W poprzednim artykule pt. "Controlling personalny: klucz do sukcesu w zarządzaniu zasobami ludzkimi czy kolejny korporacyjny buzzword?" omówiłam główne zadania controllingu personalnego, jego rolę w organizacji oraz korzyści, jakie może przynieść firmom. Artykuł, który teraz czytacie jest pogłębieniem tematu. Skupiam się w nim na konkretnych wskaźnikach wykorzystywanych w controllingu personalnym.
Uczmy się od Billa Gates’a - pewne jest, że “umie w biznes”
Może być lubiany lub nie, ale nie można mu odmówić biznesowego talentu. To właśnie on powiedział:
"Biznes każdej firmy zaczyna się i kończy na dogłębnej analizie liczb. Niezależnie od tego, czym dana firma się zajmuje, jeżeli nie umie wyciągnąć wniosków z faktów dotyczących własnej działalności i podejmuje decyzje oparte na powierzchownych informacjach lub intuicji, w ostatecznym rozrachunku zapłaci za to wysoką cenę."
Z doświadczenia wiem, że wiele firm bagatelizuje znaczenie analizy wskaźnikowej w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, skupiając się na miękkich kompetencjach. A to przecież idzie w parze. Tymczasem koszty związane z rotacją pracowników czy ich demotywacją mogą być ogromne. Według danych Instytutu Pracy, każda utrata pracownika kosztuje firmę średnio 1/3 jego rocznego wynagrodzenia. Gallup w swoich badaniach podbija stawkę, podając koszt od połowy do dwukrotności wynagrodzenia pierwotnego pracownika.
Obserwuję, że firmy często nie zdają sobie sprawy z ukrytych kosztów związanych z rotacją pracowników. Nie chodzi tu tylko o bezpośrednie koszty rekrutacji, ale także o koszty pośrednie, takie jak spadek produktywności, utrata entuzjazmu do swojej pracy i postępujący za nimi negatywny wpływ na morale zespołu. Według raportu "Zaangażowanie 2023" opracowanego przez Enpulse, co trzeci Polak nie czuje się związany ze swoim miejscem zatrudnienia i brakuje mu chęci do pracy.
Niezaangażowany pracownik może generować dla firmy dodatkowe koszty sięgające nawet 35% jego wynagrodzenia, co przy obecnym średnim wynagrodzeniu brutto w Polsce daje kwotę rzędu 35 tysięcy złotych rocznie.
Dlatego właśnie tak istotne jest, aby firmy zaczęły przywiązywać większą wagę do controllingu personalnego i analizy wskaźnikowej w obszarze HR. Przyjrzyjmy się zatem najważniejszym wskaźnikom wykorzystywanym w controllingu personalnym.
Wskaźniki efektywnościowe
Wskaźniki efektywnościowe wykorzystania kapitału ludzkiego dostarczają informacji o tym, jak inwestycje w pracowników przekładają się na wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Analizując je, można ocenić, czy zatrudnienie jest optymalne, czy koszty pracy są adekwatne do generowanych przychodów oraz zidentyfikować obszary wymagające poprawy w zakresie efektywności pracowników.
HC ROI (Human Capital Return on Investment) – Wskaźnik zwrotu z inwestycji w kapitał ludzki
HC ROI = [przychody - (koszty operacyjne - koszty pracy)] / koszty pracy
Ten wskaźnik informuje o tym, ile firma zarabia dzięki zainwestowanej złotówce w pracownika. Pożądana sytuacja to wskaźnik wyższy niż 1, który oznacza, że środki przeznaczone na koszty pracy zwracają się i przynoszą dodatkową wartość. Z mojego doświadczenia wynika, że firmy, które regularnie monitorują ten wskaźnik, są w stanie lepiej optymalizować swoje koszty pracy i inwestować w rozwój pracowników w sposób, który przynosi wymierne korzyści.
