Od 1 stycznia 2026 roku Państwowa Inspekcja Pracy ma, zgodnie z projektowanymi zmianami, zyskać narzędzia, które pozwolą jej na natychmiastowe przekształcanie umów cywilnoprawnych w umowy o pracę. Bez potrzeby wszczynania postępowania sądowego. Oznacza to, że decyzje inspektorów będą miały natychmiastowy wpływ na sposób zatrudniania oraz generować mogą istotne skutki finansowe dla firm.
Dla wielu przedsiębiorstw będzie to poważne wyzwanie. Nie tylko w kontekście konieczności zmiany formy współpracy z wykonawcami zleceń, lecz również ze względu na ryzyko dotkliwych konsekwencji sięgających kilku lat wstecz. W obliczu nadchodzących regulacji kluczowe staje się świadome i proaktywne działanie. Znajomość nowych obowiązków, identyfikacja ryzyk i korzystanie ze wsparcia ekspertów może przesądzić o zachowaniu stabilności finansowej i prawnej firmy.
Inspektor PIP zdecyduje za sąd
Projektowane zmiany, które mają wejść w życie już wkrótce, całkowicie przeformatują zasady funkcjonowania rynku umów B2B i zleceń. Państwowa Inspekcja Pracy otrzyma bowiem uprawnienia, jakich dotąd nie miała.
Inspektorzy będą mogli samodzielnie i natychmiast przekształcać umowy cywilnoprawne w umowy o pracę. Oznacza to, że zamiast kierować sprawy do sądu i czekać na rozstrzygnięcia, od 2026 roku inspektor wyda decyzję administracyjną, która stanie się wykonalna od razu.
Nowe kompetencje inspektorów obejmą zarówno szczegółową analizę dokumentów, jak i ocenę charakteru współpracy. Inspektor sprawdzi, czy relacja nie nosi cech stosunku pracy, takich jak:
- podporządkowanie czasowe i organizacyjne,
- wykonywanie zadań pod nadzorem,
- korzystanie ze sprzętu zleceniodawcy czy
- stałość wynagrodzenia.
Co więcej, dzięki integracji z danymi ZUS i innymi bazami, kontrola stanie się bardziej precyzyjna oraz trudniejsza do podważenia.
Jakie konsekwencje czekają firmy w związku z nowymi uprawnieniami PIP?
Zmiany w przepisach dotyczących umów, które wejdą w życie w 2026 roku, mogą przynieść przedsiębiorcom poważne obciążenia finansowe.
Przekwalifikowanie umowy B2B lub zlecenia na umowę o pracę wiąże się z obowiązkiem uregulowania zaległych składek ZUS, wpłat na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, a także dopłaty podatku dochodowego za okres nawet pięciu lat wstecz, wraz z odsetkami!
Dodatkowo firmy muszą liczyć się z karami przewidzianymi w Kodeksie pracy, które mogą sięgać kilkudziesięciu tysięcy złotych. W efekcie ogólny koszt pracy i ryzyko finansowe prowadzenia działalności znacząco wzrosną.
Przedsiębiorcy powinni więc skrupulatnie analizować umowy i sposób organizacji współpracy B2B, aby uniknąć sytuacji, w której formalna umowa o świadczenie usług w praktyce spełnia kryteria etatu. Kluczowe jest prawidłowe rozróżnienie między relacją partnerską a stosunkiem pracy, co zależy m.in. od poziomu podporządkowania, organizacji pracy, elastyczności czasu i miejsca wykonywania obowiązków oraz możliwości delegowania zadań.
Jak przygotować się na kontrolę PIP, żeby uniknąć czarnego scenariusza?
Aby skutecznie przygotować firmę na nadchodzące zmiany i ograniczyć ryzyko przekształcenia umów B2B w umowy o pracę, pierwszym krokiem przedsiębiorstwa powinien być szczegółowy audyt wszystkich umów cywilnoprawnych oraz dokumentacji kadrowej. Taka analiza powinna sprawdzić, czy rzeczywista współpraca nie nosi cech stosunku pracy, takich jak podporządkowanie służbowe, stałe miejsce lub godziny świadczenia usług czy brak możliwości delegowania zadań. To właśnie te „czerwone flagi” stanowią najczęstsze podstawy do przekwalifikowania umowy.
Na podstawie wyników audytu niezbędne jest wprowadzenie zmian eliminujących elementy podporządkowania. Może to oznaczać formalne doprecyzowanie zasad współpracy, w tym jasne określenie zakresu samodzielności wykonawców zleceń, możliwości wyznaczania zastępstw oraz elastyczności w wyborze czasu i miejsca wykonywania usług. Kluczowe jest, by dokumenty i praktyka biznesowa rzeczywiście odzwierciedlały niezależność wykonawcy.
