Kto musi złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?
Złożenie sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego wymagane jest od jednostek wpisanych do rejestru, które prowadzą pełną księgowość na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości. Obowiązek ten obejmuje przede wszystkim spółki kapitałowe – spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne – a także spółki komandytowe oraz komandytowo-akcyjne, o ile spełniają określone warunki ustawowe. Istotne jest jednak to, że sam fakt wpisu do KRS nie zawsze oznacza obowiązek sprawozdawczości. Na przykład stowarzyszenia i fundacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej, mimo że są zarejestrowane w KRS, nie są zobowiązane do składania sprawozdania finansowego. Dla takich jednostek wystarczająca jest uproszczona księgowość.
Jak przygotować i przesłać e-sprawozdanie do KRS?
Przygotowanie i złożenie e-sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) to obowiązek, który wymaga staranności i znajomości aktualnych przepisów. Proces ten obejmuje kilka kluczowych etapów, które przedstawiamy poniżej.
1. Sporządzenie sprawozdania finansowego w formacie XML
Od 1 października 2018 roku wszystkie sprawozdania finansowe muszą być sporządzane w formie elektronicznej, zgodnej z opublikowanymi strukturami logicznymi (XSD) i zapisane w formacie XML. Struktury te są dostępne na stronie Ministerstwa Finansów.
Sprawozdanie finansowe powinno zawierać:
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- informację dodatkową,
- rachunek przepływów pieniężnych (jeśli wymagany),
- zestawienie zmian w kapitale własnym (jeśli wymagane).
Można skorzystać z komercyjnych programów księgowych lub bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe udostępnionej przez Ministerstwo Finansów do przygotowania sprawozdania w odpowiednim formacie.
2. Podpisanie sprawozdania finansowego
Kiedy sprawozdanie jest gotowe, czas na jego podpisanie – wymagany jest podpis kwalifikowany członka zarządu lub podpis zaufany. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Należy jednak pamiętać, że pozostałe osoby muszą wcześniej złożyć oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości albo odmówić złożenia takich oświadczeń.
3. Złożenie sprawozdania do KRS
Zatwierdzone sprawozdanie finansowe należy złożyć do KRS w ciągu 15 dni od daty jego zatwierdzenia. Proces składania sprawozdania odbywa się za pośrednictwem:
- Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) dostępnego na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości, zgłoszenia może dokonać osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS.
- systemu S24 (dla spółek zarejestrowanych w tym systemie).
Przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS nie muszą dodatkowo składać sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego.
Czy można przygotować sprawozdanie samodzielnie?
Złożenie e-sprawozdania do KRS to technicznie prosta operacja – sprowadza się do przesłania podpisanego pliku XML przez odpowiednią platformę. Prawdziwe wyzwanie to jednak przygotowanie samego sprawozdania. Sporządzenie bilansu, RZiS, informacji dodatkowej czy przepływów pieniężnych wymaga rzetelnego prowadzenia pełnej księgowości przez cały rok.. Najlepiej, aby sprawozdanie przygotowywała osoba lub podmiot, który prowadził księgi rachunkowe – dzięki temu można mieć pewność co do jego rzetelności i zgodności z przepisami.
Zewnętrzne wsparcie – kiedy warto z niego skorzystać?
Outsourcing sporządzania sprawozdań finansowych staje się coraz popularniejszy – i to nie bez powodu. Dla wielu firm to sposób na oszczędność czasu, uniknięcie błędów i zwiększenie bezpieczeństwa całego procesu. Zewnętrzni eksperci nie tylko przygotowują dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami, ale też doradzają w kwestiach podatkowych i bilansowych. Taka współpraca nie oznacza utraty kontroli – wręcz przeciwnie. To Klient decyduje, które obszary chcesz zlecić, a które zachować w swoim zakresie. Eksperci oferują elastyczne modele współpracy, dopasowane do specyfiki i skali działalności.
Sprawozdania finansowe online
Ministerstwo Sprawiedliwości publicznie udostępnia przeglądarkę dokumentów finansowych, , umożliwiająca bezpłatne wyszukiwanie, przeglądanie i pobieranie sprawozdań finansowych oraz innych dokumentów finansowych składanych przez podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Jest to kluczowe narzędzie dla przedsiębiorców, analityków, inwestorów czy osób zainteresowanych kondycją finansową firm. Narzędzie służy do przeglądania dokumentów finansowych do których należą sprawozdania finansowe, sprawozdania z działalności spółki, uchwał lub opinii biegłych rewidentów. Usługa ta jest bezpłatna, publicznie dostępna i nie wymaga zakładania konta.
Outsourcing księgowości – więcej niż tylko oszczędność czasu
Przy odpowiednim podejściu, zakończenie roku obrotowego nie musi być źródłem napięcia czy niepewności. Sprawozdania finansowe, przygotowane rzetelnie i na czas, pozwalają nie tylko spełnić obowiązki wobec urzędów, ale też spojrzeć strategicznie na kondycję firmy. Kluczowe w tym procesie jest partnerskie podejście – oparte na wzajemnym zrozumieniu, otwartym dialogu i dopasowaniu rozwiązań do indywidualnych potrzeb.
W PKF BPO specjalizujemy się w sporządzaniu jednostkowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSR/MSSF). Oferujemy kompleksowe wsparcie zarówno dla klientów, którym prowadzimy księgi rachunkowe, jak i tych, którzy prowadzą je samodzielnie. Nasze usługi obejmują również kompilację sprawozdań na podstawie ksiąg prowadzonych przez klienta, pakiety konsolidacyjne dla grup kapitałowych oraz okresowe raporty finansowe, niezbędne do efektywnego zarządzania.
Zespół PKF BPO współpracuje z klientami na równych zasadach, wspierając ich wiedzą ekspercką i doświadczeniem na każdym etapie. Naszym celem nie jest jedynie dostarczenie gotowego dokumentu w postaci sprawozdania finansowego (pliku xml), ale zapewnienie komfortu, pewności i spokoju w najważniejszych momentach roku, dotyczących zamknięcia ksiąg rachunkowych