Prowadzenie biznesu w Polsce przypomina dziś grę na poziomie „ekspert”, tylko że instrukcja jest pisana na bieżąco. Nowe przepisy pojawiają się szybciej, niż zdążysz przeczytać poprzednie. A stawką nie są punkty lecz pieniądze, bezpieczeństwo i czas. Jak więc nie zgubić się w gąszczu zmian? Jak odróżnić istotne nowelizacje od szumu? I co zrobić, by nie uczyć się prawa na własnych błędach?
Ten artykuł nie sprawi, że ta karuzela zmian się zatrzyma, ale podpowie Ci jak zorganizować firmowe życie tak, by prawo nie było przeszkodą, ale narzędziem. Bez chaosu, bez zbędnego stresu.
Zmiany w rachunkowości
Podwyższenie limitów dla prowadzenia ksiąg rachunkowych stanowi jedną z najważniejszych nowelizacji. Od 1 stycznia 2025 roku próg zobowiązujący do prowadzenia pełnej księgowości wzrósł z 2 milionów euro do 2,5 miliona euro przychodów netto za poprzedni rok obrotowy. W przeliczeniu na złote, przy kursie euro z 1 października 2024 roku wynoszącym 4,2846 zł, nowy limit wynosi około 10,7 miliona złotych.
Istotną modyfikacją jest także zmiana definicji jednostek mikro i małych. Po nowelizacji ustawy o rachunkowości decyzja organu nie będzie miała znaczenia przy uzyskiwaniu statusu jednostki mikro lub małej – będzie on przyznawany automatycznie jeżeli przez dwa kolejne lata jednostka nie przekroczy co najmniej dwóch z trzech wielkości decydujących o uznaniu jej – odpowiednio – za jednostkę mikro, małą lub średnią. Dla jednostek mikro progi wynoszą: 2 miliony złotych sumy aktywów bilansu, 4 miliony złotych przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz 10 osób średniorocznego zatrudnienia. Dla jednostek małych progi są wyższe i wynoszą odpowiednio: 33 mln zł, 66 mln zł oraz 50 osób. Zmiana wprowadza dodatkową kategorię jednostek – jednostkę średnią, dla której to progi zostały ustalone następująco: 110 mln zł aktywa, 220 mln zł przychody i 250 osób średniorocznego zatrudnienia.
Podwyższone zostały również progi obligujące do badania sprawozdań finansowych. Od 2025 roku audyt będzie wymagany, jeśli przedsiębiorstwo przekroczy co najmniej dwa z trzech kryteriów: 50 osób średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty, 3,125 miliona euro sumy aktywów bilansu, 6,25 miliona euro przychodów netto ze sprzedaży, przy czym należy zauważyć, że limit przychodowy odnosi się do samych przychodów ze sprzedaży towarów i produktów, bez operacji finansowych, jak to miało miejsce przed zmianami. Zwiększenie progów i wyłączenie przychodów z operacji finansowych z limitu powoduje, że mniej firm podlega pod obowiązek badania sprawozdania finansowego.
Nowości w podatkach dochodowych
Kasowy PIT stanowi jedną z najważniejszych innowacji podatkowych 2025 roku. Od 1 stycznia przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą rozliczać podatek metodą kasową, co oznacza płacenie podatku dopiero w momencie otrzymania zapłaty od kontrahenta. Z tej formy rozliczenia mogą skorzystać podatnicy, których przychody w roku poprzednim nie przekroczyły miliona złotych i którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych. Tak jest obecnie. Tymczasem Ministerstwo już pracuje nad zmianami wprowadzonych rok temu zasad. Co ma się zmienić? Planowane jest zwiększenie limitu do 2 mln zł, ponieważ pierwotny limit okazał się zbyt niski.
Po raz pierwszy w 2025 roku podatnicy CIT są zobowiązani do rozliczenia podatku minimalnego za rok 2024. Podatku, którego wejście w życie było przesuwane z uwagi na liczną krytykę przepisów. W konsekwencji obowiązek ten objął firmy, które poniosły stratę z działalności operacyjnej lub osiągnęły rentowność poniżej 2%. Podatek wynosi 10% określonej podstawy obliczeniowej którą ustala się zgodnie z dość złożonymi przepisami. Podatek jest płatny do końca trzeciego miesiąca roku następnego (tak jak klasyczny „CIT”).