HC VA (Human Capital Value Added) – Wartość dodana kapitału ludzkiego
HC VA = (Przychody - koszty operacyjne - koszty pracy) / Średnia liczba pracowników
Wskaźnik ten informuje, jaką wartość dla firmy dostarczył średnio każdy z funkcjonujących etatów. Jest on szczególnie przydatny przy analizie efektywności zwiększania zatrudnienia.
HC Cost
HC Cost = Koszty Operacyjne / Średnia liczba pracowników
Wkaźnik ten określa obciążenie etatów kosztami operacyjnymi. Pożądanym kierunkiem zmian powinien być spadek tego wskaźnika w czasie, co oznacza, że firma staje się coraz bardziej efektywna kosztowo.
HC EBIT
HC EBIT = EBIT / Średnia liczba pracowników
Wskaźnik ten określa, jaka część zysku operacyjnego została wypracowana przez jeden etat. Choć jest to szacunek statystyczny, daje ogólny obraz efektywności pracowników w generowaniu zysków dla firmy.
Wskaźniki monitorujące koszty płacowe
Wskaźniki monitorujące koszty płacowe pozwalają na monitorowanie i analizę struktury wynagrodzeń w firmie. Dostarczają informacji o tym, jak kształtują się płace w stosunku do ogólnych kosztów przedsiębiorstwa, co jest kluczowe dla planowania budżetu i optymalizacji kosztów. Analiza tych wskaźników pomaga w podejmowaniu decyzji dotyczących polityki płacowej, a także w ocenie, czy wynagrodzenia są konkurencyjne na rynku pracy.
HC AS (Human Capital Average Salary)
HC AS = Koszty płac / Średnia liczba pracowników
Ten podstawowy wskaźnik określa średnią płacę w firmie. Choć jest bardzo ogólny, może służyć do celów porównawczych z innymi firmami w branży. Warto jednak pamiętać, że dla celów zarządczych lepiej jest analizować ten wskaźnik w podziale na grupy stanowisk.
HC TC (Human Capital Total Costs)
HC TC = Koszty płac / Koszty Ogółem
Wskaźnik ten dostarcza informacji o udziale płac w kosztach ogółem ponoszonych przez firmę. Jego interpretacja zależy od specyfiki branży - będzie on wyższy dla firm usługowych, a niższy dla firm produkcyjnych.
HC HR (Human Capital Human Resources)
HC HR = Koszty Personalne / Koszty Ogółem
Wskaźnik ten pokazuje udział całkowitych kosztów personalnych (obejmujących nie tylko płace, ale też koszty rekrutacji, szkoleń, rozwoju itp.) w wyniku finansowym. Jego interpretacja zależy od fazy rozwoju przedsiębiorstwa - będzie wyższy w czasie intensywnego rozwoju firmy.
HC KGN (Human Capital Koszty Godzin Nadliczbowych)
HC KGN = Wynagrodzenia za godziny nadliczbowe / Wynagrodzenia ogółem
Kontroluje wynagrodzenia wypłacone za godziny nadliczbowe. Warto analizować go w przekroju działów oraz w powiązaniu z wskaźnikami efektywności danego działu.
Wskaźniki dotyczące poziomu zatrudnienia
Wskaźniki dotyczące poziomu zatrudnienia dostarczają informacji o strukturze zatrudnienia, dynamice zmian w zespole. Pozwalają na monitorowanie trendów w zakresie fluktuacji pracowników. Analiza tych wskaźników pomaga
w podejmowaniu decyzji dotyczących polityki zatrudnienia firm.
HC DZ (Human Capital Dynamika Zatrudnienia)
HC DZ = (Liczba pracowników na koniec okresu - Liczba pracowników na początek okresu) / Liczba pracowników na początek okresu
Ten prosty wskaźnik informuje, jak szybko zmienia się zatrudnienie w firmie.
HC DS (Human Capital Dynamika Sprzedaży)
HC DS = Dynamika zatrudnienia / Dynamika sprzedaży
Wskaźnik ten łączy dynamikę zatrudnienia z dynamiką sprzedaży, kładąc nacisk na to, aby wzrost zatrudnienia dostarczał nowej wartości firmie.
