Below is a summary of the most important changes and announcements from October 2025 that will impact the functioning of businesses and the situation of employees.
Breakthrough in Employment Tenure - President Signs Amendment to the Labour Code
The most significant news in October was undoubtedly the President’s signing of the amendment to the Labour Code on 15 October 2025, which fundamentally changes the rules for calculating employment tenure. The act was published in the Journal of Laws on 21 October 2025 (item 1423).
The new regulations standardise the rules for calculating employment tenure by including various forms of professional activity that were previously omitted.
The following periods will now be included in employment tenure, among others:
- periods of running a non-agricultural business and cooperation with a person conducting such a business,
- periods of suspension of business activity by an entrepreneur for the purpose of providing personal childcare,
- periods of performing a contract of mandate (umowa zlecenia),
- provision of services, agency contracts, and periods of being a cooperating person,
- periods of membership in an agricultural production cooperative and agricultural machinery cooperative,
- documented periods abroad of performing gainful work other than employment.
The new regulations will enter into force in two stages:
- 1 January 2026 for the public sector (employers constituting units of the public finance sector).
- 1 May 2026 for the private sector (the first day of the month following the lapse of 6 months from the publication date of the act, i.e., 21 October 2025).
The newly recognised periods will be confirmed primarily based on certificates issued by the Social Insurance Institution (ZUS), upon an application submitted electronically via the PUE/eZUS system, which will be available from 1 January 2026.
Employees will have 24 months from the date the act enters into force (depending on the sector) to document the newly included periods to their current employer.
End of Printing ZUS Registration Forms
On 24 October 2025, an act deregulating the obligations of contribution payers was published.
The amendment (Journal of Laws 2025, item 1409), entering into force on 4 November 2025, abolishes the obligation to print, collect signatures from employees, and store for 5 years paper versions of insurance registration forms (e.g., ZUS ZUA, ZUS ZZA) that have been submitted electronically.
Source: portal prawo.pl
Bezpłatny kwalifikowany podpis elektroniczny w mObywatelu
On 24 October 2025, it was announced that users of the mObywatel application can now sign documents with a qualified electronic signature free of charge (up to five times per month).
Poland is the first EU country to provide such a solution within a government application, aiming to facilitate the digital handling of official and private matters.
Source: portal gov.pl
Postponement of Excluding Allowances from the Minimum Wage
The government has decided to postpone the introduction of regulations that would gradually exclude certain allowances from the minimum wage.
This decision, announced on 7 October 2025, is justified by the need to ease the financial burden on businesses and the state budget, as the new rules would increase payroll costs, particularly in the public sector.
Revised schedule for excluding components from the minimum wage:
- Functional allowance: from 1 January 2027 (originally 2026)
- Other allowances: from 1 January 2028 (originally 2027)
- Bonuses and awards: from 1 January 2029 (originally 2028)
Source: portal gazetaprawna.pl
Podróże służbowe - wyjaśnienia PIP
Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) wyjaśniła w październiku, że przepisy prawa pracy nie wymagają wydawania polecenia wyjazdu służbowego w formie pisemnej – wystarczy forma ustna.
Polecenie musi jednak szczegółowo określać zadanie, termin, miejsce realizacji oraz środek transportu.
Źródło: portal infofk.pl
Obowiązki BHP w okresie zimowym
13 października 2025 r., opublikowano przypomnienie o obowiązkach pracodawców w związku z okresem zimowym, który w przepisach BHP jest liczony od 1 listopada do 31 marca.
Pracodawca musi zapewnić m.in.:
- minimalną temperaturę w pomieszczeniach pracy (nie niższą niż 14°C; w pomieszczeniach biurowych lub przy lekkiej pracy fizycznej nie niższą niż 18°C).
- gorące napoje, jeżeli prace na otwartej przestrzeni są wykonywane, a temperatura otoczenia spada poniżej 10°C.
- posiłki regeneracyjne pracownikom wykonującym prace związane z wysiłkiem fizycznym przekraczającym określone limity kaloryczne.
Źródło: portal infor.pl
Dzień wolny za święto 1 listopada
W związku z tym, iż dzień Wszystkich Świętych (1 listopada) przypada w sobotę, Główny Inspektor Pracy wyjaśnił w październiku, że pracownicy, dla których sobota jest dniem wolnym od pracy, muszą otrzymać dodatkowy dzień wolny. Pracodawca decyduje o terminie udzielenia tego dnia, przy czym musi on przypaść w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wystąpiło święto.
Źródło: portal prawo.pl
Projekt wprowadzenia e-orzeczeń medycyny pracy
16 października 2025 r. opublikowano projekt rozporządzenia Ministra Zdrowia, który zakłada wprowadzenie elektronicznej formy sporządzania orzeczeń lekarskich medycyny pracy. Orzeczenia te będą zapisywane w Systemie Informacji Medycznej (SIM) i umieszczane w Internetowym Koncie Pacjenta (IKP). Zachowana zostanie możliwość wydania orzeczenia w formie papierowej.
Źródło: portal inforlex.pl
Legalny pobyt obywateli Ukrainy przedłużony
3 października 2025 r. opublikowano informację o zmianach, które przedłużyły legalny pobyt wybranych grup obywateli Ukrainy na terytorium RP do 4 marca 2026 r.. Dotyczy to osób, które przybyły do Polski w związku z działaniami wojennymi od 24 lutego 2022 r., a także tych, których pobyt na innych podstawach wygasł po tej dacie.
Źródło: portal gov.pl
Październikowe zmiany pokazują, że prawo pracy i ubezpieczenia społeczne wchodzą w nową erę – bardziej elastyczną, cyfrową i dostosowaną do realiów rynku.
Dla pracodawców to czas na aktualizację procedur i przygotowanie się do nadchodzących obowiązków, a dla pracowników – szansa na lepsze wykorzystanie dotychczasowych doświadczeń zawodowych.
Warto już dziś zaplanować działania, aby w 2026 rok wejść bez niespodzianek. Potrzebujesz wsparcia doświadczonych specjalistów kadrowo-płacowych? Skontaktuj się z nami!