego czasu miało miejsce kilka kolejnych nowelizacji, które zwiększyły elastyczność w zakresie przechowywania dokumentacji. Obecnie, zgodnie z Art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy, pracodawca ma swobodę wyboru postaci prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.
Warto zwrócić uwagę na przepisy dotyczące rozróżnienia postaci i formy dokumentów.
Postać dokumentacji odnosi się do nośnika wykorzystywanego do jej przechowywania. Może być papierowa lub elektroniczna. Forma dokumentu zależy natomiast od przepisów prawa. Niektóre dokumenty jak na przykład umowa o pracę wymagają formy pisemnej dokumentu, czyli złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie dla ważności czynności prawnej. Podpis taki może być złożony odręcznie wtedy mamy do czynienia z papierową postacią dokumentu lub przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wówczas mamy do czynienie z elektroniczną postacią dokumentu.
Dla przykładu:
W Kodeksie pracy jest bezpośrednio zawarty wymóg formy pisemnej dla poniższych dokumentów:
- Umowa o pracę (art. 29 § 2 Kodeksu Pracy)
- Zmiana warunków umowy o pracę (art. 29 § 4 Kodeksu Pracy)
- Umowa o zakazie konkurencji (art.1013 Kodeksu Pracy)
- Informacja od organu pożytku publicznego w związku z kontrolą trzeźwości (art.221d §10 Kodeksu Pracy)
Ponadto wiele przepisów w Kodeksie Pracy dotyczących innych oświadczeń z katalogu dokumentacji pracowniczej zawiera sformułowania „na piśmie”, „pisemny”, które zobowiązują do zachowania formy pisemnej. Nie oznacza to jednak, że postać dokumentacji nie może być elektroniczna.
Proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej
Digitalizacja dokumentacji pracowniczej wymaga inwestycji w odpowiednie systemy kadrowo-płacowe oraz dostosowania procedur do regulacji RODO. Zamiana archiwizacji papierowych dokumentów pracowniczych na pełną elektronizację dokumentacji jest procesem kosztownym i czasochłonnym. Przed podjęciem decyzji, ważne jest zrozumienie na czym polega proces, przeanalizowanie dostępnych zasobów, niezbędnego czasu oraz ustalenie priorytetów. Warto przed przystąpieniem do digitalizacji rozważyć audyt kadrowo-płacowy oraz sprawdzić dostępne systemy ERP, które usprawniają przechowywanie, archiwizację oraz zarzadzanie dokumentacją pracowniczą. Elektronizacja dokumentów nie musi być krokiem rewolucyjnym, może przebiegać stopniowo dzięki czemu jej wdrożenie będzie mniej obciążające dla organizacji i pozwoli na płynne dostosowanie się do nowych procesów.
Na czym polega proces digitalizacji?
Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną, czyli proces digitalizacji dokumentów, polega na zeskanowaniu dotychczasowo zgromadzonych dokumentów pracowniczych do formatu PDF i opatrzeniu ich podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią. Każdy dokument powinien być zeskanowany pojedynczo, ponieważ elektroniczna dokumentacja powinna być odwzorowaniem dokumentacji papierowej.
Propozycje wdrożenia elektronizacji dokumentacji pracowniczej
Elektronizację dokumentacji można wdrożyć na kilka sposobów. W zależności od specyfiki potrzeb i możliwości firmy można rozważyć pełną elektronizację dokumentacji lub częściową, może to być proces krótki lub rozłożony w czasie etapami. Poniżej przedstawiam 5 różnych sposobów podejścia do procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej.
- Stopniowa elektronizacja dokumentacji.
Dzielimy dokumentację pracowniczą na określone części na przykład według nazwisk pracowników, bądź według typu wprowadzanej dokumentacji i tworzymy harmonogram procesu elektronizacji. Proces może być rozłożony etapami na kilka lat, co pozwala na bardziej kontrolowane i mniej obciążające wdrożenie. - Elektronizacja dokumentacji nowych pracowników.
Decydujemy, że postać elektroniczną będą miały wyłącznie dokumenty nowo zatrudnionych pracowników. Takie rozwiązanie to pozwala na rozpoczęcie procesu elektronizacji od momentu zatrudnienia pracownika. Ułatwia to zarządzanie procesem i nie wymaga zaangażowania w digitalizację dokumentacji dotyczącej pracowników zatrudnionych przed wdrożeniem procesu digitalizacji. - Wyłączenie dokumentacji byłych pracowników.
