W tym artykule krok po kroku przeprowadzimy Cię przez proces budżetowania, aby stał się on efektywnym wsparciem w zarządzaniu Twoją firmą.
Przygotuj podstawy dla budżetu
1. Zidentyfikuj kluczowe agregaty
Zacznij od wyboru głównych kategorii, na których oprzesz swój budżet. Mogą to być rodzaje usług, grupy produktów, regiony, w jakich działa firma, lub działy organizacyjne. Ważne, by te agregaty były dostosowane do specyfiki Twojego biznesu i uwzględniały źródła przychodów oraz miejsca powstawania kosztów. Dzięki temu podzielisz firmę na mniejsze komponenty, co pozwoli łatwiej zarządzać budżetem i kontrolować finanse.
2. Przypisz odpowiedzialność
Dla każdego z wyodrębnionych agregatów przypisz osobę odpowiedzialną. Powierzając odpowiedzialność specjalistom z różnych obszarów, nie tylko przyspieszasz cały proces, ale też korzystasz z ich wiedzy na temat prognoz oraz danych w poszczególnych segmentach. Dzięki temu budżet opiera się na realnych założeniach i bardziej precyzyjnych prognozach. Zyskujesz też większe zaangażowanie zespołu w realizację budżetu i zaplanowanych działań, ponieważ łatwiej identyfikują się z wyznaczonymi celami.
3. Zaprzyjaźnij się z księgową/ym
Poproś o aktualne dane finansowe, najlepiej w podziale na wcześniej wyodrębnione agregaty. Jeśli Twoja firma nie ma jeszcze podziału na centra kosztowe, spróbujcie go odtworzyć. Dane te będą punktem wyjścia do budżetowania i pomogą przeanalizować, jakie poszczególne obszary generują przychody oraz koszty.
4. Przeanalizuj dane historyczne
Przeanalizuj dane historyczne, wyodrębniając jednorazowe wydarzenia finansowe, które mogłyby zakłócić analizę. To pozwoli skupić się na rzeczywistych trendach, a nie na wyjątkowych sytuacjach, które mogą zaciemnić obraz finansowy i wpłynąć na błędne prognozy.
5. Zidentyfikuj czynniki makroekonomiczne
Sprawdź wskaźniki ekonomiczne, które mogą wpłynąć na Twój biznes: inflacja, wzrost cen surowców, stopy procentowe czy kursy walut. Zidentyfikuj te, które mają istotne znaczenie i uwzględnij je w budżecie. Jeśli np. wzrost cen energii może istotnie wpływać na koszty operacyjne, warto założyć mniej optymistyczny scenariusz, by nie dać się zaskoczyć nagłym wzrostem wydatków.
6. Zidentyfikuj trendy branżowe
Analizuj prognozy ekspertów dotyczące Twojej branży i oceń, w jakim stopniu trendy mogą przełożyć się na Twoją organizację. Taka analiza pozwoli Ci uwzględnić w budżecie potencjalne zmiany rynkowe. Warto zaangażować w takie analizy kluczowe osoby w organizacji, może być to punktem ciekawych dyskusji, dostrzeżenia zarówno ryzyk jak i szans dla Twojej firmy.
7. Zweryfikuj zmiany w przepisach prawnych
Przeanalizuj zmiany w przepisach podatkowych lub prawnych, które mogą wpłynąć na obciążenia podatkowe i funkcjonowanie firmy. W razie potrzeby skorzystaj z pomocy eksperta, aby oszacować wpływ tych zmian na Twój biznes i uwzględnić je w budżecie.
Określ cele i zasoby
8. Zaplanuj wzrost przychodów
Wyznacz realistyczne cele przychodowe dla poszczególnych obszarów działalności, uwzględniając zarówno wewnętrzne zasoby, jak i uwarunkowania zewnętrzne. Takie podejście pozwoli skupić się na osiągnięciu założeń przy jednoczesnym minimalizowaniu ryzyk.
9. Zaplanuj koszty zgodnie z założeniami przychodowymi
Przygotuj budżet kosztowy uwzględniający środki potrzebne do osiągnięcia celów przychodowych. Jeśli np. planujesz wzrost sprzedaży, może być konieczne zwiększenie zatrudnienia lub wynajęcie większego biura. Uwzględnij zapasy i rozliczenia międzyokresowe, aby mieć realny obraz zasobów i potrzeb finansowych.