JPK CIT wprowadza nowe obowiązki raportowania dla największych podatników. Od stycznia 2025 roku podmioty z rocznymi przychodami powyżej 50 milionów euro oraz podatkowe grupy kapitałowe muszą prowadzić księgi rachunkowe wyłącznie w formie elektronicznej i przekazywać dane w ustrukturyzowanych plikach XML. Obowiązek w kolejnych latach będzie stopniowo obejmował coraz większą liczbę podmiotów.
Od 1 stycznia 2026 raportować w zakresie podatku dochodowego będzie już większość podatników zarówno podatku dochodowego od osób fizycznych jak i podatku dochodowego od osób prawnych.
Modyfikacje w VAT
Od 1 stycznia 2025 pojawiła się możliwość zwolnienia z VAT dla małych podatników (o obrocie rocznym na terenie UE < 100 tys. euro) działających w UE, co stanowi znaczące ułatwienie dla firm prowadzących działalność transgraniczną.
Istotną zmianą jest również przygotowanie do obowiązkowego wdrożenia KSeF. Krajowy System e-Faktur ma zacząć obowiązywać od 1 lutego 2026 roku dla największych przedsiębiorców i od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników, z czasowym wyłączeniem dla mikroprzedsiębiorców, a więc dla tych u których skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, tj. jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł
Gdzie szukać sprawdzonych informacji o zmianach podatkowych i rachunkowych?
Aby mieć pewność co do aktualności i rzetelności informacji o zmianach w przepisach, warto korzystać wyłącznie ze sprawdzonych źródeł.
Do najważniejszych stron rządowych należą:
- Ministerstwo Finansów (www.gov.pl/web/finanse) – najnowsze komunikaty, projekty ustaw oraz oficjalne interpretacje podatkowe.
- Krajowa Administracja Skarbowa (www.podatki.gov.pl) – praktyczne poradniki, aktualności i serwisy tematyczne dotyczące podatków i rachunkowości.
- Sejm RP (www.sejm.gov.pl) – śledzenie procesu legislacyjnego, teksty ustaw w poszczególnych wersjach i uzasadnienia zmian.
- Dziennik Ustaw (www.dziennikustaw.gov.pl) – oficjalne źródło obowiązujących aktów prawnych, rozporządzeń i ustaw.
Korzystanie z tych portali pozwala być na bieżąco ze wszystkimi istotnymi zmianami i minimalizuje ryzyko powoływania się na nieaktualne lub błędne informacje. Zdajemy sobie jednak sprawę, że interpretacja tych dokumentów może przyprawiać o ból głowy. Dlatego warto znaleźć antidotum.
Outsourcing antidotum na szalejące zmiany
Outsourcing księgowości i podatków zapewnia dostęp do zespołów ekspertów, którzy na bieżąco śledzą zmiany w przepisach i specjalizują się w ich interpretacji. W PKF BPO nieustannie inwestujemy w szkolenia pracowników, uczestnictwo w konferencjach branżowych oraz dostęp do najnowszych opracowań prawnych. Dzięki temu klienci otrzymują kompleksowe wsparcie we wszystkich aspektach wdrażania nowych przepisów.
Pamiętaj, że zewnętrzni dostawcy usług księgowych mają możliwość natychmiastowej reakcji na zmiany prawne. Wewnętrzne zespoły księgowe często potrzebują czasu na przeszkolenie i dostosowanie procedur, tymczasem biura outsourcingowe już dysponują odpowiednią wiedzą i narzędziami. Przykładem może być wdrażanie JPK CIT . Podczas gdy większość przedsiębiorstw nie rozpoczęła jeszcze przygotowań, my już analizujemy wymagania techniczne i przygotowujemy naszych klientów do nowych obowiązków.
Pomagają nam w tym technologie. Systemy księgowe w chmurze automatycznie aktualizują się zgodnie z najnowszymi przepisami, a narzędzia AI wspomagają klasyfikację dokumentów i generowanie raportów. Cyfryzacja procesów księgowych pozwala na szybkie wdrażanie zmian bez konieczności reorganizacji całego systemu. Elektroniczny obieg dokumentów, automatyczne rozpoznawanie faktur (OCR) oraz integracja z systemami klientów zapewniają płynne przejście na nowe standardy.
Zgodnie z badaniem EY "Paradoksy outsourcingu", 99% firm decydujących się na outsourcing wskazuje bezpieczeństwo prawno-podatkowe jako najważniejsze kryterium wyboru usługodawcy. Tylko 25% kieruje się przede wszystkim niską ceną, co pokazuje, jak ważne jest profesjonalne wsparcie w obszarze compliance.