Postanawiamy, że dokumentacja byłych pracowników nie będzie podlegała elektronizacji. Ograniczamy się do elektronizacji dokumentacji dotyczącej wyłącznie aktualnie zatrudnionych i nowo zatrudnianych pracowników, co znacznie upraszcza proces wdrożenia zwłaszcza w dużych organizacjach. - Elektronizacja specyficznych typów dokumentacji.
Decydujemy się na przechowywanie różnych rodzajów dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach. Na przykład, akta osobowe przechowujemy w postaci elektronicznej w postaci e-teczki, a pozostałą dokumentację pracowniczą dotyczącą m.in. czasu pracy zachowujemy w postaci papierowej. - Pełna elektronizacja dokumentacji.
Przekształcamy całą dokumentację papierową na elektroniczną. Rozwiązanie to wymaga kompleksowego podejścia i może wiązać się z większymi nakładami czasu i pracy. Przynosi to jednak duże korzyści operacyjne i strategiczne ze względu na zachowanie całej dokumentacji w łatwo dostępnej formie.
Każda z tych opcji ma swoje zalety i może być dostosowana do specyficznych potrzeb firmy. Wybór odpowiedniego podejścia zależy od wielu czynników, takich jak liczba pracowników, ilość dokumentacji, dostępne zasoby i infrastruktura technologiczna.
Korzyści z elektronizacji dokumentacji pracowniczej
Proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej jest czasochłonny i kosztowny. Dodatkowo należy zadbać o zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych. Wyzwanie stanowi organizacja całego procesu. Dobrze przeprowadzony i dopasowany do potrzeb firmy proces digitalizacji może być inwestycją, która się zwróci w przyszłości. Poniżej w skrócie przedstawiam korzyści z zastąpienia papierowej dokumentacji pracowniczej jej digitalną wersją.
- Oszczędność czasu i kosztów operacyjnych dzięki redukcji kosztów archiwizacji dokumentów papierowych, automatyzacji procesów kadrowych oraz odciążeniu działów kadrowo-płacowych.
- Większe bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami, dzięki ograniczeniu ryzyka błędów i sankcji, większej kontroli dostępu do danych oraz lepszej ochronie danych osobowych.
- Szybki dostęp do dokumentów oraz łatwiejsze raportowanie i analiza danych dzięki dostępowi online, integracji z systemami ERP i HR i automatycznej synchronizacji danych.
- Elastyczność i skalowanie biznesu dzięki możliwości obsługi większej ilości pracowników oraz dostosowaniu do modelu pracy hybrydowej i zdalnej.
- Pozytywny wizerunek firmy jako firmy nowoczesnej, korzystającej z technologii i dbającej o ekologię.
Przyszłość elektronizacji dokumentacji pracowniczej
Przyszłość zarządzania zasobami ludzkimi z pewnością będzie opierać się na dalszym rozwoju technologii cyfrowych. Elektronizacja dokumentacji pracowniczej to tylko jeden z wielu kroków w kierunku pełnej cyfryzacji procesów HR. W miarę jak technologie takie jak sztuczna inteligencja będą się rozwijać, możemy spodziewać się coraz bardziej zaawansowanych rozwiązań. Skutkiem tego zmiana postaci dokumentacji pracowniczej na elektroniczną może okazać się koniecznością związaną z dostosowaniem się do nowoczesnych standardów zarządzania.
Elektronizacja dokumentacji pracowniczej to inwestycja, która przynosi wymierne korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Nowoczesne technologie umożliwiają bardziej efektywne zarządzanie danymi, zwiększają ich bezpieczeństwo oraz przyczyniają się do oszczędności czasu i kosztów. Proces ten, choć wymagający początkowych nakładów, w dłuższej perspektywie przynosi liczne korzyści operacyjne i strategiczne. W dobie rosnącej cyfryzacji i globalizacji, elektronizacja dokumentacji pracowniczej staje się nieodzownym elementem nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi, przygotowując przedsiębiorstwa na przyszłe wyzwania i możliwości.