HC EA (Human Capital Etaty Administracyjne)
HC EA = Liczba etatów w administracji / Liczba etatów ogółem
Wskaźnik ten ocenia udział etatów administracyjnych w całkowitym zatrudnieniu. W podobny sposób można badać także inne interesujące nas struktury zatrudnienia, np. dotyczące działu sprzedaży.
Wskaźniki dotyczące czasu pracy
Wskaźniki dotyczące przepracowanego czasu, absencji i stażu pracy pozwalają na monitorowanie trendów w zakresie absencji oraz stażu pracy. Analiza tych wskaźników pomaga identyfikować potencjalne problemy z rotacją, efektywnością lub nieadekwatnym obciążeniem pracą zespołu.
HC LGN (Human Capital Liczba Godzin Nadliczbowych)
HC LGN = Liczba godzin nadliczbowych / Całkowita liczba przepracowanych godzin
Mierzy udział godzin nadliczbowych w całkowitym czasie pracy. Dobry do weryfikacji obciążenia pracowników, a co za tym idzie wypalenia zawodowego.
HC AP (Human Capital Absencja Pracowników)
HC AP = Liczba godzin nieobecności pracowników
Wyraża bezwzględną liczbę godzin nieobecności pracowników, dostarczając istotnych informacji na temat efektywności zespołu. Wskaźnik ten można analizować również w przekroju na poszczególne grupy pracowników np. per działy, przeliczając też dni absencji w danym zespole na ilość pracowników w zespole. Jeśli wskaźnik w danym zespole istotnie rośnie lub istotnie różni się od wyników w innych zespołach warto dokonać szerszej analizy, np. sposobu zarządzania zespołem, atmosferze w nim panującej itd.
HC SZ (Human Capital Staż Zatrudnienia)
HC SZ = Suma lat pracy wszystkich pracowników / Liczba pracowników
Ten wskaźnik informuje o średnim stażu zatrudnionych pracowników. Można go mierzyć w przekroju na różne grupy stanowisk. W przypadku spadku tego wskaźnika warto przeprowadzić bardziej szczegółową analizę, aby zidentyfikować możliwe przyczyny tj. rotacja pracowników.
Wskaźniki dotyczące rekrutacji
Wskaźniki dotyczące rekrutacji dostarczają informacji o strategii rekrutacyjnej. Pozwalają ocenić balans między rekrutacją zewnętrzną a wewnętrznym rozwojem talentów. Analiza tych wskaźników pomaga w optymalizacji procesów rekrutacyjnych, a także w ocenie skuteczności polityki rozwoju pracowników w organizacji.
HC RZ (Human Capital Rekrutacje Zewnętrzne)
HC RZ = Liczba nowo zatrudnionych pracowników / Całkowita liczba pracowników
HC P (Human Capital Promocje)
HC P = Liczba awansów wewnętrznych / Całkowita liczba pracowników.
Wskaźniki dotyczące inwestycji
Wskaźniki dotyczące inwestycji w szkolenia i rozwój pracowników pozwalają ocenić, ile firma inwestuje w szkolenia, jak efektywnie wykorzystuje te środki. Analiza tych wskaźników pomaga w optymalizacji procesów szkoleniowych.
HC KS (Human Capital Koszty Szkoleń)
HC KS = Koszty szkoleń / Liczba pracowników
HC KSG (Human Capital Koszty Szkoleń na Godzinę)
HC KSG = Koszty szkoleń / Liczba godzin szkoleń
Controlling personalny w praktyce
Innowacja odróżnia lidera od naśladowcy
W PKF BPO nieustannie doskonalimy nasze podejście do controllingu personalnego. Kluczem do sukcesu jest kompleksowe spojrzenie na zasoby ludzkie. Dlatego też, wraz z moim zespołem, korzystamy z poszerzonego zestawu wskaźników, który pozwala nam na głęboką analizę sytuacji kadrowej w firmie.
