Підтримка у впровадженні KSeF

Аудит KSeF як відправна точка для ефективного впровадження системи e-Faktur

Ми пропонуємо комплексну підтримку у впровадженні Національної системи електронних рахунків-фактур (KSeF) відповідно до конкретних потреб вашої компанії. Ми допоможемо вам:

• провести аудит існуючих процесів, включаючи обіг документів з продажу та закупівлі,
• зрозуміти поточні та майбутні вимоги податкового та правового законодавства,
• перевірити вашу технологічну готовність до вступу в систему KSeF,
• вибрати постачальника програмного забезпечення, яке ідеально підходить для вашої організації та інтегроване з KSeF,
• а також забезпечимо підтримку в процесі впровадження KSeF з організаційної, формально-процедурної та навчальної сторін.

Ключові терміни впровадження KSeF

1 лютого 2026 року
обов'язкове використання KSeF для великих підприємців (великий підприємець - вартість продажів за 2024 рік перевищує 200 млн злотих брутто)

1 квітня 2026 року
обов'язок для інших підприємців

1 січня 2027 року
обов'язок для найменших платників податків, які «виключені з цифрового простору» (продаж до 10 тис. злотих брутто на місяць).

Перехідний період для впровадження KSeF – додаткові пільги

Щоб полегшити підприємцям впровадження Національної системи електронних рахунків-фактур, Міністерство фінансів оголосило про введення перехідного періоду, який триватиме до кінця 2026 року.

У перехідний період:

• як і раніше, можна буде виставляти рахунки-фактури за допомогою касових апаратів,
• як і раніше, можна буде виставляти квитанції «з NIP» на суму до 450 злотих (100 євро), які вважаються рахунками-фактурами,
• до компаній не застосовуватимуться  адміністративні штрафи за помилки, допущені при виставленні рахунків-фактур у KSeF,
• не буде обов'язку вказувати номер KSeF під час оплати – також у випадку транзакцій, що підпадають під механізм розділеного платежу (MPP).

Переваги впровадження KSeF

• Швидше повернення ПДВ – можливість отримати повернення протягом 40 днів замість стандартних 60 днів.
• Немає необхідності зберігати рахунки-фактури – рахунки-фактури архівуються в системі KSeF протягом 10 років (стосується внутрішньодержавних рахунків-фактур, що підпадають під обов’язкове використанняKSeF).
• Коригувальні рахунки-фактури зі зменшенням (in minus) у структурованій формібудуть відображатися в обліку  на поточній основі, без додаткової документації. Аналогічно — у покупця.
• Усунення дублювання – немає необхідності виставляти дублікати, рахунки-фактури будуть доступні за кожним запитом – без необхідності їх повторного виставлення.
• Захист від втрати документів – рахунки-фактури будуть доступні в одному місці, вони більше не загубляться в шухляді працівника. А одержувач не зможе стверджувати, що не отримав виставлений нами рахунок-фактуру – після надсилання до KSeF він автоматично стане доступним для контрагента в системі.
• Автоматизація процесів – можливість прискорення та спрощення документообігу завдяки уніфікованим формам рахунків-фактур.

Нові функції KSeF

У зв'язку з перенесенням терміну обов'язкового впровадження KSeF, Міністерство фінансів запровадило низку нових функціональних можливостей, які мають на меті полегшити роботу з системою та краще підготувати підприємців до майбутніх обов'язків.

Нові рішення, що підвищують гнучкість і комфорт використання KSeF у сфері виставлення рахунків-фактур:

• Режим «offline24» – можливість виставляти рахунки-фактури в режимі офлайн з обов'язком надсилання до KSeF не пізніше наступного робочого дня після їх виставлення.
• Мобільний додаток KSeF – доступний у магазинах Google Play та App Store, дозволяє виставляти та переглядати рахунки-фактури на мобільних пристроях.
• Спрощення завантаження рахунків-фактур – можливість масового завантаження рахунків-фактур у форматі XML.
• Можливість виставляти рахунки-фактури для споживачів у KSeF (за бажанням).

Як підготуватися до KSeF — рекомендації експертів PKF

Впровадження KSeF — це процес, який варто добре спланувати, особливо з огляду на те, що він стосується не тільки бухгалтерських систем, а й повсякденної операційної діяльності компанії.

На чому слід зосередитися в першу чергу, плануючи впровадження KSeF у вашій компанії:

• Перевірка систем виставлення рахунків-фактур – переконайтеся, що ваша програма для виставлення рахунків-фактур або спосіб виставлення рахунків-фактур буде сумісний з KSeF.
• Навчання співробітників – забезпечте належне навчання команди щодо роботи з KSeF. Навчання з KSeF важливе не тільки для осіб, які виставляють рахунки-фактури, але й для співробітників, відповідальних за їх прийом і подальшу обробку, оскільки правильне функціонування в новій системі вимагає розуміння всього документообігу та співпраці між відділами.
• Отримання сертифікатів – з 1 листопада 2025 року можна подавати заявки на отримання сертифікатів длявиставлення рахунків-фактур, необхідних для аутентифікації в системі.
• Планування інтеграції – якщо ви виставляєте рахунки-фактури у своїй системі продажів або використовуєте іноземну систему, то вже зараз слід запланувати процес інтеграції з KSeF, щоб уникнути проблем у момент набуття чинності обов’язку.
• Обіг документів про витрати – варто пам'ятати, що KSeF не замінює внутрішній обіг документів у компанії. Система передає структуровані дані, але не керує їх подальшою обробкою. Тому важливо проаналізувати існуючі правила обігу рахунків-фактур про витрати та, за необхідності, оновити їх, щоб вони відповідали новій моделі роботи.

Підготовка до впровадження KSeF з експертами PKF

Ми пропонуємо підтримку у підготовці до впровадження KSeF, зокрема:

• Аналіз готовності систем продажу та бухгалтерського обліку до інтеграції з KSeF.
  Не всі програми продажу, які зараз використовуються підприємцями, будуть інтегровані в систему KSeF. У межах нашої послуги ми індивідуально перевіряємо, чи і коли програма, яку використовує ваша компанія, буде відповідати технічним вимогам KSeF. Ми також рекомендуємо інші доступні технічні рішення, якщо вони будуть ефективнішими для вашої компанії.
• Допомога в отриманні сертифікатів KSeF, електронних кваліфікованих печаток. Наші фахівці допоможуть вашій компанії пройти етап першої аутентифікації в KSeF, надати відповідні повноваження, вибрати відповідну модель роботи з KSeF.
• Консультації щодо адаптації бізнес-процесів до нових вимог. У межах наших послуг ми можемо допомогти вашій компанії провести аудит поточних процесів продажу, закупівель, документообігу та допомогти вашій компанії переорганізувати ці процеси з урахуванням вимог KSeF.
• Підтримка у формально-процедурних питаннях. В рамках наших послуг ми пропонуємо допомогу у підготовці або оновленні відповідних внутрішніх процедур для вашої компанії, включаючи процедури щодо обігу документів, а також у оновленні договорів з вашими контрагентами в частині положень щодо виставлення/отримання рахунків-фактур.
• Оновлення політики бухгалтерського обліку в частині змін в документообігу. Зміни в процесах компанії можуть вимагати внесення відповідних змін також і в політику бухгалтерського обліку. В рамках нашої послуги ми можемо підготувати для Вашої компанії відповідне оновлення, що враховує зміни, пов'язані з введенням KSeF.