10. Przeanalizuj potrzeby inwestycyjne
Uwzględnij planowane inwestycje, jak zakup sprzętu komputerowego, nowych programów czy linii produkcyjnych. Oszacuj związane z nimi wydatki, aby budżet realnie odzwierciedlał potrzeby finansowe organizacji i zapewniał odpowiednie środki na rozwój.
11. Sprawdź płynność finansową
Oceń, czy dostępne środki wystarczą na pokrycie kosztów inwestycji i utrzymanie płynności finansowej. Jeśli potrzebujesz dodatkowego finansowania, rozważ opcje, takie jak np. faktoring, kredyt obrotowy czy leasing, i oszacuj koszty z tym związane.
Stwórz narzędzia monitorowania i zarządzania
12. Monitoruj wskaźniki i analizuj założenia
Opracuj wskaźniki, które pomogą monitorować pracę nad budżetem. Przykładem może być udział kosztów wynagrodzeń w przychodach. Sprawdzaj, czy wskaźniki są zgodne z założeniami oraz z analizowanymi trendami w firmie czy w branży, a w przypadku odchyleń analizuj przyczyny i dokonuj korekt.
13. Spisz założenia
Udokumentuj wszystkie dane i założenia, na których opierasz budżet. Pomoże to zachować przejrzystość i ułatwi analizę w przyszłości, umożliwiając odtworzenie przyczyn ewentualnych odchyleń. Omów spisane założenia i ich kompletność z kluczowymi osobami odpowiedzialnymi za budżet i jego realizację.
14. Zaprzyjaźnij się z Excelem
Stwórz narzędzie do budżetowania w Excelu, które pozwoli zbierać i analizować dane w sposób przejrzysty i systematyczny. Excel jest często wystarczający dla początkujących, a jednocześnie umożliwia pełne monitorowanie budżetu, późniejszych analiz odchyleń i umożliwia tworzenie analiz scenariuszowych.
Monitoruj i optymalizuj wykonanie budżetu
15. Omów budżet z zespołem
Przeanalizuj z osobami odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych działań wnioski z złożonego budżetu, przekaż im cele biznesowe jakie chce firma osiągnąć. Dzięki zaangażowaniu zespołu w planowanie wzrasta ich motywacja do osiągania założonych celów i wyników.
16. Powtarzaj proces
Powtarzaj proces aż do uzyskania kompletnego budżetu – dopiero kiedy osoby odpowiedzialne uznają budżet za gotowy, można uznać proces za zakończony. Warto jednak pamiętać, by analizować budżet cyklicznie i wprowadzać korekty, gdy pojawiają się nowe istotne dane.
17. Wdróż monitoring realizacji budżetu
Wyznacz osoby odpowiedzialne za regularne monitorowanie odchyleń od budżetu. Dzięki temu można będzie szybciej reagować na zmiany i podejmować decyzje o dostosowaniu strategii.
18. Regularnie analizuj odchylenia i raportuj
Zainicjuj system raportowania odchyleń i omawiaj je z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne budżety. Wyciągaj wnioski i podejmuj decyzje na podstawie danych. Taki proces pozwoli na skuteczne zarządzanie działalnością.
Budżetowanie dla strategii i rozwoju
Budżetowanie to coś więcej niż tylko kontrola kosztów i przychodów. Jest podstawą do budowania długoterminowej strategii, która umożliwia rozwój firmy i jej przetrwanie w zmiennym otoczeniu gospodarczym. Proces ten pomaga w świadomym zarządzaniu, monitorowaniu sytuacji ekonomicznej oraz szybkim reagowaniu na ryzyka i szanse.
Jeśli czujesz, że potrzebujesz wsparcia w budżetowaniu, brakuje Ci czasu, wiedzy, doświadczenia, rozważ skorzystanie z pomocy eksperta, np. dyrektora finansowego bądź kontrolera finansowego na godziny, który przeprowadzi Cię przez każdy krok – od analizy danych historycznych i rynkowych po monitorowanie wyników budżetowych.
