Przegląd zmian prawnych dla przedsiębiorców i działów HR

PPK - jedna pomyłka wiele konsekwencji

Brak naliczenia składki na PPK (np. z powodu błędu w liście płac) nie może zostać „nadrobiony” zwykłą wpłatą. Pracodawca w takim przypadku ma obowiązek wypłaty odszkodowania obejmującego:

• wartość obu składek (pracownika i pracodawcy),
• hipotetyczne zyski z funduszu,
• odsetki ustawowe.

W takich przypadkach rekomendujemy zawieranie ugód z pracownikami i dokumentowanie wypłat. Rekompensata stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu.

Ekwiwalent za urlop - uproszczenie rozliczeń

Projekt nowelizacji Kodeksu Pracy przewiduje, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop będzie wypłacany razem z ostatnim wynagrodzeniem. 

Dotychczas, zgodnie z obowiązującymi przepisami roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop stawało się wymagalne w dniu rozwiązania umowy o pracę. Oznaczało to konieczność generowania dodatkowych list płac i przelewów poza standardowym cyklem wynagrodzeń, często bez pełnych danych, co prowadziło do błędów w wyliczeniach.

Skutkiem projektowanych zmian będzie między innymi:

• uproszczenie procesu rozliczeń przy rozwiązaniu umowy o pracę
• ograniczenie liczby błędów wynikających z braku pełnych danych w dniu zakończenia pracy
• zmniejszenie ryzyka naruszeń przepisów i sankcji ze strony Państwowej Inspekcji Pracy
• przyznanie pracodawcom czasu na bezsporne wyliczenie wysokości ekwiwalentu
• realne odciążenie działów kadrowo-płacowych

Projekt został przyjęty przez Radę Ministrów 29 lipca 2025 roku.

PIT-11 - nie trzeba wysyłać listem poleconym

W objaśnieniach podatkowych z dnia 27 czerwca 2025 r. Minister Finansów jednoznacznie wskazał, iż nie istnieje obowiązek wysyłania imiennej informacji PIT-11 listem poleconym, gdy podatnik nie odbierze jej osobiście. Jest to istotna informacja dla pracodawców, biur rachunkowych i działów kadrowo-płacowych, które dotychczas ponosiły dodatkowe koszty związane z taką formą doręczenia.

Formy i sposoby przekazywania imiennej informacji PIT-11 przez płatników i inne podmioty zobowiązane do jej sporządzenia

Do urzędu skarbowego formularz PIT-11 przekazywany jest wyłącznie elektronicznie, do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym:

• za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym
• lub poprzez oprogramowanie interfejsowe (w tym również usługi Web Service Uniwersalnej Bramki Dokumentów przeznaczonej do wysyłki masowych dokumentów elektronicznych PIT-11) udostępnione w BIP MF4 (serwis podatki.gov.pl)

Do podatnika formularz PIT-11 należy przekazać najpóźniej do końca lutego, ale co istotne ustawa o PIT nie określa formy przekazania. Minister Finansów potwierdził, że płatnicy mają w tym zakresie swobodę. 
W praktyce oznacza to, że PIT-11 może być przekazany:

• przez portal pracowniczy lub system kadrowo-płacowy
• na adres e-mail (służbowy lub wskazany przez podatnika)
• listem tradycyjnym za pośrednictwem poczty
• osobiście – np. przez odbiór w siedzibie firmy

Minister Finansów podkreślił, że płatnicy i inne podmioty zobowiązane do sporządzenia PIT-11 muszą zadbać o udokumentowanie faktu przekazania formularza podatnikowi. Forma jest dowolna, ale dowód realizacji obowiązku – konieczny.

Zastosowanie się do objaśnień Ministerstwa Finansów zapewnia płatnikom ochronę przewidzianą w art. 14k–14m Ordynacji podatkowej (zgodnie z art. 14n § 4 pkt 1 i art. 14p OP). Objaśnienia zostały wydane w odpowiedzi na wątpliwości zgłaszane przez stronę społeczną w ramach prac zespołu deregulacyjnego „SprawdzaMY Inicjatywa Przedsiębiorcy dla Polski”. Minister Finansów potwierdził, że taki obowiązek nie wynika z przepisów.