Jednym z kluczowych obszarów, któremu poświęcamy szczególną uwagę, jest fluktuacja pracowników. Badamy nie tylko standardowe wskaźniki, takie jak rotacja czy liczba przyjęć i zwolnień, ale również bardziej zaawansowane mierniki. Na przykład, wskaźnik stabilności kadry kierowniczej daje nam obraz ciągłości zarządzania w firmie. Z kolei odsetek umów przedłużonych po okresie próbnym pozwala ocenić skuteczność naszych procesów rekrutacyjnych i onboardingowych.
Absencja pracowników to kolejny obszar, który wymaga szczegółowej analizy. Dlatego badamy również absencję chorobową, z wyłączeniem kobiet w ciąży i opieki nad członkami rodziny, co daje nam bardziej precyzyjny obraz zdrowia naszego zespołu. Wskaźnik absencji jednodniowej może sygnalizować problemy z motywacją lub zaangażowaniem, dlatego należy traktować go jako swoisty "system wczesnego ostrzegania".
Inwestycje w pracowników to obszar, który zawsze leżał mi na sercu. Z tego powodu, oprócz standardowych wskaźników dotyczących wynagrodzeń, analizujemy również nakłady na świadczenia pozapłacowe. Pozwala to nam ocenić, czy nasza oferta benefitów jest konkurencyjna i atrakcyjna dla pracowników.
Warto zwrócić uwagę na wskaźnik liczby pracowników przypadających na kierownika. Z mojego doświadczenia wynika, że optymalna struktura zarządzania ma kluczowe znaczenie dla efektywności organizacji. Zbyt duża liczba podwładnych może prowadzić do przeciążenia menedżerów, podczas gdy zbyt mała może sygnalizować nadmiernie rozbudowaną strukturę.
Wskaźnik godzin nadliczbowych to kolejny miernik, któremu poświęcamy dużo uwagi. Wysoki poziom nadgodzin może wskazywać na problemy z efektywnością pracy lub niedobory kadrowe, co często prowadzi do wypalenia zawodowego i zwiększonej rotacji pracowników.
Liczby przemówiły, ale nie one decydują
Jak widać, liczba wskaźników jest niemała. Z mojego doświadczenia wynika, że kluczowe jest wybranie tych, które najlepiej wspierają realizację celów firmy. Współczynniki te powinny wspierać dział HR w pozyskiwaniu najlepszych pracowników oraz w działaniach mających na celu ich zatrzymanie w firmie.
Jak mawiał Brian Tracy:
"Korzyści płynące z dobrego planowania są ogromne. Szacuje się, że każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć minut pracy."
W kontekście controllingu personalnego, każda minuta poświęcona na analizę wskaźników może zaoszczędzić firmie ogromne koszty związane z rotacją pracowników czy spadkiem ich efektywności.
Controlling personalny jest więcej niż funkcją wsparcia – jest kluczowym elementem strategicznego zarządzania przedsiębiorstwem. Umożliwia firmom nie tylko optymalizację kosztów i zarządzanie efektywnością, ale również budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy i wspieranie długoterminowego rozwoju. W dobie szybkich zmian rynkowych, skuteczny controlling personalny może decydować o przewadze konkurencyjnej firmy, co sprawia, że zrozumienie i implementacja tych praktyk jest niezbędna dla każdego, kto pragnie z sukcesem zarządzać zasobami ludzkimi.
Na koniec warto przytoczyć słowa Johna C. Maxwella:
"Ludzie porzucają menedżerów, a nie firmy."
Controlling personalny daje menedżerom narzędzia do monitorowania i poprawy sytuacji w zespole, zanim dojdzie do odejścia wartościowych pracowników. Pozwala na wczesne wykrycie problemów i podjęcie działań naprawczych, co w długiej perspektywie przekłada się na lepsze wyniki firmy i zadowolenie pracowników.
Pamiętajmy, że za każdym wskaźnikiem stoją ludzie - ich motywacje, aspiracje i potrzeby. Controlling personalny to nie tylko suche liczby, ale przede wszystkim narzędzie do budowania lepszego środowiska pracy i wspierania rozwoju pracowników. A to właśnie ludzie są największym kapitałem każdej firmy.