Podziel się odpowiedzialnością i śpij spokojnie
Licencjonowani księgowi posiadający uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg są zobowiązani do utrzymywania wysokich standardów zawodowych oraz ponoszą odpowiedzialność za jakość świadczonych usług. Profesjonalne biura wdrażają systemy ciągłego monitorowania zgodności z przepisami, co oznacza regularne przeglądy procesów, aktualizacje procedur oraz proaktywne informowanie klientów o nadchodzących zmianach.
Przedsiębiorcy to rozwiązanie pozwala przenieść odpowiedzialność za poprawność rozliczeń na zewnętrzny podmiot, który posiada aktualną wiedzę, doświadczenie i narzędzia niezbędne do właściwego stosowania przepisów. Trzeba jednak pamiętać, że warunkiem skutecznego i bezpiecznego korzystania z outsourcingu jest rzetelne dostarczanie kompletnych i prawidłowych dokumentów. Biuro rachunkowe może oczywiście zadawać pytania, prosić o wyjaśnienia i wskazywać ewentualne wątpliwości, ale to przedsiębiorca – jako właściciel danych – ponosi odpowiedzialność za przekazywanie dokumentacji zgodnej ze stanem faktycznym. Tylko taka współpraca pozwala osiągnąć maksymalne bezpieczeństwo prawne i zminimalizować ryzyko związane z błędami lub niepełną informacją.
Co jeszcze?
Przekazanie obsługi księgowej zewnętrznym specjalistom uwalnia zasoby wewnętrzne firmy, które mogą zostać wykorzystane do rozwoju podstawowej działalności. Przedsiębiorcy nie muszą poświęcać czasu na śledzenie zmian prawnych, szkolenia pracowników czy modernizację systemów księgowych.
Outsourcing umożliwia elastyczne dostosowanie zakresu usług do aktualnych potrzeb firmy. W okresach intensywnych zmian prawnych można rozszerzyć współpracę o dodatkowe usługi doradcze, a w stabilnych okresach ograniczyć się do podstawowej obsługi księgowej.
Biura outsourcingowe inwestują w nowoczesne oprogramowanie księgowe i systemy IT, które automatycznie uwzględniają najnowsze wymagania prawne. Klienci otrzymują dostęp do tych narzędzi bez konieczności ponoszenia kosztów licencji czy aktualizacji.
Przygotowanie do przyszłych zmian
KSeF i cyfryzacja fakturowania
Nadchodzące wdrożenie obowiązkowego KSeF w 2026 roku stanowi kolejne wyzwanie dla przedsiębiorców. Biura outsourcingowe już teraz przygotowują się do tej zmiany, testując systemy i opracowując procedury współpracy z klientami w nowym środowisku cyfrowym.
Rozwój sztucznej inteligencji
Coraz większe znaczenie w księgowości zyskuje sztuczna inteligencja i automatyzacja procesów. Biura outsourcingowe, które inwestują w te technologie, będą mogły oferować swoim klientom jeszcze bardziej efektywne i precyzyjne usługi.
Rozszerzanie obowiązków sprawozdawczych
Trend zwiększania wymagań sprawozdawczych, widoczny w wprowadzeniu JPK CIT czy przygotowywanej sprawozdawczości ESG, będzie się prawdopodobnie utrzymywał. Outsourcing zapewnia dostęp do specjalistów, którzy będą na bieżąco z tymi zmianami i pomogą w ich wdrażaniu.
Zastanów się czego teraz potrzebujesz
Mówi się, że żyjemy teraz w świecie ciągłych zmian. Również otoczenie biznesowe wymaga od przedsiębiorców ciągłej czujności i szybkiej adaptacji. Zmiany wprowadzone w zakresie raportowania finansowego stanowią tylko część szerszego trendu zwiększania wymagań regulacyjnych.
Outsourcing księgowości i usług podatkowych oferuje skuteczne rozwiązanie tych wyzwań, zapewniając dostęp do specjalistycznej wiedzy, nowoczesnych technologii oraz profesjonalnego wsparcia w procesie wdrażania zmian. Dzięki współpracy z zewnętrznymi ekspertami przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju swojego biznesu, mając pewność, że wszystkie obowiązki prawne są prawidłowo realizowane.
W obliczu nadchodzących zmian, takich jak obowiązkowy KSeF czy rozszerzanie zakresu cyfrowego raportowania, znaczenie outsourcingu będzie tylko rosnąć. Firmy, które zdecydują się na tę formę współpracy już teraz, będą lepiej przygotowane na przyszłe wyzwania prawne i technologiczne.
Chcesz skorzystać ze wsparcia ekspertów? Skontaktuj się z nami!