Objaśnienia podatkowe Ministra Finansów z 27.6.2025 r., DD3.8203.3.2025  

E-learning jako benefit - uwaga na składki ZUS

ZUS uznał, że dostęp do platformy e-learningowej (np. w formie tokenu) stanowi przychód i podlega oskładkowaniu. 

ZUS w interpretacji indywidualnej (DI/100000/43/137/2025) jasno wskazał, że:

• Wartość dostępu do platformy szkoleniowej powinna stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zarówno pracowników, jak i zleceniobiorców;
• Dostęp do platformy e-learningowej w postaci tzw. tokenu lub kodu nie jest przedmiotem, artykułem czy usługą w rozumieniu rozporządzenia składkowego. Stanowią one jedynie „narzędzie”, umożliwiające uzyskanie dostępu do zasobów szkoleniowych właścicielowi tokena. Kody dostępu nie są zatem zwolnione ze składek. Według stanowiska ZUS takie świadczenie nie spełnia przesłanek do wyłączenia z podstawy wymiaru składek, ponieważ pozwala jedynie wymienić np. kod dostępu na towar lub usługę świadczoną przez producenta oprogramowania.

Pracodawca powinien więc:

• uwzględnić wartość świadczenia w podstawie wymiaru składek
• rozliczyć podatek i składki
• przeanalizować regulaminy wynagradzania i systemy benefitowe

Interpretacja indywidualna ZUS z dnia 24.4.2025 r., nr DI/100000/43/137/2025

Szkolenia BHP - możliwe potwierdzenie elektroniczne

Projekt rozporządzenia Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej przewiduje możliwość potwierdzania odbycia instruktażu BHP drogą elektroniczną (np. e-mailem). Dotyczy to pracowników administracyjno-biurowych pracujących zdalnie. To krok w stronę cyfryzacji i uproszczenia dokumentacji.

Samotne wychowywanie dziecka i rozliczenie podatkowe

Samotne wychowywanie dziecka nie zawsze oznacza prawo do preferencyjnego rozliczenia podatkowego. 

Nawet jeśli dziecko mieszka tylko z jednym rodzicem, a drugi uczestniczy w wychowaniu w ograniczonym zakresie fiskus uznaje, że wychowanie odbywa się wspólnie. 

W interpretacji z 14 lipca 2025 r. (Interpretacja indywidualna DKIS 0112-KDSL1-1.4011.310.2025.3.JB) organ podatkowy stwierdził jednoznacznie, co następuje:

• Skoro drugi rodzic, choćby w ograniczonym zakresie uczestniczy w procesie wychowawczym, to nie można mówić o samotnym wychowywaniu dziecka, nawet jeśli matka ponosi główny ciężar finansowy i organizacyjny, a ojciec pojawia się tylko „na zmianę”
• Z istoty pojęcia „osoby samotnie wychowującej dziecko” wynika, iż  jest to osoba, która w określonej sytuacji zupełnie sama (bez udziału drugiej osoby) zajmuje się wychowywaniem dziecka.

Zgodnie z art. 6 ust 4f ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych, wynika, iż preferencyjnego sposobu opodatkowania nie stosuje się do osoby, która wychowuje dziecko wspólnie z drugim rodzicem.

W ocenie Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej wychowania dziecka nie da się „podzielić”, bowiem jest to ciągły i długotrwały rozwój, na który w tym przypadku składa się praca obojga rodziców. Fakt, że każdy z rodziców zajmuje się dzieckiem w ustalonym czasie, czyli samodzielnie i w tym czasie drugi rodzic nie uczestniczy w wychowaniu tego dziecka, nie oznacza że mamy do czynienia z samotnym wychowaniem dziecka.

Warto nadmienić, iż wyżej przedstawione stanowisko prezentowane przez Krajową Izbę Skarbową jest sprzeczne ze stanowiskiem prezentowanym przez sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny. Jako przykład niech posłuży wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 11 marca 2025 r. sygn. akt I SA/Gd 1030/24. 

Dlatego w przypadku wątpliwości co do interpretacji organu podatkowego, zdecydowanie rekomendujemy złożenie skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego na wydaną interpretację podatkową. W tym zakresie mogą się Państwo skontaktować z naszym działem doradztwa podatkowego.