To ważny krok w kierunku usprawnienia komunikacji elektronicznej między przedsiębiorcami a administracją publiczną. Dlatego zachęcamy do rozpoczęcia przygotowań już teraz, zamiast odkładać to na ostatnią chwilę.
Terminy wdrożenia systemu e-Doręczenia
- Firmy, które są zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. muszą posiadać adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.
- Firmy zapisane w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. muszą to zrobić do 1 października 2026 roku.
- Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, np. adwokaci czy notariusze, muszą korzystać z e-Doręczeń już od 1 stycznia 2025 roku.
Co to są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to system teleinformatyczny, który umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie korespondencji online. Usługa ta gwarantuje bezpieczne dostarczenie korespondencji i ma taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.
System ten, zarządzany przez Ministerstwo Cyfryzacji, pozwala m.in.:
- przedsiębiorcom – przesyłać dokumenty w ustrukturyzowanej, jednolitej formie, niezależnie od formy prawnej, branży czy wielkości firmy;
- administracji publicznej – odbierać dokumenty elektroniczne oraz mieć bieżący dostęp do wszystkich przesłanych dokumentów, co ułatwia kontrolę i analizę.
Jak przygotować firmę na e-Doręczenia?
Poniżej przedstawiamy cztery podstawowe kroki do wdrożenia i rozpoczęcia korzystania z usługi e-Doręczeń.
- Sprawdź aktualne oprogramowanie
Upewnij się, że oprogramowanie używane w firmie jest kompatybilne z systemem e-Doręczeń. W razie potrzeby skontaktuj się z dostawcą oprogramowania w celu jego aktualizacji. Usługę e-Doręczeń mogą świadczyć jedynie zaufani dostawcy usług: Poczta Polska S.A. jako dostawca publiczny oraz komercyjni dostawcy niepubliczni, którzy są wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji. - Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń
Zarejestruj swoją firmę w systemie e-Doręczeń na stronie Ministerstwa Cyfryzacji. Wypełnij wniosek, dołącz odpowiednie dokumenty potwierdzające reprezentację lub pełnomocnictwo oraz potwierdzenie opłaty za pełnomocnictwo. Można tego dokonać za pośrednictwem strony: https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0709_00. Po aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), adres jest automatycznie dodawany do państwowego rejestru Bazy Adresatów Elektronicznych (BAE) na podstawie danych z wniosku lub z CEIDG albo KRS. - Nadaj uprawnienia
Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki. Spółka cywilna również nie może mieć adresu do doręczeń elektronicznych, ponieważ nie jest ona podmiotem prawnym. ADE (adres doręczeń elektronicznych) mogą jedynie posiadać jej poszczególni wspólnicy. - Aktywuj skrzynkę i adres do e-Doręczeń
Po otrzymaniu wiadomości aktywacyjnej, zaloguj się do swojego Konta Przedsiębiorcy. Możesz to zrobić, korzystając z profilu zaufanego lub e-dowodu. Przy pierwszym logowaniu system poprosi Cię o podanie adresu e-mail, na który będą wysyłane powiadomienia z Biznes.gov.pl.
Jak zmienić dane firmy w bazie adresatów elektronicznych?
Jeśli zmieniły się Twoje dane jako przedsiębiorcy, najpierw zaktualizuj je w rejestrze CEIDG lub KRS. Po otrzymaniu potwierdzenia, że zmiany są widoczne, zaloguj się do e-usługi na Biznes.gov.pl i złóż wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych (BAE). Jeśli dane Twojej firmy są już zaktualizowane, wystarczy podpisać wniosek elektronicznie i go wysłać. Możesz również zmienić adres e-mail do powiadomień w ustawieniach Konta Przedsiębiorcy oraz zmienić administratora skrzynki do e-Doręczeń, wybierając odpowiednią opcję w e-usłudze.
Kto płaci za wysyłkę dokumentów przez e-Doręczenia?
Zgodnie z przepisami korespondencja przez usługę e-Doręczenia jest bezpłatna, gdy:
- obywatele i firmy wysyłają wiadomości do podmiotów publicznych,
- podmioty publiczne komunikują się między sobą.
Podmioty publiczne będą pokrywać koszty wysyłki dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych. Natomiast obywatele i firmy będą musieli ponosić koszty korespondencji, jeśli nie bierze w niej udziału podmiot publiczny, czyli na przykład w przypadku wymiany wiadomości między firmami lub między firmą a osobą fizyczną.
Kiedy dokument zostaje uznany za dostarczony?
W przypadku doręczenia elektronicznego, dokument uznaje się za doręczony w momencie wskazanym w elektronicznym potwierdzeniu odbioru. Jeśli takie potwierdzenie nie jest dostępne, doręczenie elektroniczne uznaje się za skuteczne po upływie 14 dni od umieszczenia dokumentu w systemie teleinformatycznym. Należy pamiętać, że system e-Doręczeń nie będzie powiadamiał o nowo przesłanych dokumentach, dlatego warto regularnie sprawdzać system.
Jakie są korzyści z wdrożenia e-Doręczeń?
Wdrożenie e-Doręczeń przynosi wiele korzyści takich jak:
- szybkość i efektywność - elektroniczne doręczenia pozwalają na natychmiastowe przesyłanie dokumentów, co znacznie skraca czas ich obiegu,
- bezpieczeństwo - system e-Doręczeń zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa przesyłanych danych dzięki zaawansowanym technologiom szyfrowania,
- oszczędność kosztów - przesyłanie dokumentów elektronicznych eliminuje koszty związane z tradycyjną pocztą, takie jak opłaty za przesyłki czy koszty papieru i druku,
- ochrona środowiska - wdrożenie e-Doręczeń przyczynia się do zmniejszenia zużycia papieru, co jest korzystne dla środowiska.