Skuteczne działania prewencyjne obejmują również wdrożenie przejrzystych regulaminów i procedur współpracy, które jasno definiują zasady świadczenia usług B2B oraz sposób realizacji obowiązków. Dzięki temu przedsiębiorstwo może jednoznacznie oddzielić model samozatrudnienia od relacji pracowniczej, co znacząco zmniejsza ryzyko błędnej kwalifikacji i chroni przed niekorzystnymi decyzjami inspektorów.
Gdzie szukać wsparcia przed kontrolą PIP?
Pewność w czasach zmian zaczyna się od sprawdzonych partnerów.
W obliczu nadchodzących zmian prawnych w PKF oferujemy wsparcie dla firm, które chcą uniknąć czarnego scenariusza. Każdego dnia rozmawiamy z przedsiębiorcami, którzy z pozoru mają wszystko pod kontrolą. Dopóki nie spojrzą głębiej w swoje umowy B2B i nie odkryją, jak wiele z nich w praktyce może zostać uznanych za etat.
Dlatego zaczynamy od podstaw: dokładnie analizujemy umowy i dokumentację kadrową, szukając drobnych, często pomijanych sygnałów, które mogą stać się podstawą do przekwalifikowania. Nieraz już pierwsze spojrzenie ujawnia detale mające znaczenie. I mogące kosztować firmę więcej, niż zakładała.
Gdy już wiemy, co wymaga zmiany, pomagamy uporządkować model współpracy tak, aby rzeczywiście odzwierciedlał niezależność wykonawców. To często moment, w którym przedsiębiorcy odkrywają, że drobne modyfikacje, doprecyzowanie zasad pracy, określenie swobody działania, właściwe sformułowanie umów, potrafią diametralnie zmniejszyć ryzyko kontroli.
Towarzyszymy firmom także wtedy, gdy inspektorzy pojawiają się w drzwiach. Wyjaśniamy procedury, odpowiadamy na pisma, pomagamy w rozmowach i reakcjach na decyzje. Dla wielu przedsiębiorców to największa ulga: świadomość, że nie muszą przechodzić przez to sami.
Ostatecznie chodzi o jedno: spokój. O pewność, że dokumenty, praktyka współpracy i organizacja pracy są spójne, zgodne z przepisami i odporne na śmiałe interpretacje PIP. Dzięki temu firma może robić to, co robi najlepiej — rozwijać się — bez ciągłego poczucia zagrożenia.
Zmiana to moment, w którym firma pokazuje swoją siłę
Gdy patrzymy na nadchodzące zmiany, łatwo skupić się wyłącznie na ryzykach. Liczby robią wrażenie. Setki nowych inspektorów, dziesiątki tysięcy kontroli, szybkie decyzje administracyjne. Ale za tym wszystkim stoi coś jeszcze ważniejszego: moment, w którym firmy mogą świadomie uporządkować swoją praktykę współpracy i zacząć budować stabilność na zupełnie nowych fundamentach.
Rok 2026 nie będzie więc wyłącznie czasem kontroli. Będzie testem dojrzałości organizacyjnej. Testem, który pokaże, które firmy potrafią działać przewidywalnie i odpowiedzialnie, a które wciąż opierają się na rozwiązaniach wdrażanych „na wczoraj”. Właśnie dlatego tak wiele zależy od tego, co wydarzy się dziś, od odważnej decyzji o uporządkowaniu dokumentów, od rozmowy o tym, jak naprawdę wygląda współpraca w firmie.
Warto więc korzystać z doświadczenia ekspertów, którzy potrafią przełożyć nowe przepisy na konkretne rozwiązania i pomóc przeprowadzić firmę przez zmiany bez niepotrzebnych turbulencji. Współpraca z nimi nie jest jedynie wyborem „dla bezpieczeństwa”, ale inwestycją w przewagę, spokój i kontrolę nad tym, co czeka przedsiębiorców w najbliższych latach.
Bo w środowisku, które zmienia się tak szybko, pewność działania staje się jedną z największych przewag konkurencyjnych. A dobrze przygotowana firma – taka, która nie odkłada decyzji na ostatnią chwilę – wchodzi w 2026 rok nie z obawą, lecz z gotowością.
Zabezpiecz modele współpracy przed 2026 rokiem! Skontaktuj się z nami!